- Den digitala klyftan går nu över till skattehanteringen av småföretag
- Manuella processer ökar felen och kan dölja avdrag
- Dessa lösningar kan också underlätta periodiska granskningar
Majoriteten av spanska små och medelstora företag anser att de redan är digitaliserade, men Endast en av tio använder avancerad teknik, enligt Digitaliseringsbarometer för spanska små och medelstora företag citerad av Quantax. Klyftan uppstår när småföretag måste anpassa sin fakturering och bokföring till Verifactu, den framtida obligatoriska elektroniska fakturan och allt mer automatiserad skattekontroll.
Även om 79 % av företagen tror att de har slutfört sin digitala transformation, endast 23 % använder molnlösningar för redovisning och fakturering; medan 52% fortfarande lagrar information på fysiska servrar. Många verksamheter fortsätter att arbeta med kalkylblad, PDF-dokument och fakturor som skickas via e-post, system som ökar risken för fel i takt med att statskassan tar emot och korskontrollerar allt mer data.
Implementeringen av dessa nya system kräver det fakturor, underlag och bokföring är bättre organiserade och kan konsulteras snabbt. En spridd hantering kan göra det svårt att rätta till incidenter, göra avdrag eller svara på en begäran från Skatteverket.
Den digitala klyftan går nu över till skattehanteringen av småföretag
Under de senaste åren har många små och medelstora företag identifierat digitalisering med ha en hemsida, sälja online, använda sociala nätverk eller införliva kundtjänstverktyg. Den elektroniska administrationens framsteg flyttar dock trycket mot redovisning, fakturering och bevarande av skattedokumentation.
Skatteverket har successivt förstärkt de system som tillåter det ta emot, organisera och jämföra information snabbare, så att fel kan upptäckas tidigare och vara svårare att rätta till efter deadline. För småföretag komplicerar det att hitta dokument och verifiera deklarerade data att fortsätta att förlita sig på manuella processer.
”Än idag tar vi fortfarande emot många kunder vars processer bygger på hantera skatter genom kalkylblad, PDF eller skicka fakturor via e-post”, förklarade Álvaro Pascual, VD och medgrundare av Quantax. Enligt denna expert är det metoder som är tydligt otillräcklig för att följa skattereglerna gå mot automatiserade processer.
Problemet ligger inte bara i att använda gamla program, utan i hålla information distribuerad mellan e-postmeddelanden, mappar, utrustning och applikationer som inte kommunicerar med varandra. Denna fragmentering tvingar operationer att rekonstrueras, tar tid och ökar möjligheten att presentera ofullständiga eller osammanhängande data.
Manuella processer ökar felen och kan dölja avdrag
Bristen på automatisering kan orsaka ett företag duplicera en operation, hoppa över en faktura, felaktigt tillämpa en skattesats eller misslyckas med att behålla bevis. Det kan också göra att vissa avdrag, skattelättnader eller avdragsgilla kostnader förblir obemärkta under upprättandet av deklarationer.
Risken ökar när flera personer hanterar olika dokument och konsulten får informationen några dagar före motsvarande skatteförfallodag.
Quantax hävdar att verktyg för artificiell intelligens kan analysera stora mängder information och varna möjliga inkonsekvenser innan skatter lämnas in. Dess effektivitet beror dock på att uppgifterna är fullständiga, klassificerade och tillgängliga utan att man tidigare behöver göra om all redovisning.
Dessa lösningar kan också underlätta periodiska granskningar
Dessa lösningar kan också underlätta periodiska granskningar, även om de inte ersätter professionellt omdöme och inte heller korrigerar tidigare dålig dokumentation.
”Det finns några fall där den finanspolitiska situationen redan är korrekt planerad och många där tekniken upptäcker avdrag, incitament eller fel som inte märkts.” sa Francisco de las Heras, finansdirektör och medgrundare av företaget. De besparingar eller korrigeringar som erhålls beror på den specifika situationen för varje företag. De las Heras antydde att förbättringen kan bestå i att både undvika ett fel och att lokalisera en icke tillämpad skatteförmån.
För en egenföretagare eller ett litet företag kräver digitalisering av skattehantering inte nödvändigtvis att man införlivar komplexa verktyg från början eller ersätter alla dess system. Det första steget består av centralisera fakturor och kvitton, upprätta gemensamma arkiveringskriterier, definiera vem som anger varje data och samordna proceduren med konsultföretaget.
När informationen är organiserad kan verksamheten bedöma vilka uppgifter som ska automatiseras och vilka kontroller som ska upprätthållas innan varje deklaration skickas.
