Egenföretagare kan sluta betala ut traktamenten till anställda som inte behöver äta ute.

Många egenföretagare och småföretag De betalar matbidrag till vissa arbetare eftersom det alltid har gjorts så, för att tidigare chefer hade gjort det eller för att de antar att någon fördriven anställd automatiskt har rätt att hämta dem. Men en dom nyligen av Kataloniens högsta domstol påminner oss om att denna praxis kan vara felaktig och sluta en onödig kostnad för företaget.

Resolutionen bekräftar det Tilläggen är inte en del av lönen, utan har ett uteslutande kompenserande syfte: ersätta arbetstagaren för de utgifter för underhåll eller boende som han eller hon tvingas stå för till följd av en arbetsförflyttning. Därför, när den anställde kan återvända hem för att äta eller egentligen inte behöver stå för den kostnaden, företaget kan inte behöva betala dem.

Domen öppnar dörren för egenföretagare, småföretag och små och medelstora företag att se över betalningen av dessa ersättningar. Luis San José Gras, arbetsjurist och juridikprofessor vid International University of La Rioja (Unir), förklarade att ”den mest relevanta frågan i meningen” är att egenföretagare i vissa fall kan t.o.m begära återbetalning av utbetalda bidrag, när den utgift som motiverade dem inte existerade.

1. Kosten kompenserar endast för en utgift som arbetstagaren måste stå för av arbetsskäl.
2. Företaget skulle kunna sluta betala dieten om det inte finns några verkliga kostnader för arbetaren
3. Företagen behöver inte betala dagpenning om den anställde kan komma hem för att äta
4. Egenföretagare kan begära återbetalning av bidrag som debiterats felaktigt
5. Egenföretagare ska tillhandahålla bevis för att en diet inte överensstämde

Kosten kompenserar endast för en utgift som arbetstagaren måste stå för av arbetsskäl.

Bara för att en arbetstagare reser utanför sitt vanliga centrum betyder det inte automatiskt att de har rätt att få dagpenning. Faktum är att en av huvudslutsatserna av det nyligen fattade beslutet från TSJ i Katalonien är att dessa kompensationer De ska inte betalas rutinmässigt, men bara när de omständigheter som motiverar dem inträffar.

Enligt Luis San José Gras, dieten ”Det är inte ett automatiskt tillägg och inte heller en dold löneförbättring.” Det handlar om ett extralönebelopp avsett att kompensera för verkliga utgifter underhåll eller boende orsakad av förskjutning.

På samma håll erinras i domen om att bidraget har en ”kompenserande eller kompenserande” karaktär och att dess syfte är att kompensera för de utgifter för underhåll och boende som arbetstagaren måste stå inför som en följd av tjänsten.

För att det ska finnas rätt att få matbidrag måste därför tre grundläggande krav uppfylla:

• Att det finns en förflyttning på grund av service.
• att han arbetare tvingas äta ute från ditt hem eller din vanliga arbetsplats.
• Att denna situation generera en verklig kostnad det måste jag anta.

Som Luis San José påpekade är nyckeln att arbetaren verkligen ”tvingas” att äta ute. Det räcker inte att vara fördriven eller arbeta utanför det vanliga centret. Det måste finnas ett behov som härrör från ditt arbete som rimligen hindrar dig från att äta hemma eller från att göra det utan att ta på dig en extra kostnad.

Företaget skulle kunna sluta betala dieten om det inte finns några verkliga kostnader för arbetaren

Baserat på detta kriterium finns det situationer där egenföretagare och små och medelstora företag inte kan behöva betala underhållsbidrag:

• När man är egen företag underlättar mat eller direkt ta den kostnaden. I dessa fall försvinner det kompenserande syftet med bidraget, eftersom arbetstagaren inte står för några utlägg.
• När Den anställde behöver egentligen inte ta på sig en kostnad som härrör från resan. Med Luis San Josés ord, om underhållet ”inte medförde någon kostnad” eller om arbetaren kan ta till sig den måltiden utan att behöva spendera pengar av arbetsskäl, förlorar kosten sin kompenserande motivering.

I själva verket fastställer avtalet som analyserats av TSJ i Katalonien uttryckligen att företag inte är skyldiga att betala belopp för frukost, lunch eller middag när underhållet av den fördrivna arbetstagaren inte medför några kostnader.

Men experten rekommenderar som alltid, innan du eliminerar eller ändrar dessa kompensationer, se över gällande kollektivavtal, eftersom detta kan fastställa särskilda villkor för intjänande av utsläppsrätterna eller erkänna bredare antaganden än de som generellt övervägs.

Företagen behöver inte betala dagpenning om den anställde kan komma hem för att äta

Utslaget från TSJ i Katalonien analyserar just ett av de antaganden som skapar mest tvivel bland egenföretagare och små och medelstora företag: vad som händer när arbetaren har flera lediga timmar under dagen och kan återvända hem för att äta.

Som Luis San José förklarade, ”Enbart personlig bekvämlighet genererar inte rätten till en diet”. Det faktum att en anställd föredrar att äta på en restaurang, tycker att det är bekvämare att vistas i närheten av den plats där han eller hon tillhandahåller tjänster, eller helt enkelt inte vill resa till sitt hem, förpliktar alltså inte företaget att stå för den kostnaden.

Som arbetaraktivisten påpekade, ”Dieten kompenserar inte ett personligt val av arbetaren, utan snarare en nödvändig kostnad orsakas av arbetets organisation eller av yrkesmässig förflyttning”. När utbetalningen härrör från ett frivilligt beslut och inte från ett behov som tjänsten ålagt, kan företaget försvara att det inte är lämpligt att betala det.

