Samarbetsverktyg gör det möjligt för anställda att arbeta tillsammans oavsett fysisk plats, men vad kostar ett företag och dess medarbetare när dessa verktyg motverkar professionella mål?
Samarbetsverktyg på arbetsplatsen som Slack, Zoom, Trello och Dropbox har gjort det möjligt för anställda att enkelt och effektivt engagera sig i sina arbetsplatser från praktiskt taget var som helst i världen.
Allt från enkla e-postfunktioner till robusta och komplexa projektledningsfunktioner, samarbetsverktyg gör det möjligt för team att arbeta tillsammans och hålla kontaktennär de arbetar mot sina gemensamma mål.
Men vad händer när dessa tekniker inte passar ett företag? Företag och anställda har unika sätt att arbeta och det som fungerar bra för en grupp kan vara motsatsen till framsteg till en annan.
Enligt Dr Rebecca Hinds, chef för Asanas Work Innovation Lab, har forskning visat att kunskapsarbetare och ledare spenderar 85 procent av sin tid på att använda samarbetsverktyg via möten, e-postmeddelanden och mobiltelefoner, men organisationer har inte kunnat mäta eller optimera detta effektivt”.
”Vårt team arbetar dagligen med företag och använder nätverksvetenskap och AI för att avslöja aspekter av deras samarbete som de inte visste fanns, silos, superanslutningar, ineffektivitet,” förklarade Hinds till SiliconRepublic.com.
Samarbetsproblem
För Hinds är beslutet att försumma samarbetsverktyg till den grad att de hindrar arbetskraften ett kostsamt beslut. ”Ineffektiva samarbetsverktyg tar en betydande vägtull på dagens arbetskraft, med effekter som sträcker sig från bortkastad tid till minskad moral”, sa hon.
Hon citerade forskning gjord förra året av Asana, som visar att arbetare förlorar 57 minuter i genomsnitt varje dag och växlar fram och tillbaka mellan för många samarbetsverktyg. Ytterligare 30 minuter tenderar att gå förlorade eftersom anställda kämpar för att bestämma sig för det bästa verktyget för uppgiften.
”Det är inte bara ineffektiva verktyg som orsakar problem, för många verktyg kan också påverka de anställdas upplevelse negativt. Uppskattningar tyder på att det genomsnittliga företaget jonglerar med mer än 300 SaaS-verktyg, varav många är för samarbete. Det här digitala röran tömmer de anställdas tid och fokus avsevärt.”
När de anställdas erfarenhet fortsätter att utvecklas genom digitalisering, noterade hon att kombinationen av för många verktyg att välja mellan och ineffektivitet sannolikt kommer att leda till frustration, minskad produktivitet och betydande konsekvenser för företag om de misslyckas med att ta itu med problemen.
”För att mildra dessa effekter måste ledare förstå vilka verktyg som har störst effekt för deras personal. Genom att effektivisera och förenkla samarbetstekniker kan de hjälpa till att se till att mer tid ägnas åt värdefullt arbete snarare än att navigera mellan verktyg, säger Hinds.
Det är bara vettigt
Att utrusta ditt företag med en flotta av intuitiva, strömlinjeformade och efterfrågade samarbetsverktyg är bara vettigt, så varför skulle ett företag försumma att kapitalisera på de tillgångar de har till sitt förfogande?
Enligt Hinds finns det ofta en koppling mellan ledare och deras team, med hänvisning till Asanas forskning som visade att mer än en tredjedel av de tillfrågade tror att deras företag har samarbetsteknologi som de inte vet hur de ska använda effektivt.
”Detta belyser en avgörande möjlighet för ledare att involvera sina team i verktygsvalsprocessen, investera i adekvat utbildning för att ge arbetarna möjlighet att använda dessa verktyg effektivt och säkerställa att anställda har autonomi att utnyttja dessa verktyg för att hantera sin arbetsbelastning.”
Utplaceringen av noggrant utvalda samarbetsverktyg kan lyfta ett företag, förbättra projektresultat, lagarbete, bristande kommunikation och moral, främja ett innehåll och en produktiv arbetsmiljö.
I företag som beslutar sig för bättre integrerade samarbetsverktyg, noterade Hinds att riskerna kan vara allvarliga, till exempel har Asana funnit att 32 procent av de anställda skulle överväga nya anställningar om de erbjöd samarbetsverktyg som är bättre lämpade för deras roll.
Samarbetar med AI
Det finns inget ämne som kan tas upp i denna tid som inte på något sätt involverar AI, och denna teknik har definitivt en roll att spela för att främja en bättre implementering av företagssamarbetsverktyg.
Istället för att se dem som enkla produktivitetsverktyg, sa Hinds att ”framåttänkande företag undersöker hur AI kan förbättra kreativitet, beslutsfattande och problemlösning i hela sin personalstyrka. Detta holistiska synsätt på AI-integration Det är där vi ser den mest spännande potentialen för människorsfokuserad innovation inom en snar framtid, säger hon.
När hon blickar framåt förväntar hon sig betydande innovation inom human-AI-samarbete, som hon anser måste närma sig genom en människocentrerad lins, och behandla AI som en lagkamrat snarare än bara ett verktyg.
”Denna tankesättsförändring är viktig. Det uppmuntrar anställda att tänka djupare på att utveckla mänskliga-i-slingan-arbetsflöden, och gå bortom att bara överväga vad AI kan göra för dem till att utforska vad de kan åstadkomma med AI som partner, säger Hinds.
I slutändan, för Hinds, är budskapet till högsta ledningen och företagsägare tydligt; ”Att ignorera efterfrågan på bättre samarbetsverktyg och praxis är en riskabel satsning”.
”I dagens konkurrensutsatta talangmarknad, där förmågan att samarbeta effektivt kan göra eller bryta ett företags framgång, är det inte bara bra praxis att möta dessa krav, det är en affärsmässig nödvändighet. Valet för ledarskap är enkelt, anpassa sig och frodas, eller ignorera och riskera att hamna på efterkälken.”
Ta reda på hur nya tekniska trender förändras i morgon med vår nya podcast, Future Human: The Series. Lyssna nu Spotifypå Äpple eller var du än får dina poddar.
