Boka kundfakturor Det är en av de vanligaste uppgifterna i alla konsultföretag. Det är också en av de mest tidskrävande när den görs manuellt. Att granska varje dokument, identifiera data, tolka operationen och förbereda bokföringsposten kräver proffs att ägna många timmar åt repetitivt arbete.
Problemet ökar i takt med att kundbasen växer. Ett konsultföretag som hanterar hundratals eller tusentals fakturor per månad behöver upprätthålla en konstant process för att ta emot, granska och redovisa dokument. Dessutom fakturor kommer inte alltid fram på samma sätt. De kan tas emot via e-post, lagras i delade mappar eller skickas via olika kanaler.
Artificiell intelligens tillåter en del av dessa uppgifter att automatiseras. Verktyg som Kabilio, AI-hanteringsprogram som riktar sig till konsultföretag, innehåller system som kan tolka fakturainformation och utarbeta ett förslag för redovisning så att den professionella kan granska och validera den.
Automatisering gör att du kan minska tiden för att bokföra fakturor
Att manuellt bokföra en faktura innebär mycket mer än bara ange data som visas i dokumentet. Fackmannen ska identifiera leverantören, kontrollera datum och belopp, tolka vilken typ av verksamhet som har utförts och bestämma hur det ska återspeglas i redovisningen.
Då måste du förbereda motsvarande säte och kontrollera att den tillämpade skattebehandlingen är lämplig. När du multiplicerar dessa steg över hundratals dokument kan tiden som läggs på den här uppgiften växa snabbt.
Automatisering låter dig överföra en del av detta arbete till ett datorsystem. Verktyget analyserar informationen i dokumentet och genererar ett förslag som proffsen kan verifiera innan den definitivt införlivas i bokföringen.
Skillnaden med avseende på ett system konventionell optisk teckenigenkänning (OCR) är att verktyget inte är begränsat till att extrahera ord, siffror eller datum. Syftet är att tolka informationen på fakturan och föreslå hur den ska redovisas.
Enligt uppgifterna från Kabilio, hans Fakturabehandlare gör att du kan uppnå upp till 85 % tidsbesparingar i bokföringen. Företaget noterar också en 95% tillförlitlighet i bearbetningen.
Han Besparingsprocenten beror på mängden dokument och de processer som varje kontor har, men tillvägagångssättet gör att vi kan minska en del av det manuella arbete som proffs idag utför.
Det betyder inte att konsultföretaget slutar granska fakturor. Den professionella har kontroll över processen och kan kontrollera och validera förslaget som genereras av systemet. Automatisering fokuserar alltså på repetitiva uppgifter, medan rådgivaren behåller professionell granskning och omdöme.
Program som Kabilios föreslår bokföringsposter baserat på varje faktura
Kabilio Invoice Processor är utformad för att analysera underlaget och upprätta ett redovisningsförslag.
Systemet identifierar information som leverantör, datum och belopp och använder dessa data för att tolka operationen. Därifrån kan du föreslå motsvarande bokföringspost, inklusive kvittning och skattebehandling.
För en konsultverksamhet ändrar detta utgångspunkten. Proffsen behöver inte börja varje inlägg från början utan får snarare ett förslag som han kan granska innan han införlivar det i sitt system.
En annan aspekt som lyfts fram av företaget är dess inhemska integration med A3ECO och A3CON. På så sätt är målet inte att tvinga kontoret att överge de verktyg som det redan arbetar med, utan Inkludera automation i ditt vanliga flöde.
Detta kan vara särskilt relevant för konsultföretag som har utvecklat sina egna arbetsrutiner i flera år och som vill införa artificiell intelligens utan att helt behöva ändra sitt ledningssystem.
Tidsbesparingen börjar också med hur fakturor kommer till kontoret.
Bokföring är bara en en del av det administrativa arbetet som genererar kunddokumentation. Innan man kan behandla en faktura måste konsultföretaget få dokumentet till kontoret.
Denna uppgift kan också vara tidskrävande. Kunder kan skicka sina fakturor genom olika kanaler och vid olika tidpunkter. Teamet måste sedan samla in dokumenten, kontrollera vilka som saknas, organisera dem och överföra dem till ledningssystemet.
När portföljen ökar kan denna process bli en annan viktig källa till administrativt arbete. Därför kan centralisering av mottagandet av dokument komplettera automatiseringen av bokföringen.
Kabilio införlivar en samarbetsportal för dettavilket gör att uppdragsgivaren och konsultföretaget kan arbeta inom samma miljö. Kunden kan direkt ladda upp sina fakturor och utlägg och kontoret kan komma åt den dokumentationen utan att vara beroende av e-postkedjor eller specifika filsändningar.
Dokumentationen är därmed centraliserad och kan senare införlivas i automatiseringsprocessen.
Målet är att skapa en mer ordnat flöde: kunden tillhandahåller dokumentationen, systemet hjälper till att bearbeta den och proffsen granskar resultatet.
Automatisering frigör timmar för rådgivaren att fokusera på kunden
Huvudeffekten av att automatisera bokföring är inte begränsad till att avsluta en specifik uppgift tidigare. Den tid som inte går åt till att mata in och bearbeta information kan användas på annat håll. verksamhet av störst värde för kontoret.
En konsultfirma kan ägna dessa timmar åt se över verksamheten, lösa incidenter, analysera situationen av sina kunder eller ge en mer personlig service. Du kan också använda automatisering för att ta på dig en större mängd dokumentation utan att varje ny faktura nödvändigtvis innebär mer manuellt arbete.
Samarbetsportalen kan också minska tiden som ägnas åt att återta enastående dokumentation och organisera filer. Genom att arbeta med kunder och rådgivare inom samma miljö kan varje part veta vilken information de ska tillhandahålla och var de ska göra den.
För den kontor som hanterar en stor volym fakturorkan skillnaden vara särskilt relevant under perioder med större arbetsbelastning.
Automatisering ersätter inte heller kunskapen hos rådgivaren. Artificiell intelligens är det hanterar en del av det repetitiva arbetetmedan den professionella upprätthåller den granskning och de kriterier som krävs för att validera redovisningen.
Enligt Kabilio tillåter denna kombination mellan fakturabehandlaren och samarbetsportalen Minska tiden för att bokföra fakturor med upp till 85 %. De specifika besparingarna kommer att bero på egenskaperna och volymen för varje konsultföretag, men trenden pekar mot en omvandling av en av de administrativa uppgifter som förbrukar flest timmar på kontor.
