Finansdepartementet meddelar små och medelstora företag att anpassa sina faktureringsprogram

De Skatteverket har börjat skicka brev till företag för att påminna dem om att 1 januari 2026 Din fakturering måste följa de nya Verifactu-reglerna. Som denna tidning redan har rapporterat, från och med januari (eller juli, när det gäller egenföretagare), kommer företag att behöva ändra sina program till en programvara certifikat, som uppfyller kraven i lagen om bedrägeribekämpning.

Han varningsom denna tidning hade tillgång till, riktas till enheter som betala bolagsskatt och omfattas inte av Immediate Supply of VAT Information (SII), systemet genom vilket företag skickar sina momsregistreringsböcker till statskassan nästan i realtid genom sina programvara förvaltning. Dessa företag kommer att behöva ha certifierade program på bara två månader.

I meddelandet från Skatteverket redogörs för att det med den nya regeln faktureras måste generera en faktureringspost säker och standardiserad, inkludera en QR-kod för skatt och tillåta sändning av nämnda poster till AEAT; allt detta samtidigt som de hålls oförändrade.

1. Nya finansmeddelanden för små och medelstora företag att anpassa sina faktureringsprogram nu
2. Meddelande och information för små och medelstora företag att anpassa sig till Verifactu före januari
3. Alla företag måste uppdatera sina faktureringsprogram före januari
4. Sanktioner för egenföretagare eller små och medelstora företag som inte anpassar sina program i tid
5. Krav som faktureringsprogram för små och medelstora företag måste uppfylla för att vara lagliga i januari
6. Allmänna regler som faktureringsprogram måste följa

Nya finansmeddelanden för små och medelstora företag att anpassa sina faktureringsprogram nu

Dessutom förklarade meddelandet att administrationen vidhåller två sätt att uppfylla kraven. Verifactu med automatisk och omedelbar sändning av poster till AEAT och ”No Verifactu” utan frivillig sändning, men med förstärkta kontroller för att garantera oföränderlighet, spårbarhet och bevarande. Med detta officiell påminnelse, 2025 blir nyckelåret att bestämma modalitet, se över processer och slutföra implementeringen före årets slut.

Som förklarats av Skatteverket, ”Denna elektroniska kommunikation skickas för närvarande endast till företag och till de individer som är frivilligt registrerade i det elektroniska anmälningssystemet. Brev per post till egenföretagare, som fortfarande har till juli 2026 på sig att anpassa sig, kommer att skickas senare.”

Meddelande och information för små och medelstora företag att anpassa sig till Verifactu före januari

Nedan är återger texten i ett av dessa elektroniska meddelanden som denna tidning har haft tillgång till:

Kära herr/fru:

Den 1 januari 2026 löper tidsfristen ut för enheter som betalar bolagsskatt och som inte omfattas av omedelbar information (SII) att anpassa sina datoriserade faktureringssystem (SIF) till de egenskaper och krav som anges i kungligt dekret 1007/2023, av den 5 december, och dess tillämpningsföreskrifter.

Eftersom denna enhet är skyldig att lämna en företagsdeklaration, skriver vi till dig för att påminna dig om skyldigheten att anpassa SIF till ovan nämnda regler.

Baserat på dessa bestämmelser måste den SIF som används av enheter generera faktureringsposter i det reglerade säkra och standardiserade formatet, inkludera en QR-kod för skatt på de utställda fakturorna och tillåta remissen av faktureringsposterna till Skatteverket, bevara dem oförändrade.

Denna anpassning kan göras i någon av de två möjliga modaliteterna:
· VERI*FACTU, med automatisk och omedelbar hänvisning till Skatteverket av alla genererade faktureringsuppgifter, vilket gör det möjligt för sina kunder att verifiera sina fakturor, såväl som både utfärdare och mottagare, för att få tillgång till skatteassistanstjänster;
· Nej VERI*FACTU, en modalitet utan frivillig inlämning av faktureringsuppgifter men som måste garantera, genom mycket strikta procedurer och kontroller, oföränderligheten, spårbarheten och bevarandet av de faktureringsuppgifter som genereras av det datoriserade faktureringssystemet.

