De små och medelstora företag De har till slutet av denna månad på sig sätt in dina årskonton i handelsregistret. Denna skyldighet, som de måste utföra årligen, är det sista steget i deras redovisningsskyldighet; en riktlinje som de måste följa undvika att få vissa konsekvenser som kan skada verksamheten, och till och med sluta med ekonomiska sanktioner i de allvarligaste fallen.
Så snart räkenskaperna har godkänts, ska lämnas till det register där företaget har sitt säte för att undvikaTill exempel, stängning av anmälningstiden. Det innebär att ingen handling som avser företaget kan registreras i handelsregistret förrän detta krav är uppfyllt.
Det är dock inte bara viktigt att sätta in själva kontona; Att presentera dessa dokument på lämpligt sätt är nödvändigt för att undvika att denna skyldighet inte formaliseras inom tidsfristen.
Av denna anledning finns det kommersiella register som de i Madrid, Barcelona, Valencia, Alicante eller Castellón, som för att underlätta detta arbete, De presenterar varningar för frekventa defekter eller guider för att korrigera fel. På så sätt går det att kompilera där felen mestadels är koncentrerade av företagen vid insättningen av kontona.
Enligt Jorge Capéans, generalsekreterare för Registry of Accounting Economists (CE), ”den stora majoriteten av defekter som rapporterats av registren De är inte redovisningar, utan dokumentära: inkonsekvenser mellan intyget, protokollet och det som faktiskt bifogas. De undviks med en tio minuters granskning innan filen genereras.”
- Vilka är de största misstagen som små och medelstora företag gör när de presenterar sina årsbokslut?
- Påföljder med böter på mellan 1 200 och 60 000 euro
Vilka är de största misstagen som små och medelstora företag gör när de presenterar sina årsbokslut?
Kontogodkännandecertifikat
Ett klassiskt misslyckande är att presentera ett årsbokslut som bara klargör det räkenskaper godkännsutan att ange om resultatet går till utdelning, reserver eller ersättning av förluster. Dessa typer av antaganden anses vara ofullständiga och presentationen förkastas.
Förklaring om verkligt ägande
Denna skyldighet, som genomgick förändringar i de modeller som publicerades 2023 (den nuvarande formen har varit i kraft sedan detta datum) är en annan av de aspekter där misslyckanden kommenteras för en fråga som undgår företag. Och uttalandet av Det faktiska ägandet av företaget ska avse datum för godkännande av frakträkenskaperna och inte räkenskapsårets bokslutsdatum. Ett mycket vanligt associerat tekniskt fel är märkning INGA av misstag i den första frågan, vilket gör att handlingen bifogas tom även om den hade fyllts i.
Information om identifieringsdata, såsom CNAE
De senaste meddelandena insisterar på att fylla i det allmänna databladet korrekt: inkludera företagets IRUS-kod, eller ange antalet kvinnor och det totala antalet medlemmar i förvaltningsorganet när det är tillämpligt och fyll i avsnitten om tjänstemän efter typ av kontrakt och kön (avsnitt som också genomgick ändringar i modellerna som publicerades 2024).
Det finns register som anger dessa riktlinjer eftersom fel som t.ex inte anger företagets IRUS-kod eller genererar den felaktigt, antingen försök att registrera aktiviteten med en föråldrad CNAE-klassificering.
I det här fallet, som Jorge Capéans påpekade, kraven på identifikationsbladet (IRUS, LEI, antal kvinnor och totalt antal medlemmar i det administrativa organet, tjänstemän efter typ av kontrakt och kön) De gäller även för förkortade modeller och SME-modeller, riktar sig till mindre företag, eftersom det allmänna databladet är gemensamt för alla tre modellerna. Likaså till de tre kontomodellerna De påverkas av undertryckandet av CNAE 2009.
Dessutom, som EC:s generalsekreterare påminde, Från 29 maj är endast CNAE 2025 giltigt (eftersom all hänvisning till 2009 tas bort), så ”att skicka den gamla koden är redan en direkt orsak till defekten.” Vissa register, som det i Zaragoza, varnar också för att de kommer att klassificera konton som inte fyller i rutorna för kvinnor och totala medlemmar av det administrativa organet som en defekt.
