- Leverantörsfakturahantering integrerad i mjukvara
- Utarbetande av offerter och beställningar till kunder
Egenföretagare och små och medelstora företag delegerar redan vissa funktioner till så kallade egenföretagare, vilket materialiseras i att utföra tydliga och repetitiva uppgifter. Som händer med hantera fakturor eller förbereda erbjudanden och beställningar från de mejl som kunder skickar till verksamheten.
Som konsultföretaget Arbentia påpekar fokuserar dessa agenter på automatisering av operativa uppgifter bortom isolerade piloter. Trots att integrationen av artificiell intelligens går långsammare än förväntat av marknaden.
För Eduardo Aramburu, ledare inom konsultföretagets praxis för artificiell intelligens (AI), även om små och medelstora företag fortsätter att testa AI, finns det fortfarande få fall där verktyget har implementerats i ”tillräckligt tydliga, repeterbara och lönsamma” processer. så att detta tillåter dess omfattande implementering i företaget.
Dock, Ja, det finns företag som börjar integrera autonoma agenter direkt i sina ledningsverktyg, så att de utför vissa uppgifter. ”Det som börjar synas nu är att stora teknikleverantörer införlivar autonoma agenter direkt i de ledningsverktyg som företagen redan använder. Detta underlättar deras massiva adoption, genom mycket specifika uppgifter som agerar, med mänsklig övervakning, inom de vanliga operativa flödena.”
Leverantörsfakturahantering integrerad i mjukvara
En av de första processerna där detta verktyg har introducerats är hanteringen av leverantörsfakturor. I de flesta verksamheter fortsätter fakturor att komma in via e-post via bifogade dokument, som måste behandlas innan informationen införlivas i redovisningssystemet.
För närvarande, i företag som redan integrerar agenten, agerar den inom ledningssystemet och upprätthåller ett definierat flöde av uppgifter. Till exempel övervakar den brevlådan dedikerad till fakturor, upptäcker inmatning av nya e-postmeddelandenoch söker efter giltiga dokument och kasserar resten.
På detta sätt extraherar den nödvändig information från dokumenten för att tillhandahålla nyckeldata för fakturan, identifiera leverantörer och korsa denna information med de uppgifter som redan finns lagrade i faktureringsmjukvaran. med det, föreslår bokföringskontona och genererar ett utkast till fakturan i systemet.
Processen stannar sedan vid den tidpunkten för ekonomiteamet att granska informationen innan de bekräftar utkastdata. Personalen validerar uppgifterna, korrigerar eventuella fel och avgör om fakturan registreras eller inte. Detta eliminerar behovet av att ange manuell information, lämnar det mänskliga teamet bara för att kontrollera och övervaka resultatet och upprätthålla i sin tur flödet av processen inom arbetssystemet.
Utarbetande av offerter och beställningar till kunder
På samma sätt implementerar företag också fullt ut dessa typer av agenter i det kommersiella området eller för att hantera kunder. I det här fallet behandlar de information från förfrågningar som kommer från kunder via e-post, för att kunna utföra budgetförfrågningar, tillgänglighetsförfrågningar eller orderändringar.
Denna information kommer ofta via e-post utan en tydlig struktur, antingen i själva meddelandets brödtext eller i bifogade dokument, så detta AI-verktyg övervakar inkorgen för att identifiera avsändare och analysera innehållet i e-postmeddelandena och deras eventuella bifogade dokument.
Med denna information, kan tolka de erhållna uppgifterna (kvantiteter, produkter och förhållanden) och korsreferensera data med den information som finns tillgänglig i programvara företagsfakturering. På så sätt kan den utarbeta ett strukturerat förslag som svarar mot behoven i kundens förfrågan, oavsett om det är ett erbjudande eller en beställning.
Processen stannar igen vid checkpointen, för säljteamet att granska förslaget som utarbetats av AI-agenten, för att justera de nödvändiga aspekterna och besluta om de ska fortsätta med nästa steg. I det senare skickar systemet dokumentationen till klienten och utför efterföljande övervakning.
I detta avseende påpekar experter att nyckeln till att använda dessa verktyg inte så mycket är att leta efter den mest avancerade tekniken, utan snarare att veta hur och vad de ska användas till. ”När autonoma agenter används kontinuerligt i uppgifter som att behandla fakturor eller förbereda offerter och ”De blir en del av företagets normala drift, det är då adoptionen verkligen börjar fungera,” Aramburu påpekade.
