Finansministeriet kommer att sanktionera små och medelstora företag som inte avinstallerar sina gamla faktureringsprogram med 50 000 euro

1. Treasury kommer att sanktionera små och medelstora företag från januari för all föråldrad programvara som kan fakturera
2. AEAT klargör att risken ligger i att hålla det gamla programmet operativt
3. Hur kan små och medelstora företag undvika denna påföljd när de byter faktureringsprogram?
4. Nya krav som faktureringsprogram för små och medelstora företag måste uppfylla för att vara lagliga

Barer, restauranger, butiker och andra småföretag som fortfarande använder gamla faktureringsprogram måste se över hur de övergår till de nya reglerna som kommer att kräva Skattemyndigheter till företag från januari 2027.

Eftersom denna tidning redan har avancerat, kommer det inte att räcka att installera en för att följa lagen programvara anpassad till förordningen om datoriserade faktureringssystem (RRSIF eller Verifactu-förordningen). I många fall Det kommer också att vara nödvändigt att korrekt inaktivera det tidigare programmet om den behåller kapaciteten att fortsätta att utfärda fakturor.

Det klargjorde nyligen Skatteverket själv i ett svar som publicerats på dess informationsportal om Verifactu-förordningen. Enligt AEAT utgör enbart bevarandet av ett gammalt program för att konsultera historiska fakturor inte en intrång. Dock, hålla installerat a programvara ej anpassad som fortfarande kan användas för fakturering Ja, det kan ge upphov till den sanktion som föreskrivs i artikel 201 bis.2 i den allmänna skattelagen.

Skillnaden kan tyckas liten, men den är avgörande för tusentals småföretag som kommer att förändra sina programvara under de närmaste månaderna. Många hotellägare, företag, verkstäder eller professionella kontor kommer att behålla sina gamla program för att få tillgång till historisk data och, enligt Skatteverket, skulle de drabbas av sanktioner av 50 000 euro om de inte inaktiverar det korrekt.

Treasury kommer att sanktionera små och medelstora företag från januari för all föråldrad programvara som kan fakturera

Den rättsliga grunden för dessa sanktioner finns i artikel 201 bis.2 i den allmänna skattelagen, införd just för att säkerställa efterlevnaden av de nya reglerna av faktureringsprogram.

Denna föreskrift fastställer en fast vite på 50 000 euro för varje år för dem som har datoriserade faktureringssystem som måste vara certifierade och inte är det, eller när de certifierade enheterna har ändrats.

Fram till nu fanns det många tvivel om vad som skulle hända med de gamla programmen som många företag De hålls installerade endast för att konsultera fakturor som utfärdats för flera år sedan.. Skatteverket själv har precis rensat ut den osäkerheten.

AEAT klargör att risken ligger i att hålla det gamla programmet operativt

Enligt finansministeriet, programmets ”tid” måste förstås kopplat till dess förmåga att fortsätta fakturera. Det vill säga att behålla programvaran enbart som en historisk fil utgör inte i sig ett intrång om systemet inte längre kan utfärda nya fakturor.

Situationen förändras dock helt när programmet fortsätter att fungera. Skatteverket varnar uttryckligen för att om efter den 1 januari 2027 (eller den 1 juli 2027 för egenföretagare) ett gammalt, icke-anpassat program som fortfarande kan utfärda fakturor upptäcks, kan dess innehav utgöra en överträdelse enligt artikel 201 bis.2 i den allmänna skattelagen, alltid förhandsbedömning av den skattskyldiges beteende och ansvar.

Det vill säga att statskassan inte behöver bevisa att verksamheten faktiskt har utfärdat fakturor med den programvaran. Det kommer att räcka för att verifiera att programmet fortfarande har kapacitet att göra det.

Just därför är Skatteverkets rekommendation själv att undvika att hålla några installerade programvara gammal med faktureringsfunktion.

Hur kan små och medelstora företag undvika denna påföljd när de byter faktureringsprogram?

