Från och med nästa måndag den 5 oktober, det datum då kungligt dekret 723/2026 om öppna och förutsägbara arbetsvillkor träder i kraft, måste egenföretagare och små och medelstora företag som fördelar sina anställdas timmar oregelbundet under året informera skriftligen av de tidsfrister för att tilldela eller avbryta uppgifter.
De nya bestämmelserna kräver att dessa meddelanden specificeras; medan avbryta ett skift eftersom det är brist på kunder kan tvinga dig att betala för timmarna planeras, även om den anställde inte arbetar.
Den nya skyldigheten att anmäla förhandsbesked påverkar anställningsförhållanden på mer än fyra veckor. Francisco de Borja Ortas Luceño, Labour-partner på RSM, illustrerar den ekonomiska konsekvensen av att lägga ner arbetet: ”En bar meddelar en servitör på måndag att han kommer att arbeta på fredag kväll; på torsdag, på grund av låg beläggning, bestämmer den sig för att släppa honom. Han måste betala honom för de timmarna.”
Att uppfylla det nya dokumentkravet måste åtföljas av korrekt organisation av timmar, eftersom, som experten varnar, ”att ge förhandsbesked garanterar inte ”undvik alltid betalning.”
- Företag måste skriftligen förklara hur de tilldelar och avbryter uppgifter
- Inställda timmar omvandlas inte automatiskt till sminktid
- Oregelbunden fördelning gör att timmar kan omorganiseras inom vissa gränser
- Kommunikationer och kvadranter tillåter oss att bevisa vad som hände
Företag måste skriftligen förklara hur de tilldelar och avbryter uppgifter
Artikel 3 i den nya förordningen kräver rapportering om dagens längd och fördelning, procedurerna för att modifiera den och flytta ändringar.
När det är oregelbunden distribution också timmar och dagar måste identifieras i vilket arbete kan krävas och de meddelanden som gäller för påbörjande av uppgifter och avbokning av dessa.
Nyanställda måste få denna information innan du går med, och skyldigheten kommer att fullgöras om alla erforderliga uppgifter framgår av det skriftliga avtalet i deras besittning.
När element saknas ska arbetsgivaren komplettera dem med ett eller flera dokument, som kan levereras på papper eller elektroniskt om arbetstagaren kan komma åt dem, spara dem och skriva ut dem.
Företaget kommer att behöva behålla bevis på överföring eller mottagning av dessa handlingar, även vid användning av elektroniska medel. För arbetstagare vars anställningsförhållande är i kraft när förordningen träder i kraft ska den information de inte har lämnas om de begär det, inom en affärsperiod på 30 arbetsdagar från mottagandet av begäran.
Inställda timmar omvandlas inte automatiskt till sminktid
Artikel 30 i stadgan reglerar vad som händer när arbetstagaren inte kan tillhandahålla tjänster på grund av hinder som kan hänföras till arbetsgivaren, ett annat skydd än de nya informationsskyldigheterna. Ortas Luceño förklarar dess omfattning: ”Om arbetsgivaren försenar eller drar in arbetet av sina egna skäl, behåller arbetaren rätten till full lön.”
Dessutom den artikeln förhindrar att kräva att förlorad tid ska ersättas arbetar vid en annan tidpunkt, så de timmar som skyddas av denna regel kan inte automatiskt omvandlas till en väntande påse.
När det gäller avbokningar på grund av färre bokningar eller beställningar förklarar RSM Labor-partnern grunden för detta skydd: ”Orsaken tillhör deras egen affärsrisk, inte arbetaren, som redan hade ställt sin tid till förfogande.”
Innan omläggning av timmarna ska arbetsgivaren kontrollera både kontraktsform och arbetsdagssystemet och gällande avtal.
”Det finns ingen enskild deadline”, säger Ortas Luceño, medan de juridiska hänvisningarna till fem respektive tre dagar reglerar ”kännedomen om schemat till följd av den oregelbundna fördelningen och realiseringen av överenskomna extra timmar.”
Oregelbunden fördelning gör att timmar kan omorganiseras inom vissa gränser
Artikel 34.2 i stadgan tillåter att oregelbunden distribution upprättas genom ett avtal eller avtal med arbetstagarrepresentanterna och tillåter, i avsaknad av en överenskommelse, oregelbunden distribution. 10 % av den årliga arbetsdagen.
Ortas Luceño förklarar effekten på lönen när denna mekanism används korrekt: ”Det finns ingen avbokning utan en laglig omfördelning: samma betalas, bara tidpunkten för förmånen ändras.”
Arbetaren måste vet dag och tid av den resulterande nyttan med fem dagars varsel, och juridiska avbrott måste respekteras. Det är också nödvändigt att se över reglerna för varje verksamhet, eftersom, enligt advokaten, ”många sektoriella avtal (gästfrihet, handel, kontaktcenter) De lägger till sina egna deadlines.”
Skillnaderna i timmar som härrör från en oregelbunden fördelning kompenseras enligt avtalet eller överenskommelsen med representanterna och, i avsaknad av överenskommelse, inom 12 månader från det att de inträffade.
Denna möjlighet kräver att man särskiljer enstaka justeringar från relevanta och varaktiga förändringar av skiftregimen; Ortas Luceño påpekar att ”en specifik skiftändring eller en tidsjustering inom dessa marginaler är giltig.”
Kommunikationer och kvadranter tillåter oss att bevisa vad som hände
För att lösa ett lönekrav kan det bli nödvändigt att rekonstruera det ursprungliga schemat och kontrollera när och hur eventuella förändringar kommunicerades.
RSM:s Labour-partner identifierar en praxis som gör denna verifiering svår. ”Det vanligaste misstaget är att avbryta muntligt eller via informella kanaler, utan att lämna ett skriftligt register över datum och innehåll.”
Tillsammans med kontraktet, avtalen om tilläggstid och kvadranter, är det tillrådligt att spara ”de meddelanden eller dokument med vilka skiftet och dess inställda har meddelats, med verifierbart datum och tid”, tillade advokaten.
Förordningen kräver att ändringarna av de rapporterade villkoren meddelas så snart som möjligt och senast den dag de träder i kraft, med de undantag som föreskrivs för tidigare refererade regel- eller avtalsändringar.
