Skatteverket svarar på nya tvivel från små och medelstora företag och egenföretagare om hur man skickar fakturor

Med start i juli 2025, den första terminen av anpassning till regelverket för faktureringsprogram. Från och med det ögonblicket kommer all programvara som säljs i Spanien att behöva ge företag möjligheten att aktivera VERI*FACTU, systemet för att automatiskt skicka fakturor till statskassan.

Enligt ministerordern som publicerades i slutet av 2024, bland de många krav som fastställts, finns skyldigheten att all programvara obligatoriskt erbjuda möjligheten att skicka automatiskt och i realtid alla fakturor till statskassan. Faktum är att utvecklare och företag som säljer dessa program bara har fram till juli på sig att uppdatera sina system och introducera denna funktionalitet.

Detta innebär att om bara sju månader kommer alla faktureringsprogram som marknadsförs i Spanien att behöva ge egenföretagare möjlighet att aktivera detta system. ”verifierbara fakturor”. Med VERI*FACTU vet finansministeriet data såsom verksamhet och skatter de betalar egenföretagare från och med utfärdandet.

För att klargöra alla tvivel som egenföretagare har angående detta nya system, dess funktion och dess konsekvenser har Skatteverket publicerat en guide med vanliga frågor om VERI*FACTU. Gruppens huvudsakliga tvivel och deras svar sammanfattas nedan.

Vanliga frågor om VERI*FACTU som är mest intressanta för egenföretagare

Vad är ett VERI*FACTU-system och hur skiljer det sig från ett som inte är det?

Från och med juli 2025, med ikraftträdandet av de nya faktureringsprogrammen, kommer egenföretagare att ha möjlighet att välja mellan två metoder för att hantera dina fakturor: VERI*FACTU och inte VERI*FACTU.

Han VERI*FACTU-systemet Den är utformad så att de genererade fakturorna automatiskt skickas till Skatteverket i realtid. Det är ett alternativ designat för egenföretagare som vill förenkla sin skattehantering och garantera efterlevnad av regelverk utan ytterligare bekymmer. Dess huvudsakliga funktioner är:

  • Automatisk hänvisning: Varje utfärdad faktura överförs direkt till statskassan, omedelbart och säkert.
  • Garanterad spårbarhet: Skatteverket tar emot uppgifterna på ett ordnat, konsekvent sätt och utan försummelser eller ändringar.
  • Mindre felmarginal: Genom att automatisera frakten minskar riskerna för bristande efterlevnad eller skattefel.

Det andra alternativet som erbjuds av de nya faktureringsprogrammen är icke-VERI*FACTU-systemet, som är mer flexibelt, men kräver större kontroll från egenföretagarens sida. I det här fallet skickas fakturorna inte automatiskt till statskassan, utan lagras i själva programmet, och egenföretagaren ansvarar för att säkerställa att de bevaras korrekt och efterlevs. Dess egenskaper är:

  • Intern lagring: Fakturor sparas i programvaran och måste vara tillgängliga och skyddade under den lagliga preskriptionstiden.
  • Integritet och spårbarhet: Uppgifter kan inte ändras utan att lämna ett register över de ändringar som gjorts.
  • Större manuell kontroll: Det är egenföretagaren som ser till att allt är i sin ordning vid en eventuell skattekontroll.

När och hur kan du välja VERI*FACTU-systemet?

Välj systemet VERI*FACTU kräver inget formellt förfarande inte heller meddelande till statskassan. Egenföretagaren anses automatiskt ha valt detta system. om du börjar skicka dina fakturor kontinuerligt och systematiskt till Skatteverket genom dess elektroniska huvudkontor.

Är det möjligt att ändra modalitet?

Ja, egenföretagare kan byta till VERI*FACTU-systemet när som helst på åretäven om de började använda ett overifierbart system.

Valet av VERI*FACTU-systemet kommer att vara giltigt, åtminstone till slutet av det kalenderår då den första leveransen görs. Till exempel om en egenföretagare börjar använda detta system i september 2025, kommer att åta sig att fortsätta använda den åtminstone fram till den 31 december 2025

Vad skulle hända vid strömavbrott eller fel?

Om ett strömavbrott, tekniskt fel eller annan incident inträffar som förhindrar att fakturor skickas till statskassan via VERI*FACTU-systemet:

  • Förlängd tidsfrist: Det är tillåtet att skjuta upp sändningen av fakturor tills incidenten är löst.
  • Särskild märkning: Senare inlämnade poster måste innehålla ”S”-märket i fältet ”Incident”.
  • Kontinuerlig fakturering: Företag kan – och bör – fortsätta fakturera som vanligt och skicka poster senare.
  • Affärsmannens beslut: Om felet hindrar verksamheten bestämmer affärsmannen om han vill fortsätta fakturera manuellt, men måste återställa och skicka informationen så snart som möjligt.

