De 6 misslyckanden förbinder sig mest självtillverkade när du skriver ett e -postmeddelande

Daglig e -posthantering Du kan till och med representera en tredjedel av arbetsdagen I fallet med vissa yrkesverksamma, enligt Arbetstrendindex Utarbetad av Microsoft. Inte överraskande, i en helt digitaliserad miljö beror många självföretagade och småföretag till stor del på denna kanal för Uppgifter som att stänga din försäljning, lösa incidenter och samordna jobb.

Framför denna verklighetgarantera att varje meddelande är tydligt och sammanhängande, Förutom att påverka sin produktivitet, Påverka bilden som genereras för samtalspartnerna. Därför påverkar den möjliga förlusten av kommersiella möjligheter.

Således är det inte förvånande att mer och mer autonoma adopterar Lösningar baserade på konstgjord intelligens, Så korrekt, det De hjälper till att automatisera stavning och stilistisk recension av e -postmeddelanden som ger smidighet till arbetsflödet.

1. Vanligaste misstag när man skriver e -postmeddelanden proffs
2. Rekommendationer att skriva e -postmeddelanden effektiv

Vanligaste misstag när man skriver e -postmeddelanden proffs

Dessa verktyg är utbildade till Att ta itu med de viktigaste misslyckandena som självarbetslösa och småföretag vanligtvis begår i sin kommunikation, Den hinder förståelse och påverkar uppfattningen av allvar och solvens.

Bland de sex huvudsakliga, som är rätt utvecklare, är:

1. Olämplig hälsning

Börja utan att anpassa mottagaren, med en kort ”hej” eller med en ”uppskattning Mr./a” för generisk, Det överför slarv. Det är tillrådligt att anpassa rubriken till graden av förtroende och sammanhang.

Till exempel en ”god morgon, Mr. Gomez,” betecknar närhet och respekt i en första interaktion; Medan en ”hej, mara,” Upprätta en mer informell ton När det finns en tidigare relation.

Ton som också måste Förbli konsekvent i resten av meddelandet, Något möjligt genom korrekt genom dina skrivalternativ.

2. Stava fouls och grammatiska fel

En enda brist på stavning eller en obalans av överensstämmelse räcker för att erodera emittentens trovärdighet. Rätt förlängning Han upptäcker omedelbart accenter, konkordans, skiljetecken och typografi På plattformar som Gmail, WhatsApp Web eller Google Docs, och därmed undviker oavsiktliga detaljer meddelandet.

3. Överdrivet långa och strukturella fraser

Sammankopplingen av meningar utan poäng eller komma gör det svårt att läsa meddelandena; I en sådan utsträckning att det vid behov skulle avskräcka svaret. Inför detta, Det är bekvämt att använda korta stycken, interlear -kontakter och lita på vinjetter Det underlättar mottagaren att snabbt identifiera de viktigaste punkterna.

4. Bug eller lite beskrivande fråga

Fältet ”Matter” är lika med rubriken för en nyhet: Om du inte fångar din uppmärksamhet eller inte informerar innehållet kan posten gå obemärkt. Därför är det bekvämt att använda fraser så specifika som möjligt eller som genererar förväntningar, till exempel ”webbförnyelsebudget – 3 alternativ”, istället för en vag ”budget”; Naturligtvis lämnar det tomt.

5. Yoursy i avslutande hälsningar och farväl

Avsluta ett e -postmeddelande plötsligt, utan en fras som ”Jag stannar till ditt förfogande” eller en ”hjärtlig hälsning”, Det genererar en känsla av slarv eller torrhet. Ett kort och artigt farväl, tillsammans med en inbjudan att lösa tvivel eller schemalägga ett samtal, förstärker meddelandets professionalism och öppnar dörrarna att fortsätta konversationen.

6. Skicka utan att kontrollera eller utan bilagor

Skicka ett e -postmeddelande som tillkännager ett bilaga -dokument utan att ha inkluderat det är Ett klassiskt fel som förblir effektivitet och orsakar frustration. Övningen att skicka ett test till sig själv och snabb kontroll av bilagor undviker dessa katastrofer.

Rekommendationer att skriva e -postmeddelanden effektiv

När de gemensamma felen har identifierats är det vändningen De riktlinjer som hjälper till att öka öppnings- och svarsfrekvensen av e -postmeddelanden:

• Definiera tydligt målet. Innan du sätter upp, Det bör fastställas vad som är avsett med posten, Oavsett om du ska ordna ett möte, skicka en offert eller spår. Detta syfte kommer att markera strukturen, tonen och uppmaningen till slutåtgärder.
• Upprätthålla korthet och precision. Med tanke på den höga volymen av meddelanden som fyller våra inmatningsbrickor, En direkt och avgränsad text I tre eller fyra stycken Öka chansen att läsas. Varje block måste införa en unik idé och avslutas med ett nästa tydligt steg.
• Anpassa registreringen till samtalspartnerna. Språk och formalitet måste Kalibrera enligt mottagarens profil. När det gäller höga positioner eller institutionella företag är stilen benägen mot ett mer protokoll spanska. Istället, bland vanliga kollaboratörer, räcker en neutral och nära ton.
• Använd vinjetter för att markera viktiga punkter. Listor med vinjetter gör tät information lättare att läsa, också bryta stora textblock, De bör alltid undvikas.

• Automatisk granskning med AI. Innan du skickar meddelandet, Att passera stavningens concealer kan undvika ogillar onödig. Verktyg som korrekta gör det möjligt att upptäcka och korrigera fel direkt.
• Sista kontrollen innan du skickar. I detta avseende, och som vi har sagt när vi pratar om de vanligaste misstagen är det tillrådligt Granska manuellt aspekter som Länkar ingår och de bilagor.

Kombinationen av dessa bra skrivmetoder med stöd av teknologiska lösningar från specialiserade, till exempel Korrekt, garanterar att var och en e-post uppfylla din funktion. Även om de ansvariga påpekar är nyckeln att överväga att varje sändning är mer än en enkel rutinhantering, som representerar en show av professionalism och vård för detaljer.