Hur mycket kommer det att kosta egenföretagare och företag att anpassa sig till digital tidskontroll 2026?

1. Hur mycket skulle det kosta små och medelstora företag att implementera den nya digitala tidsregistreringen?
2. Större investeringar i systemet för större små och medelstora företag
3. Vad innehåller de nya signeringssystemen för små och medelstora företag?

Med start 2026, allt affärer med arbetare de måste ha en digitalt system för att registrera arbetstimmar. Pappersark eller manuell inloggning kommer inte längre att räcka: de nya reglerna kommer att kräva datorverktyg som registrerar varje in- och utpassering korrekt och som kan nås på distans av arbetsinspektionen.

Som denna media redan rapporterade tillkännagav arbetsministeriet för några dagar sedan publiceringen av utkastet – med förbehåll för offentlig utfrågning – av den nya förordningen om tidsregistrering. Åtgärden, som syftar till att stärka kontrollen av arbetade timmar och förhindra övergrepp, kommer att innebära en extra kostnad för egenföretagare, småföretag och små och medelstora företagsom måste hyra program för tidsregistrering godkänd.

Men hur mycket kommer det egentligen att kosta att uppfylla denna skyldighet? För att besvara den frågan har denna tidning konsulterat tre av de viktigaste företagen i branschen, som beskriver detaljerna genomsnittliga priser att företagen skulle behöva betala efter sin storlek om denna åtgärd genomförs.

Hur mycket skulle det kosta små och medelstora företag att implementera den nya digitala tidsregistreringen?

Enligt de experter som konsulterats skulle majoriteten av egenföretagare och små och medelstora företag kunna anpassa sig till den nya digitala tidskontrollen med en årlig investering på mellan 400 och 1 000 euro, beroende på leverantör och antal anställda.

En icke försumbar kostnad för många egenföretagare och småföretagare som går igenom vardagen, vid många tillfällen, med vatten upp till halsen.

Ser man på den positiva sidan, fördelar på medellång sikt -som att undvika sanktioner, automatisera uppgifter och modernisera ledningen – kan i vissa fall kompensera för den initiala investeringen, särskilt i arbetsstyrkor med fler än tio anställda. Dessutom tillåter de flesta mjukvaruföretag åtkomst genom olika enheter, som t.ex mobiltelefoner eller surfplattor.

Exempel på hur mycket ett tidskontrollprogram skulle kosta små och medelstora företag

Företag med få anställda, som ett kafé, klädbutik eller frisörsalong, De kunde inte uppfylla den nya skyldigheten för mindre än 30 euro per månad.

Ett av företagen som konsulterades med detta innebär, Bizneo erbjuder ett slutet paket för mikroföretag (1 till 10 anställda) för 399 euro per årsom innehåller allt som behövs (tidregistreringssystem, digital signatur, dokumenthanterare, frånvaro och semester) för att spara kvitton eller kontrakt.

Något intressant är att utbildning för arbetare ingår och att det inte finns några genomförandekostnader. Efter kontraktet har varje företag en personlig kontoansvarig som hjälper dig med frågor eller konfigurering.

För sin del, sesam erbjuder sin mest grundläggande plan, kallad ”HR-tid”, med ett månadspris på 71,25 euro per månad (årskontrakt) som omfattar upp till 15 anställda. Det inkluderar klockkontroll, semester- och frånvarohantering, skiftplanering och klockning med ansiktsigenkänning.

Totalt skulle ett litet företag med 15 arbetare betala cirka 855 euro per år. Och ett företag som hade tre skulle också behöva stå inför samma summa.

Om företaget har fler anställda ökar kostnaderna med var och en av dem: Ytterligare 4,75 euro per månad för varje extraarbetare. Till exempel skulle en butik med 20 anställda betala runt 95 euro per månad.

I fallet med Skello, planen utgår från 49 euro per månad för företag med 5 anställda eller färremed en genomförandekostnad initialt 200 eurosom omfattar personalutbildning och systemkonfiguration.

Dessutom erbjuder de rabatter från 10% till 15% vid årsanställning. ”Vi jobbar inte med fasta priser, eftersom vår lösning är modulär – förklarade de från Skello -. Varje företag betalar bara för de funktioner den behöver, oavsett om det är klockning, skiftplanering eller lönehantering.”

