- Det vanligaste felet för små och medelstora företag med tidskontroll: register som fylls i dagar senare
- Inspektionen misstänker företag när alla scheman är identiska
- Överraskningsbesök fortsätter att vara det främsta kontrollverktyget
- Inspektionen känner igen gränser: den kontrollerar inte kameror eller WhatsApp för att kontrollera scheman
- Böterna kan uppgå till 7 500 euro
Var tredje egenföretagare och småföretag fortsätter registrera dina anställdas arbetsdag på papper eller via Excel. När är systemen med vilka Yrkesinspektionen säger sig upptäcka fler bristande efterlevnad. Medan arbetsministeriet förbereder den framtida obligatoriska digitala tidsregistreringen, fortsätter många företag att använda manuella kontroller som, enligt inspektörer, vanligtvis fylls i sent, ofullständigt eller helt enkelt ”för att täcka filen.”
Registreringen slutfördes flera dagar senare, arbetare som skriver ner sin avgångstid så snart de går in eller ”perfekta” dagar, identiska varje dag Det är några av de situationer som gör inspektionen mest misstänksam vid besök hos småföretag och små och medelstora företag. ”Det måste vara ett levande rekord”, förklarade Jesús Prieto till den här tidningen, som försäkrade att många bristande efterlevnad fortsätter att dyka upp, särskilt i företag som fortfarande har tidskontroll ”med penna och för hand.”
Men från själva inspektionen varnade de också för det Enbart misstankar räcker inte för att sanktionera ett företag. Även om identiska scheman eller ett alltför ”perfekt” register kan väcka tvivel, Om arbetarna bekräftar att de återspeglar deras faktiska arbetstid, bör det inte förekomma någon överträdelse. Dessutom inser inspektörerna att deras handlingar också har begränsningar: De kontrollerar inte affärskameror eller WhatsApp-meddelanden, enbart för att kontrollera om den registrerade dagen stämmer exakt med de arbetade timmarna.
Trots det, när inspektionen upptäcker att journalen inte fylls i dagligen eller att det finns verkliga oegentligheter i tidskontrollen, kan sanktionerna bli betydande. Lagen om överträdelser och påföljder i den sociala ordningen (LISOS) ser allvarligt på överträdelsen av reglerna om arbetstid och tidsregistrering, med böter som kan variera mellan 751 och 7 500 euro, beroende på faktorer som antalet berörda arbetare, avsikten eller företagets omsättning.
Det vanligaste felet för små och medelstora företag med tidskontroll: register som fylls i dagar senare
Som Jesús Prieto förklarade för Autónomos y Emprendedores, uppstår det största problemet som de fortsätter att stöta på under inspektionsbesök, framför allt i småföretag och små och medelstora företag som fortfarande använder Manuella papperstidsrekord.
”Den första: att de inte har det gjort den dagen,” förklarade inspektören. Enligt honom samlar många små företag flera dagar utan att fylla i tidskontrollen och slutföra den senare. ”Det finns inget verkligt dagligt register, de har det där för att täcka filen och de har det inte gjort för det mesta, tillade han.
För inspektionen är problemet inte bara formellt. Tidsrekordet är det viktigaste verktyget för att kontrollera om en arbetare arbetar övertid, om raster respekteras eller om det finns övertid. ”Om du har ett litet företag, håll ett bra register över dina timmar. Det är din rättighet. Det är det enda sättet att kontrollera om de arbetar övertid eller inte”, sa Prieto.
Vidare förklarade inspektören det många företag använder fortfarande rudimentära system, eftersom de ännu inte har implementerat digitala signeringsverktyg. Precis, en nyligen genomförd studie av TeamSystem visade att 35 % av egenföretagare och små och medelstora företag fortsätter att registrera dagen på papper eller Excel, trots den framtida skyldigheten att implementera digitala system.
Inspektionen misstänker företag när alla scheman är identiska
Ett annat av de fel som väcker mest uppmärksamhet av inspektörer är alltför perfekta skivor. Särskilt de där alla arbetare kommer och går vid exakt samma tid varje dag i veckor eller månader.
”Om till exempel alla scheman är identiska, med in- och utresa vid exakt samma tid varje dag, kan det leda till att man misstänker att de alla har gjorts vid samma tidpunkt och inte dag för dag,” förklarade Prieto.
Enligt inspektören är det också vanligt att hitta arbetare som fyller i in- och utpasseringstiderna så fort dagen börjar. ”Direkt, när de anländer, ställer de in ankomsttid och avgångstid.” och de gör det dagliga arbetet på åtta timmar. Och det är som att de inte gjorde det, sa han.
