Allt mer självständig och små och medelstora företag De använder kontrollsystem som fingeravtryck, geolokalisering av anställda eller automatiserade verktyg för att kontrollera sin prestation. Många gånger, utan att veta att de kan vara det överträdelse arbets- och dataskyddsbestämmelser. Problemet är inte användningen av dessa teknologier i sig, utan hur de implementeras och om de uppfyller de lagstadgade kraven, något som redan är genererar höga sanktioner, arbetskonflikter och rättsliga beslut mot av företagen.
Dessa verktyg har blivit populära just för att uppfylla rättsliga skyldigheter, såsom tidsregistrering. De kan dock få motsatt effekt om de inte används på rätt sätt. ”Ett system som köps för att följa en standard kan få oss att misslyckas med att följa en annan”, varnade Natalia Otero Fernández, VD och jurist på advokatbyrån Formula Legal. som betonade att känsla av rättslig osäkerhet som genererar ”Den här terrängen är verklig och vardaglig.”
Till detta kommer att verksamhetskontrollen har tydliga gränser som många företag är omedvetna om eller tillämpar felaktigt. Vilket kan leda till ekonomiska sanktioner eller till och med upphävande av beslut som exempelvis uppsägningar. ”Denna makt eller makt att kontrollera är inte obegränsad,” påminde Víctor Salso, chef från RSM-advokatbyråns arbetsområde. Denna expert insisterar på att alla kontrollåtgärder måste respekteras integritet, dataskydd och rätten till digital frånkoppling av arbetarna.
- Dessa system kan bara samla in viktig data och för en viss tid
- De juridiska nycklarna som små och medelstora företag måste följa innan de implementerar övervakningssystem
- Vad kan hända om en egenföretagare missbrukar systemen för att övervaka sin personal
- Påföljder, ogiltigförklarade uppsägningar och kostnader som kan förstöra en verksamhet
- Ett dåligt tekniskt beslut kan vända sig mot egenföretagaren själv
Dessa system kan bara samla in viktig data och för en viss tid
Användningen av geolokalisering eller digitala signeringssystem kan vara helt laglig. Naturligtvis, så länge den är begränsad till arbetsaktivitet och har ett berättigat syfte; såsom ruttorganisation eller säkerhet. Dock, Problemet uppstår när den kontrollen sträcker sig utöver vad som är nödvändigt eller gäller utan att korrekt informera arbetaren, något som händer oftare än det verkar.
”Du kan inte fortsätta att spåra honom när han checkar ut,” förklarade Otero Fernández. Denna advokat minns att principen om minimering kräver samla endast väsentliga uppgifter och för den tid som är absolut nödvändig. På samma sätt påpekade Salso att det måste begränsas ”till arbetstiden eller arbetsdagen, vilket innebär att kontrollen inte kan invadera den anställdes personliga sfär”, och inte heller sträcka sig längre än det fastställda schemat.
Signering med biometriska element är ett av de mest motstridiga exemplen, eftersom det kombinerar uppenbar effektivitet med en hög juridisk risk. ”Fingeravtrycket är en speciell kategori data … och dess användning för signering kräver en förstärkt motivering att, I praktiken är det nästan omöjligt att upprätthålla”, varnade advokaten, som insisterar på att det finns mindre påträngande alternativ som bör prioriteras.
Det faktum att ett verktyg fungerar eller är vanligt gör det inte automatiskt juridiskt giltigt. ”Legal är inte synonymt med säker, och vad som tolereras idag kan vara en sanktion i morgon”, sammanfattade Otero Fernández. Den här experten lyfter fram den hastighet med vilken både reglerna och domstolarnas kriterier utvecklas.
De juridiska nycklarna som små och medelstora företag måste följa innan de implementerar övervakningssystem
Innan ett kontrollsystem implementeras måste egenföretagare och små och medelstora företag uppfylla en rad krav som går längre än att installera en programvara eller en enhet. Den första av dem är få över det så kallade proportionalitetstestet, ett rättsligt krav som kräver motivering av att åtgärden är lämplig, nödvändig och balanserad.