Kan fakturor skickas elektroniskt med VERI*FACTU?

Även om det inte är nödvändigt att inkludera en elektronisk signatur i de register som skickas med VERI*FACTU – vilket är en fördel med systemet – Ja, det är möjligt att göra det om användaren så önskar.

Ja, det skulle vara obligatoriskt under vissa omständigheter:

  • På begäran av statskassan.
  • Om fakturor har lagrats utan användning av VERI*FACTU, i system som lagrar dem lokalt.

Vilka fördelar har VERI*FACTU framför inte VERI*FACTU?

Som förklarats av Skatteverket erbjuder VERI*FACTU-systemet flera fördelar för egenföretagare och företag som använder det. Dessa är de viktigaste:

  • Förenkling av faktureringshantering: De behöver inte lagra, exportera eller hålla faktureringsuppgifter tillgängliga i flera år. Detta minskar administrativa uppgifter och ger trygghet i skatteefterlevnaden.
  • Färre Treasury-krav: Treasury kommer inte att begära efterföljande faktureringsposter som redan har skickats, vilket sparar tid och administrativa kostnader. Dessa besparingar kan inkludera utgifter för specialiserad personal eller externa tjänster och påskynda skatteåterbetalningarna.
  • Ingen systemklockkontroll: Det är inte nödvändigt att garantera att systemklockan har en korrekt tid, vilket eliminerar en teknisk uppgift som är obligatorisk i icke verifierbara system.
  • Större transparens för kunder: Fakturor kommer att innehålla en QR-kod och frasen ”Verifierbar faktura på AEATs elektroniska huvudkontor” eller ”VERI*FACTU”. Detta gör att kunderna kan verifiera att fakturan har registrerats hos finansministeriet, vilket kan användas som ett märke för kvalitet och skatteefterlevnad.
  • Faciliteter för registerböcker och självutvärderingar: Finansministeriet kommer att tillhandahålla elektroniska tjänster för att fylla i registerböcker och hjälp för självutvärderingar, med hjälp av den information som tidigare skickats via VERI*FACTU.
  • Färre tekniska krav: VERI*FACTU-system är lättare att implementera än icke-verifierbara, eftersom de kräver färre säkerhetsåtgärder och tekniska specifikationer.

Kommer Skatteverket tillåta dig att ladda ner alla fakturor som presenteras av en egen företagare om du använder VERI*FACTU?

Ja, AEAT planerar att implementera en tjänst som gör det möjligt att ladda ner både fakturor som skickats av egenföretagaren och de som utfärdats av deras leverantörer som också använder VERI*FACTU.

Ska QR-koden skrivas ut?

Jaalla fakturor som genereras med en SIF, oavsett om VERI*FACTU eller inte, måste innehålla den tryckta QR-koden, som fastställts av kungligt dekret 1007/2023.

Vad är QR-koden till för?

QR-koden förstärker emittentens skattemässiga transparens och skapar förtroende för skatteefterlevnad.

  • Med VERI*FACTU: Låter kunden verifiera om faktureringsposten är i Skatteverkets besittning.
  • Utan VERI*FACTU: Kunden kan skicka QR-informationen till finansministeriet för att verifiera fakturans existens och innehåll.

För både kommersiella och konsumenttransaktioner, är det nödvändigt att skriva ut fakturan på papper och inkludera QR eller elektronisk signatur?

Inga, Det är inte obligatoriskt att skriva ut fakturan på papper närhelst elektroniska faktureringssystem används. Det finns dock några nyanser beroende på typen av faktura:

  • Strukturerad elektronisk fakturering: den behöver inte inkludera QR-bilden, men den måste innehålla din information i form av en URL som leder till det aktiverade elektroniska huvudkontoret.
  • Ostrukturerad eller elektronisk fakturering på papper: Alla fakturor (på papper eller visas i digitalt format) måste innehålla den synliga QR-koden tillsammans med den information som krävs.

Var ska QR-koden stå på fakturan?

Han Skatt QR-kod ska finnas i början av fakturanföre något annat innehåll och kommer att placeras enligt formatet:

  • Vertikalt format: placerat nära den övre marginalen, helst centrerad eller i den övre vänstra marginalen.
  • Horisontellt format (liggande): placeras i den övre vänstra marginalen eller, om detta inte är möjligt, centrerad i förhållande till övre och nedre marginalerna.

Dessutom får QR:en endast förekomma en gång på hela fakturan, alltid på första sidan, även om den upptar flera sidor. Och om fakturan innehåller förtryckta element (som logotypen) kan dessa hållas på plats, men QR:en måste vara den första delen av innehållet som genereras av SIF.

Placeringen ska alltid säkerställa att QR:en är synlig, tydlig och särskiljbar från annan kod eller element på fakturan.