Ur besiktningens synvinkel ska journalen spegla den faktiska dagen medan den pågår. ”Det måste vara ett öppet rekord, ett levande rekord,” sa Prieto. ”När du är där är det bara inträdestiden som måste visas. Utträdestiden kommer att ställas in när arbetaren lämnar.”
Trots det gjorde SITSS talesman också klart det Enbart misstanke räcker inte för att utdöma en sanktion. Även om identiska scheman eller ”för perfekta” register kan väcka tvivel, om arbetarna bekräftar under besöket att dessa dagar är verkliga, ifrågasätter inspektionen det inte automatiskt. ”Om jag pratar med dem och de säger att det är bra, tror jag på dem. Inspektionen bedömer inte om de är förfalskningar”, förklarade han.
Faktum är att Prieto insåg att även om en inspektör anländer klockan 9.30 och arbetaren redan har skrivit under att han gick in klockan 9.00, kan sanktioner inte utdömas enbart för den omständigheten om den anställde validerar registreringen. ”Jag kommer inte att tvivla på något som arbetaren redan har fyllt i”, sa han.
Överraskningsbesök fortsätter att vara det främsta kontrollverktyget
En stor del av Inspektionens agerande kring tidregistrering baseras fortfarande på personliga besök på arbetscentraler. ”Besöket är allt”, sammanfattade Prieto. ”Utan ett besök är det väldigt svårt att bevisa något.”
Som han förklarade fungerar arbetsinspektioner mycket annorlunda än andra administrativa kontroller som enbart baseras på korskontroll av data. När det gäller arbetstider är nyckelfaktorn fortfarande vad inspektören direkt observerar och arbetarnas och arbetsgivarnas spontana uttalanden. ”Människor berättar sanningen för dig när de är oförberedda,” uppgav han. ”Om du låter folk prata så pratar folk.”
När inspektionen misstänker eventuell oregistrerad övertid kan den därför gå utanför de vanliga timmar som företaget deklarerat. ”Om, till exempel, deras arbetsdag är från nio till två, kommer jag att gå vid halv två för att se om de jobbar övertid och inte spelar in det.” förklarade han.
Dessutom bekräftade Prieto att inspektörer vanligtvis pratar med arbetare separat. ”Vi ber alltid att få prata ensamma med arbetaren”, sa han. ”Om affärsmannen ligger före kan det betraktas som ett hinder för inspektionsarbetet.”
Enligt honom uppstår många handlingar relaterade till övertid efter tidigare klagomål från arbetare eller tredje part, även om en viktig del av besöken också genomförs inom allmänna tidskontrollkampanjer som främjas av inspektionen själv.
Inspektionen känner igen gränser: den kontrollerar inte kameror eller WhatsApp för att kontrollera scheman
Tillsammans med kontrollbefogenheterna ville inspektören också klargöra några gränser som påverkar Yrkesinspektionens agerande och som många verksamheter inte känner till.
Som Prieto förklarade, Inspektörer använder inte regelbundet videoövervakningskameror, WhatsApp-meddelanden eller massiva utbyten av privata data för att kontrollera om en arbetare har arbetat exakt den dag som visas registrerad. ”Vi korsrefererar inte den informationen”, sa han. ”Jag kommer inte att säkerställa att tidsregistreringen utförs korrekt genom andra typer av tester.”
Inspektören försäkrade att denna typ av åtgärder alltid måste respektera kriterierna för proportionalitet, integritet och dataskydd. ”En inspektör kommer inte att fråga efter saker som överskrider proportionaliteten av det som kontrolleras,” påpekade han. ”Inspelningarna kan begäras om någon har dött, de uppmanas inte att titta på några timmar.”
Som han förklarade bygger inspektionen en stor del av sitt agerande på direkt observation under besöket och på spontana uttalanden som gjordes då. ”Det är det grundläggande,” sade Prieto. ”Då, många gånger, är det som sägs efteråt redan förberett.”
Böterna kan uppgå till 7 500 euro
Lagen om överträdelser och påföljder i samhällsordningen (LISOS) anser att överträdelsen av reglerna om arbetstid, övertid, raster eller tidsregistrering är ett allvarligt brott.
Speciellt, Straffet kan variera mellan 751 och 7 500 euro, beroende på olika faktorer såsom företagets vårdslöshet, avsiktlighet, antalet berörda arbetare, omsättningen eller förekomsten av föregående krav från inspektionen.
”Det enda företaget behöver veta är att registret måste fyllas i när inspektionen kommer”, förklarade Prieto. ”Men jag fyller på tills dess. Utgången är fylld vid avresa.”
Vidare erinrade besiktningsmannen om att det yttersta ansvaret för tidskontroll fortsätter att falla på företaget, även när det är arbetstagaren som inte fullföljer registreringen korrekt. ”Om arbetstagaren inte fyller i det är sanktionen alltid för företaget,” avslutade han.