När det gäller IRUS-kod, en viktig nyans är att posterna inte formulerar den på samma sätt (Zaragoza talar om obligatorisk, Castellón om rekommendation och skyldighet för dem som redan har tilldelats det). ”Registren kräver det allt mer och det kan konsulteras gratis i den öppna katalogen på registrars.org. Nyskapade företag (som inte längre har en volym eller folio) identifieras nödvändigtvis av IRUS,” förklarade experten.
Tillstånd för förändringar i nettotillgångar
Det påverkar särskilt små och medelstora företag som De använder en förkortad modell eller PGC Pymes, att De behöver inte uppvisa ECPN. Felet beror på en formell verkan, som uppstår när intyget på mötesprotokollet nämner det Det dokumentet bifogas, men det tillhandahålls inte: Om posten säger att den åtföljs kräver registret det. Det vill säga att defekten skapas av inkonsekvensen mellan vad protokollet säger och det som bifogas.
Fingeravtryck och datumfel
Enligt Commercial Registry of Castellón är detta en av de defekter som orsakar flest aviseringar, trots att det är en formell och ren ordningsfråga när man går vidare med presentationen. Uppteckningar som de från Castellón och Alicante tyder på det Datumet för utfärdande av intyget om mötesprotokollet måste vara lika med eller senare än genereringen av fingeravtrycket som genereras i presentationen.
Detta beror på att för att presentera årsbokslutet, Små och medelstora företag använder den digitala applikationen D2 från College of Registrars, som skapar en digital fil för att presentera räkenskaperna. När du skapar filen i programmet, Systemet skapar ett fingeravtryck med exakt datum och tid. Om datumet för utfärdandet av intyget om mötesprotokollet är tidigare klassas det som felaktigt.
Som det framgår av de konsulterade dokumenten är den korrekta presentationsordningen för det första att förbereda dokumentationen; för det andra, generera D2-filen och, slutligen, signera certifikatet. I denna mening lägger Barcelona Commercial Registry till en viktig praktisk nyans om detta fel måste korrigeras: om en ny ZIP-fil genereras för att korrigera defekten kommer detta att generera ett nytt digitalt fingeravtryck, som kommer att behöva transkriberas till ett nytt signerat certifikat.
Dokument om ”tredjepartstjänster”
Detta dokument låter dig identifiera operationer för tillhandahållande av tjänster till tredje part som företaget har utfört därför påverkar endast vissa företag (såsom kontor, rådgivare eller de företag som utför aktieägarfunktioner för en annan persons räkning, bland annat).
Men både i de fall där företaget är skyldigt att presentera detta dokument eftersom det tillhandahåller dessa tjänster och inte gör det, och i de fall där det inte tillhandahåller dessa tjänster och inkluderar det, är anledning till avvisning av registret.
I den meningen klassificeras exempelvis registret i Castellón och Alicante som defekta presentationen av företaget som tillhandahåller dessa tjänster (hemvist, företagsadministration) och utelämnar handlingen och även den som, genom att inte presentera dem, inkluderar den. Rekommendationen är att kontrollera, innan ZIP-filen genereras, att detta dokument inte är markerat i instansen om det inte är tillämpligt.
Påföljder med böter på mellan 1 200 och 60 000 euro
Likaså är det värt att komma ihåg att, om vid misslyckanden och motgångar, årsbokslutet inte deponeras förrän den 30 juli, Institutet för redovisning och revision av räkenskaper kan bestraffas med böter på mellan 1 200 och 60 000 euro, baserat på bestämmelserna i artikel 283 i den konsoliderade texten av kapitalbolagslagen (TRLSC).
Dessutom är sanktioner inte den enda konsekvensen av att inte uppfylla denna skyldighet. Det kan som sagt leda till stängningen av registreringsbladet, som förhindrar att någon handling eller handling registreras i registret, utom sådana som tillåter uppsägning eller avgång av administratörer och styrelseledamöter, återkallande eller avstående från befogenheter eller upplösning av företaget. Denna sista aspekt, dessutom, Det kan sätta företagets rykte i schack.