Förtydligandet från finansministeriet och från olika experter som konsulterats är särskilt användbart för sektorer som gästfrihet, detaljhandel eller små professionella tjänsterdär det varit vanligt att arbeta i åratal med POS-program eller faktureringsapplikationer installerade lokalt.

Många av dessa företag kommer att behöva behålla historiska fakturor av skatte-, bokförings- eller dokumentgarantiskäl. Skatteverket minns dock att detta inte nödvändigtvis kräver att det gamla programmet ska vara installerat.

Faktum är att han påpekar att majoriteten av Faktureringsprogram låter dig exportera alla genererade poster och fakturorså att de kan bevaras utan att du behöver fortsätta använda den gamla programvaran. Enligt AEAT själv utgör detta det ”mest tillrådliga” alternativet för att undvika risker för bristande efterlevnad.

Att exportera historiken eller uppdatera programvaran är de säkraste alternativen

När det är viktigt att bevara programmet, förklarar finansministeriet att det också kommer att göra det skulle kunna bibehållas så länge det definitivt upphör att vara ett faktureringssystem. För detta finns olika möjligheter.

Den första består av avinstallera funktionen för att utfärda fakturor heltså att programmet endast tjänar till att konsultera historisk information.

Ett annat alternativ skulle vara att modifiera den egna programvara för att tekniskt förhindra utfärdande av nya fakturor efter ett visst datum. Vid den tidpunkten skulle det inte längre betraktas som ett datoriserat faktureringssystem i enlighet med förordningarna.

Vidare förordar Skatteverket Kontrollera med tillverkaren av det gamla programmet om du redan har en anpassad version till Verifactu-förordningen. I många fall kommer det att räcka med att uppdatera den befintliga programvaran för att undvika att behöva migrera all information till en annan leverantör.

När den här uppdateringen inte är möjlig, rekommenderar finansministeriet att överväga att anlita ett nytt certifierat program eller, för småföretag vars behov är enklare, att använda den kostnadsfria faktureringsapplikation som Skatteverket själv kommer att göra tillgänglig.

Allt detta är särskilt viktigt med hänsyn till den tidsplan som planeras för ikraftträdandet av den nya skyldigheten. Företagsskattebetalare måste använda anpassade program från 1 januari 2027, medan egenföretagare som betalar personlig inkomstskatt har fram till 1 juli 2027.

Nya krav som faktureringsprogram för små och medelstora företag måste uppfylla för att vara lagliga

Skyldigheten att dra tillbaka gamla program med faktureringskapacitet är en del av en mycket bredare förändring som främjas av finansministeriet för att bekämpa skattebedrägerier genom den nya förordningen om datoriserade faktureringssystem (RRSIF), godkänd av Kunglig förordning 1007/2023.

Små och medelstora företag och egenföretagare som använder faktureringsprogram ska från och med ikraftträdandet uteslutande göra det med system anpassade till de nya tekniska krav som Skatteverket ställer.

Bland de viktigaste skyldigheterna sticker ut oföränderliga faktureringsuppgifter. Det vill säga, när en faktura väl har utfärdats kommer programmet inte att kunna tillåta ändring eller radering utan att lämna ett spår. Om det är nödvändigt att korrigera några uppgifter, måste det göras genom att utfärda en korrigerande faktura, med alltid upprätthålla spårbarheten för all verksamhet.

Dessutom måste de nya programmen generera ett register över varje faktura med en unik identifierareinförliva mekanismer för kedja av fotspår eller hasch, som förhindrar att ordningsföljden på bokföringen ändras och håller alla uppgifter i sin helhet och tillgängliga för Skatteförvaltningen.

En annan nyhet kommer att vara det obligatoriska införlivandet av en QR-kod på fakturorna och en identifierande förklaring när skattebetalaren använder modaliteten Verifactuvilket gör det möjligt att verifiera handlingarnas äkthet och underlätta skattekontrollen. Likaså måste programmen vara förberedda för att automatiskt skicka journalerna till Skatteverket när affärsmannen väljer detta frivilliga system.