För att du ska känna till de grundläggande detaljerna för din skyldighet, bifogar vi en informativ broschyr till detta brev. Du kan också rådfråga din leverantör av faktureringsprogram eller skatteansvarig.

Om du vill ha ytterligare information kan du:
· Konsultera Skatteverkets elektroniska huvudkontor, Skatteverket: Computerized Billing Systems (SIF) och VERI*FACTU.
· Begär mer information via Assistans och utnämning (agenciatributaria.gob.es).
· Ring numret för grundläggande skatteinformation, 91 554 87 70. Måndag till fredag, från 9.00 till 19.00.

Ta emot en hjärtlig hälsning,

Alla företag måste uppdatera sina faktureringsprogram före januari

Den nya förordningen för faktureringsprogram har tre olika ikraftträdanden. Å ena sidan måste tillverkare och marknadsförare anpassa sig till de nya kraven i förordningen, inklusive att ha ett certifikat för sina program, från och med juli 2025.

Å andra sidan, alla Program som används av företag måste uppfylla samma krav från och med januari 2026 (om de är kommersiella företag) eller juli samma år (om de är fysiska personer). På detta sätt måste alla företag som bildas som ett företag på bara fyra månader ha anpassat programvara som de har i sin verksamhet så att de följer lagen mot bedrägeri.

Några av de krav som dessa program måste ha för att anses godkända är spårbarhet, omöjligheten att ändra fakturor när de väl har utfärdats eller möjligheten att använda Verifactu.

Sanktioner för egenföretagare eller små och medelstora företag som inte anpassar sina program i tid

Om du inte uppfyller något av kraven inom dessa tidsfrister, inklusive att ha ett intyg, ger den allmänna skattelagen två typer av sanktionerbåda allvarliga:

• Till tillverkning, produktion och marknadsföring av datasystem som inte överensstämmer med regelverket, straffavgift på 150 000 euro fastställts för varje räkenskapsår då försäljning av denna typ av datasystem har skett och för varje olika typ av dessa som är föremål för överträdelsen.
• Å andra sidan, när de inte är certifierade nämnda datorsystem som är skyldiga att göra det, kommer att sanktioneras med 1 000 euro per datorsystem marknadsförs utan nämnda certifiering.
• För egenföretagare och företagenbart det faktum att ha datorsystem som inte överensstämmer med bestämmelserna i föreskrifterna, när de inte är vederbörligen certifierade eller när de certifierade enheterna har ändrats eller modifierats, kommer att straffas med 50 000 euro.

Krav som faktureringsprogram för små och medelstora företag måste uppfylla för att vara lagliga i januari

Redan i departementsförordningen som publicerades i slutet av oktober beskrivs alla villkor som de faktureringsprogram som egenföretagare använder måste uppfylla för att de ska anses godkända av Skatteverket. Dessa skyldigheter kan konsulteras i sin helhet i BOE.

Allmänna regler som faktureringsprogram måste följa

Kraven, som knappt har förändrats från det tidigare utkastet, inkluderar:

• Varje gång en vara levereras eller en tjänst tillhandahålls måste systemet generera en registreringsfaktureringspost innan eller samtidigt som fakturan utfärdas.
• Uppgifterna måste vara oföränderliga och fullständiga. Det vill säga, när programmet väl har sparats måste det garantera att ingen kan ändra dessa poster, varken användaren, systemet eller någon extern enhet.

• Han programvara måste säkerställa journalernas spårbarhet, så att de kan följas i kronologisk ordning från den första till den sista.
• Programmet måste lagra alla faktureringsposter som det genererar.
• Du måste ha en ”händelselogg” som automatiskt registrerar alla operationer, åtgärder och händelser (som systemstart eller avstängning).
• Uppgifter med skatterelevans ska separeras från andra eventuella konfidentiella uppgifter utan skattevärde, så att statskassan direkt kan komma åt den del som berör den.