De små och medelstora företag De kan inte längre fortsätta att skjuta upp genomförandet av klagomålskanalen. Sedan den 10 februari förra året har den oberoende myndigheten för skydd av informanter (AIPI) aktiverat det officiella formuläret för att meddela utnämningen av den person som är ansvarig för det interna informationssystemet (RSII), det sista pågående förfarandet för lag 2/2023 för att implementera alla dess effekter.
Med implementeringen av detta elektroniska system, tvåmånadersperioden för företag att kommunicera utnämningen av din chefmed deadline den 10 april. Men framför allt aktiveras effektiv kontroll av myndigheten och sanktionssystem som föreskrivs i normen.
Detta betyder det slutar, de facto, ”fristen” som många små och medelstora företag tolkat existerar sedan lagen trädde i kraft. Från och med nu kan bristen på en intern rapporteringskanal eller dess felaktiga genomförande leda till att sanktioner når upp till en miljon euro.
- Inspektionen aktiverar formuläret för att kontrollera att små och medelstora företag följer reklamationskanalen
- Vilka små och medelstora företag krävs för att implementera whistleblowing-kanalen?
- Böter på upp till 1 000 000 euro och direkt ansvar för direktörer
- Vad bör små och medelstora företag se över nu för att följa klagomålskanalen?
Inspektionen aktiverar formuläret för att kontrollera att små och medelstora företag följer reklamationskanalen
Som förklarats av Héctor Déniz Guedes, chef för området efterlevnad vid AGM Abogados, är den stora nyheten inte själva skyldigheten – som redan har funnits sedan 2023 – utan snarare att Det finns nu en operativ administrativ mekanism för att kontrollera efterlevnaden.
Hittills har många företag ansett skyldigheten att ha ett internt informationssystem vara mer teoretisk än praktisk. AIPI själv hade klargjort att skyldigheten att meddela utnämningen av den ansvariga avbröts tills proceduren var helt aktiverad.
Det ögonblicket har redan kommit. Sedan den 10 februari 2026 tillåter myndighetens elektroniska huvudkontor att RSII-kommunikationen skickas officiellt.
Två konsekvenser av att aktivera formuläret
För Héctor Deniz innebär detta två direkta konsekvenser. Den första, att deadline börjar löpa två månader att meddela förordnandet. Den andra är att Whistleblower Protection Authority kan utöva sina tillsynsfunktioner fullt ut.
Faktum är att AIPI kan begära information, verifiera det interna systemets lämplighet och kontrollera om företaget korrekt har utsett sin chef. I händelse av bristande efterlevnad skulle den sanktionsordning som föreskrivs i lagen aktiveras.
Sanktionerna är inte ringa. Mycket allvarliga överträdelser kan uppgå till en miljon euro när det gäller juridiska personer. Relevanta böter förutses också för direktörer och administratörer om bristande noggrannhet iakttas vid fullgörandet av deras skyldigheter.
”Fram till nu fanns en uppfattning om att skyldigheten kunde försenas utan omedelbara konsekvenser. Den uppfattningen är inte längre hållbar”, förklarade chefen för efterlevnad på AGM Abogados.
Vilka små och medelstora företag krävs för att implementera whistleblowing-kanalen?
Lag 2/2023 kräver genomförande av en internt informationssystem –känd som en whistleblowing-kanal – för alla företag med 50 eller fler anställda. De enheter som, oavsett storlek, verkar inom reglerade sektorer som finansiella tjänster, förebyggande av penningtvätt, miljöskydd eller transportsäkerhet krävs också.
När det gäller koncerner kan du finns ett gemensamt systemmen varje företag måste garantera att mekanismen är tillgänglig och uppfyller lagkrav. Dessutom kan företag med mellan 50 och 249 anställda dela på resurser för sin ledning, men kan inte undgå skyldigheten.
Systemet måste tillåta lämna in klagomål skriftligen eller muntligt, även anonymt. Den måste garantera konfidentialitet, skydda meddelaren från repressalier och upprätta ett tydligt internt utredningsförfarande.
”Det räcker inte med en e-postlåda eller ett generiskt formulär. Systemet måste uppfylla mycket specifika tekniska och organisatoriska krav”, varnar Déniz Guedes. Lagen kräver också att det finns en person som är ansvarig för det interna informationssystemet, med autonomi och oberoende, vars utnämning nu formellt ska meddelas AIPI.
Böter på upp till 1 000 000 euro och direkt ansvar för direktörer
Lag 2/2023 fastställer också en kraftfulla sanktionsregim. Allvarliga och mycket allvarliga överträdelser kan leda till böter på upp till 1 000 000 euro när det gäller juridiska personer.
Bland de sanktionerbara överträdelserna är:
- Att inte ha ett internt informationssystem.
- Underlåtenhet att garantera konfidentialitet.
- Tillåt inte anonyma klagomål.
- Underlåtenhet att utse en oberoende chef.
- Underlåtenhet att korrekt bearbeta mottagna kommunikationer.
Dessutom är det inte bara ett företagsansvar. Styrelseledamöter och ledande befattningshavare kan ådra sig personligt ansvar om de inte uppfyller sina omsorgsplikter. och tillsyn. Detta inför ytterligare risker för SME-chefer som har valt att fördröja implementeringen av kanalen.
Budskapet är tydligt: underlåtenhet att agera är inte längre ett neutralt alternativ.
Vad bör små och medelstora företag se över nu för att följa klagomålskanalen?
Med det formulär som nu finns tillgängligt måste obligatoriska små och medelstora företag kontrollera tre grundläggande aspekter.
Först av allt, det De har faktiskt en kanal i enlighet med lagen. Detta innebär att sekretess, dataskydd, möjligheten till anonym rapportering och ett dokumenterat hanteringsförfarande garanteras.
För det andra, det Chefen för det interna informationssystemet har formellt utsetts av företagets behöriga organ. Detta möte måste dokumenteras.
Och för det tredje, det Utnämningen har kommunicerats inom tidsfristen till AIPI genom det nya formuläret.
Dessutom räcker det inte att implementera systemet på papper. Företaget måste kunna bevisa att det fungeraratt det finns interna protokoll och att den maximala perioden på tre månader att svara på uppgiftslämnaren respekteras.
Deniz Guedes insisterade på att ”kanalen är inte bara ett formellt krav, utan ett verktyg för styrning och riskförebyggandeI denna mening skyddar standarden också företaget mot eventuellt straffansvar, så länge systemet är korrekt implementerat och funktionsdugligt.
