De digitalisering av fakturering för små och medelstora företag och egenföretagare har gått in i en nyckelfas med de senaste årens regelförändringar. Och fokus ligger inte bara på Verifactu, som är fakturakontroll och överföringssystem för att förhindra skattebedrägerier, men också i nytt fakturaförråd som Skatteverket ska implementera.
Säkert kommer detta system att träda i kraft 2027 och nyckeln blir hur det förhåller sig till de verktyg som redan finns, som t.ex. ANSIKTE: den allmänna ingångspunkten för offentliga förvaltningsfakturor.
Efter en undersökning gjord av B2Brouter, ett företag dedikerat till elektronisk fakturering, som har fått svar från mer än 1 000 små och medelstora företag och egenföretagare, står det klart att det finns en enorm förvirring kring dessa begrepp och faktureringsregler.
En av de mest återkommande tveksamheterna är exakt vad som kommer att hända med de fakturor som skickas till offentliga organ som kommunfullmäktige och ministerier, och om Verifactu kommer att ersätta FACE. Det är olika verktyg och plattformar som omfattas av olika regelverk och som också kommer att existera under hela 2027.
- Vad är det nya Treasury-förrådet: skillnader med Verifactu och FACE-systemet
- Så här kommer Verifactu att tillämpas: detta är vad egenföretagare och små och medelstora företag måste förbereda
Vad är det nya Treasury-förrådet: skillnader med Verifactu och FACE-systemet
Det nya faktureringsförrådet som Skatteverket upprättat är varken mer eller mindre centraliserad fil där de elektroniska fakturorna som utfärdats av egenföretagare och små och medelstora företag kommer att lagras när deras användning är obligatorisk, förutsägbart samtidigt som Verifactus ankomst, 2027.
Denna skyldighet är en del av en ännu större process, som är övergången till elektroniska fakturor och ett system som gör registreringen av fakturor mer transparent, spårbar och okränkbar för att kontrollera skatteflykt. Verktyget uppstår som en konsekvens av Crea y Crece-lagen (18/2022), som är den förordning som ska tvinga små och medelstora företag och företag som samarbetar med andra företag att utfärda elektroniska fakturor.
Ett universellt arkiv för att kontrollera sena betalningar
Snart kommer företag att behöva skicka en Kopia på alla fakturor utställda med andra företag. Detta kommer att tjäna till att skapa ett ”universellt arkiv” av fakturor som inte bara kan nås av kunder och leverantörer utan även av administrationen själv i syfte att kontrollera sena betalningar i den privata sektorn.
Detta universella arkivSom förklarats av källor från Skatteverket kommer det att tjäna bestämmelserna i artiklarna 11.1 och 11.2. av faktureringsbestämmelserna.
Dessa artiklar säger å ena sidan att Skatteverket ”kommer att extrahera statistisk information från elektroniska fakturor som skickas till det offentliga systemet av elektronisk fakturering och informationsrapporter om betalning av fakturor som gör det möjligt att övervaka efterlevnaden av reglerna om kommersiella sena betalningar inom de olika sektorerna av ekonomin och kommer att skicka den, åtminstone, till statens observatorium för privat brottslighet”.
Dessutom kommer Skatteverket att tillhandahålla detta observatorium ”all information tillgänglig för att uppfylla sin funktion av årlig publicering av en lista över företag som de har misslyckades med att hålla betalningsfristerna”. De företag som blir en del av den här listan på grund av sina uteblivna betalningar kommer att straffas och dessutom skulle de kunna förbjudas att få tillgång till subventioner eller offentliga tävlingar.
Verifactu är ett faktureringssystem i realtid, inte lagring
För sin del är det inte Verifactu en lagringsplattform. Det är ett faktureringssystem i realtid, även främjat av Skatteverket, inom ramen för lag 11/2021 utvecklad av kungligt dekret 1007/2023, som fastställer Fasta kriterier för faktureringsprogramvara.
Således, med Verifactu, måste varje faktura generera en oföränderlig post, digitalt signerad och utrustad med en unik identifierare och en QR-kod som gör att dess giltighet kan verifieras inför finansministeriet. Detta förhindrar efterföljande manipulationer på fakturan och förbättrar den skattemässiga kontrollen av alla fakturor utfärdade av företag.
Och det finns också FACE, som å sin sida är ett system som funnits sedan 2015 och som tvingat alla företag som fakturerar förvaltningen att presentera de fakturorna elektroniskt genom en allmän ingång. Det vill säga när ett SME eller en egenföretagare säljer något till en kommunfullmäktige, ett offentligt sjukhus eller något annat statligt eller lokalt organ, skickas den elektroniska fakturan genom FACE i format faktura, som är den elektroniska standarden för offentliga fakturor i Spanien.
Det har källor från Finansdepartementet vid upprepade tillfällen förtydligat FACE-systemet kommer inte att försvinna med ankomsten av det nya förvaret eller med Verifactu. Det beror på att FACE fortsätter att vara det sätt på vilket fakturan skickas till ett mottagande offentligt organ, medan det nya arkivet som finansministeriet håller på att utveckla är ett annat system där alla elektroniska fakturor från egenföretagare och små och medelstora företag kommer att lagras, oavsett mottagare, och som kommer att fungera som en länk för leveranser till ekonomi- och finansministeriet.
Så här kommer Verifactu att tillämpas: detta är vad egenföretagare och små och medelstora företag måste förbereda
En av de mest relevanta punkterna för egenföretagare är att Verifactu kommer att vara obligatorisk från 2027, även om det skulle bli obligatoriskt för 2026. De definitiva datumen gör dock att ikraftträdandet för den 1 januari 2027 för företag och företag, och 1 juli 2027 för egenföretagare och små och medelstora företag som använder faktureringsprogram i sin verksamhet.
Detta uppskjutande godkändes av regeringen för att ge mer tid åt företag och programvaruleverantörer att anpassa sig till kraven i förordningarna, som kräver att datorfaktureringssystem följer Verifactus tekniska standarder och att de skickar register till finansministeriet automatiskt och säkert.
Det finns speciella regimer, såsom Immediate Supply of Information (SII), som redan förpliktar vissa företag att skicka momsregistreringar nästan i realtid till statskassan, och att företag som omfattas av SII kommer att undantas från en del av Verifactu-kraven, eftersom deras system fungerar med mycket liknande principer för kontinuerlig registrering.
I den undersökning som B2Brouter genomförde fanns en tendens att ifrågasätta Vad skulle hända med fakturorna till administrationen, med tanke på att det finns många företag som har det som en av sina huvudkunder, och att de har utfärdats genom FACE.
Verkligheten är att dessa fakturor kommer att fortsätta att skickas via FACE, men skyldigheten att ha system kompatibla med Verifactu kommer också att kommer att påverka hur dessa dokument genereras och registreras ur skattesynpunkt.