”Detta test måste genomföras och godkännas”, förklarar Salso. För honom måste företaget visa ”att det inte finns något annat mindre invasivt alternativ för att uppnå samma mål.” Detta krav är nyckeln, eftersom ”många sanktioner förekommer just för att inte ha utvärderat Om det valda systemet Det var verkligen nödvändigt.”
Till detta kommer skyldigheten att informera arbetstagarna i förväg och förklara vilka uppgifter som samlas in, för vilket ändamål och hur länge de kommer att bevaras. Dessutom fel i den dagliga registreringen av dagen De kan leda till böter på 751 till 7 500 euro för allvarliga överträdelser, vilket gör denna punkt till en av de mest övervakade av Yrkesinspektionen.
”Ett enkelt pappersark, med ett begripligt språk, kan bespara egenföretagare eller små och medelstora företag mycket problem,” sa Otero Fernández. För henne, Bristen på information är en av de vanligaste misstagen bland småföretagen.
Vad kan hända om en egenföretagare missbrukar systemen för att övervaka sina anställda
En annan grundläggande aspekt är konsekvensanalysen när databehandling innebär en hög risk, vilket är fallet med biometri eller systematisk övervakning. ”Det är inte en procedurform: det är det en dokumenterad riskanalys advokaten varnade och betonade att den spanska dataskyddsmyndigheten sanktionerar när detta steg utelämnas.
Att förlita sig på arbetstagarens samtycke kan vara ett allvarligt misstag, eftersom det inte alltid anses vara giltigt på arbetsplatsen. ”Detta tillstånd är skadad av arbetstagarens ekonomiska beroende Otero Fernández påminde om, vilket tvingar oss att leta efter andra, mer solida rättsliga grunder för att motivera behandlingen av uppgifter.
För sin del insisterade Salso på att ”den specifika förhandsinformationsplikten” måste följas och att företaget ”måste kunna bevisa att det har informerat både arbetarna och deras företrädare på ett korrekt sätt.” Denna skyldighet är inte formell, men avgörande för att systemet ska beaktas legitim vid konflikt.
Påföljder, ogiltigförklarade uppsägningar och kostnader som kan förstöra en verksamhet
Konsekvenserna av att missbruka dessa verktyg kan vara mycket allvarliga och påverka olika områden samtidigt, från ekonomiska sanktioner till rättsliga problem. På administrativ nivå, Böterna kan nå mycket höga siffror, särskilt när dataskyddsbestämmelser bryts.
”För ett SMF är alla dessa belopp inte böter: det är en ekonomisk dödsdom”, varnar Otero Fernández, som påminner om att det redan finns sanktioner på hundratusentals euro för felaktig användning av biometriska system. Till detta kommer andra kränkningar, som t.ex dagens bristande registrering, som också medför relevanta böter.
På arbetsplatsen är den största risken att en uppsägning grundar sig på bevis som inhämtats olagligt, vilket kan ogiltigförklara hela affärsbeslutet. ”Omöjligheten att använda informationen eller uppgifter som samlats in för bevisändamål” Det kan leda till att uppsägningen förklaras oskälig, förklarar Salso, med åtföljande ekonomiska kostnad för företaget.
Ett dåligt tekniskt beslut kan vända sig mot egenföretagaren själv
Dessutom kan denna ogiltighet få andra konsekvenser, såsom ytterligare ersättning eller skyldighet att återinföra arbetstagaren. ”Förklaringen om otillåtlighet … av disciplinära åtgärder” är en av de vanligaste konsekvenserna när kontrollen har utförts kränkande grundläggande rättigheter, tillägger RSM-experten.
I småföretag kan alla arbetskonflikter ha en direkt effekt på aktiviteten. ”Det som implementeras som ett kontrollverktyg kan bli i det starkaste argumentet försvar av arbetaren avslutade Otero Fernández och speglar risken att ett dåligt tekniskt beslut slutar med att vända sig mot affärsmannen själv.