De resolution från TSJ i Katalonien nämnda påverkade en förare som hade sex timmars ledig tid mellan en rutt och en annan och återvände hem dagligen under den tiden.

Efter att ha bevisat det genom arbetsdagsregister, ruttblad och GPS-data, drog domaren slutsatsen att han inte hade rätt att få matersättning och bekräftade att var tvungen att återvända en del av beloppen som har samlats in på ett felaktigt sätt 1 475,37 euro.

För Luis San José var detta den avgörande delen av fallet: ”Om arbetaren har tillräckligt med tid och fria möjligheter att återvända till sitt hem, och faktiskt kan äta där, existerar inte budgeten som motiverar matdieten.”

Egenföretagare kan begära återbetalning av bidrag som debiterats felaktigt

I det här fallet nådde företaget begära 2 477,40 euro i traktamenten som han ansåg felaktigt betalat och domstolen slutade med att godkänna återlämnandet av en del av det beloppet.

Som advokaten förklarade, med avseende på det analyserade exemplet, godkände domstolen returen eftersom det var bevisat att traktamenten ”hade inkasserats utan att kostnaden uppkommit som motiverade dem.”

Den huvudsakliga praktiska konsekvensen av domen är inte att den klargör när rätten till diet uppstår, utan snarare att den bekräftar att Företag kan få tillbaka de utbetalda pengarna när de bevisar att denna ersättning aldrig borde ha betalats ut.

Luis San José betonade att det är just det ”den mest relevanta frågan i meningen.”

Att kräva dessa belopp är dock inte automatiskt. Som Luis San José förklarade, Bevisbördan ligger på företaget, som noggrant måste visa att arbetstagaren inte var berättigad till ersättningarna.

För att göra detta rekommenderade det att uppfylla flera krav:

• Bevisa att anklagelsen var olämplig. Företaget måste visa att arbetstagaren inte var skyldig att äta ute eller att han egentligen inte behövde stå för den kostnaden.
• Identifiera de drabbade menstruationerna. Det räcker inte att bekräfta att dagpenningarna har debiterats felaktigt. De dagar, månader eller perioder som begärs måste anges.
• Korrekt kvantifiera kvantiteter. Det är nödvändigt att specificera det betalade beloppet, de belopp som redan ersatts och det begärda beloppet.
• Tillhandahåll objektiv dokumentation. Luis San José påminde om att dokument som anställningsavtalet, arbetsdagar, ruttblad, arbetstagarens adress och fordonets GPS-data var avgörande i detta förfarande.
• Var försiktig när du diskonterar belopp. Trots att företaget kan göra anspråk på pengarna varnade arbetsaktivisten för att ensidig ersättning i löner eller förlikning kan skapa konflikter. Av denna anledning rekommenderade han att tidigare kommunicera kravet, motivera det dokumentärt och, om det inte finns någon överenskommelse, att gå till domstol.

Som Saint Joseph avslutade, när en diet ”det betalades av misstag, rutinmässigt eller för att företaget inte var medvetet om att arbetaren inte verkligen stod för den kostnaden.” återbetalning kan begäras, även om det alltid kommer att vara företaget som måste bevisa de fakta som motiverar det påståendet.

Egenföretagare ska tillhandahålla bevis för att en diet inte överensstämde

Dokumentation kan vara avgörande för att ett företag ska kunna visa att en ersättning betalats ut på ett felaktigt sätt.

San José beskrev i detalj de dokument som skulle förvaras:

• Anställningsavtal. Den bör återspegla villkoren för tillhandahållande av tjänster och särskilt alla hänvisningar till resor eller perioder mellan tjänsterna.
• Klausuler om tillgänglighet. Det är viktigt att det är tydligt när arbetstagaren står till företagets förfogande och när han fritt har sin tid.
• Daglig registrering av dagen. Det låter dig bevisa start- och sluttider, pauser och avbrott i aktiviteten.
• Ruttblad, kvadranter eller arbetsdelar. De tjänar till att rekonstruera de vägar som tagits, tidpunkterna och platserna där tjänsten tillhandahålls.
• GPS eller geolokaliseringssystem. De kan ge objektiv information om de gjorda resorna, förutsatt att arbetstagaren tidigare har informerats om deras existens och syfte.
• Arbetarens adress och verkliga avstånd. De hjälper dig att avgöra om det var rimligt för dig att återvända hem under vissa perioder på dygnet.
• Biljetter, fakturor eller styrkande handlingar. När företaget kräver motivering av utgiften är det lämpligt att behålla all dokumentation som tillhandahålls.

Det är också lämpligt att dokumentera företagets interna regler

Utöver de dagliga uppgifterna rådde Luis San José att ha intern dokumentation som kan bevisa hur kostsystemet fungerar inom företaget.

Dessa inkluderar:

• En skriftlig intern kostpolicy, där det anges när de genereras, vilka utgifter de täcker och vilken dokumentation som ska tillhandahållas.
• Kommunikation riktad till arbetstagare, antingen genom e-postmeddelanden, avtalsbilagor eller interna cirkulär, som förklarar de tillämpliga kriterierna för uppbörden av dessa ersättningar.

Som arbetaraktivisten sammanfattade, ”Ersättningarna ska inte betalas ut automatiskt utan kopplas till en specifik, verifierbar och dokumenterad orsak.” Just av detta skäl, ju mer fullständig dokumentation som förvaras av egenföretagaren eller det små och medelstora företaget, desto lättare blir det att i efterhand bevisa om en dagpenning var motiverad eller inte.