Därför skulle de genomsnittliga månatliga kostnaderna för ett mikroföretag, för att anpassa sig till de nya reglerna för elektronisk signering, vara mellan 30 och 70 euro per månadungefär.

Större investeringar i systemet för större små och medelstora företag

När personalstyrkan växer justeras kostnaderna efter antalet anställda och de tjänster som kontrakteras.

I Bizneobetalar företag med fler än 10 anställda 3 euro per månad per arbetare. Det betyder att:

• Ett SMF med 15 anställda skulle betala 540 euro per år.
• En av 30 arbetare, 1 080 euro årligen.

Upp till 50 anställda, det finns inga implementeringskostnader. Från denna tröskel läggs en ”onboarding” eller implementeringskostnad som börjar från 200 euro som engångsbetalning.

I sesamär prismodellen liknande. ”HR Time”-planen täcker upp till 15 anställda, och för varje ytterligare tillkommer 4,75 euro per månad. I små och medelstora företag med mellan 20 och 50 anställda är den totala kostnaden runt mellan 1 000 och 1 500 euro per årberoende på storlek och vald plan.

För sin del, Skello placerar priset för ett genomsnittligt företag runt 69 euro per månad med 20 anställdaantingen 99 euro månadsvis med 50 arbetarevilket gör det till ett av de mest stabila alternativen i månadskostnad.

I de flesta fall inget behov av att köpa ytterligare hårdvaraeftersom systemet kan installeras i vilken mobil eller surfplatta som helst: ”en basplatta kostar cirka 45 euro”, påpekade de från Skello.

Vad innehåller de nya signeringssystemen för små och medelstora företag?

Även om huvudsyftet med dessa verktyg är att uppfylla den rättsliga skyldigheten att registrera arbetstid, erbjuder de mest utbredda programmen på marknaden andra funktioner.

Bland de mest anmärkningsvärda verktygen som de flesta programvaruleverantörer delar är:

• Komplett tidsrekord: in-, utfart och raster under dagen.
• Förvaltning semester och frånvaromed delade kalendrar.
• Kontroll av skift och kvadrantermycket användbar för lokaler med rotationer.
• Support och utbildning inklusive.
• Automatiska uppdateringarför att säkerställa regelefterlevnad.

Varje leverantör har dock sina särdrag:

• Bizneo innehåller en dokumenthanterare och digital signatur.
• Skello, i stället, erbjuder inte biometriska systemeftersom, som de förklarade, ”biometrisk registrering, även om den uppfyller vissa tekniska krav, inte längre är laglig.”
• sesamtillåter dock inloggning ansiktsigenkänning. Även om de insisterade på att för att använda det ”det är obligatoriskt att ha arbetarnas samtycke, för att inte bryta mot lagen eller kränka deras integritet.”

Utöver tidskontroll lägger de flesta plattformar till omfattande personalhanteringsfunktioner, såsom skiftplanering, rapportgenerering och integration med redovisning för att enkelt dela och skicka löner.

Företagstyp	Mall	Bizneo	sesam	Skello	Inkluderar	Observationer
Micro	1–10	399 €/år 33 €/månad (motsvarande)	71,25 €/månad (855 €/år)	€49/månad + €200 implementering	Tidsregistrering, semester, frånvaro	Skello erbjuder rabatter på 10-15% på årsprenumerationer
Små företag	10–20	3 €/anställd/månad (≈540 €/år med 15 anställda)	71,25 €/månad (upp till 15 anställda) + 4,75 €/extra anställd	69 €/månad med 20 anställda	Idem	Låter dig anpassa funktioner
Medelstort SME	20–50	3 €/anställd/månad + implementering från 200 € från 50 anställda	≈1 000–1 500 €/år	99 €/månad med 50 anställda	Idem	Ingen kräver ytterligare hårdvara
>50 anställda	+50	3 €/anställd/månad + implementeringskostnad från 200 €	Högre HR-planer (inget offentligt pris)	Anpassat pris	Idem	Bizneo anpassar onboarding efter storlek