De digital omvandling av den spanska offentliga förvaltningen har blivit en viktig pelare för det dagliga arbetet för tusentals Små och medelstora företag och egenföretagare. I själva verket idag, och enligt de uppgifter som rapporten erbjuder Det digitala certifikatets roll i den offentliga förvaltningen, utarbetad av Redtrust, beror 88 % av administrativa förfaranden och åtgärder direkt eller indirekt på digitalt certifikat.
Det är ett verktyg som har blivit nödvändigt för att lämna in skatter, begära stöd, underteckna dokumentation eller i allmänhet interagera med någon offentlig instans. Och ändå, detta digitalisering som krävs av medborgarna Det går inte i samma takt åt andra hållet: administrationens.
Och samma rapport säger det 47 % av offentliga organisationer fortsätter att hantera dessa certifikat manuellt. Det vill säga, samtidigt som företag och egenföretagare måste ha digital verksamhet, fortsätter en relevant del av det administrativa systemet i sig att fungera med dåligt automatiserade interna processer.
- Den ’osynliga byråkratin’: digitaliseringen minskar inte tiden för förfaranden för egenföretagare
- Denna manuella hantering innebär långsammare processer och ett större beroende av den mänskliga faktorn.
- En börda av tid och kostnader för små och medelstora företag i ett ofullständigt system
- En klyfta mellan certifikatets betydelse och dess faktiska förvaltning
Den ’osynliga byråkratin’: digitaliseringen minskar inte tiden för förfaranden för egenföretagare
Administrativ digitalisering har i åratal presenterats som en lösning på minska deadlines, förenkla processer och förbättra effektiviteten i det offentliga systemet. Erfarenheterna från många egenföretagare visar dock på en mer komplex verklighet, som är att den byråkratiska bördan inte alltid minskar, utan snarare omvandlas.
Ett tydligt exempel är beviljande av verksamhet eller öppnande av licenser, där tidsfristerna kan förlängas med veckor eller till och med månader beroende på kommun och typ av verksamhet, eftersom tidigare tekniska och stadsplaneringsrapporter är nödvändiga, enligt den administrativa ingripanderegim som fastställts i gällande stadsplanerings- och administrativa bestämmelser.
Och även om det finns vissa initiativ, som t.ex ersättning av licenser med ansvarsfulla deklarationer (främjas inom ramen för de senaste administrativa reformerna), som syftar till att påskynda processen, sanningen är att genomförandet fortsätter att vara ojämlikt mellan territorierna och beror på varje lokal administration.
Ett annat mycket tydligt exempel finns i egenföretagares och små och medelstora företags vanliga förhållande till Skatteverket. Och faktum är att förfaranden som uppvisande av moms, folkräkningsregistreringar eller ändringar eller hantering av elektroniska anmälningar också genomförs digitalt, närmare bestämt med det digitala certifikatet, även om det inte har inneburit en reell minskning av den administrativa bördan.
Denna manuella hantering innebär långsammare processer och ett större beroende av den mänskliga faktorn.
I detta sammanhang pekar Redtrust-rapporten på det som är nyckelelementet: bristen på intern automatisering. Det innebär att nästan hälften av organisationerna manuellt hanterar digitala certifikat långsammare processer, större beroende av den mänskliga faktorn och även större risk för indikationer.
Detta leder logiskt sett till längre svarstider och större osäkerhet för företag och egenföretagare. I denna mening har Europeiska kommissionen i olika rapporter om elektronisk administration varnat för att digitaliseringen inte bara beror på antagandet av verktyg utan också på deras verklig integration i interna processer.
I samma linje har CEOE vid flera tillfällen påpekat att den ”överdrivna administrativa bördan” fortsätter att vara ett av de främsta hindren för företagstillväxt i Spanien, särskilt när det gäller små och medelstora företag.
En börda av tid och kostnader för små och medelstora företag i ett ofullständigt system
Effekterna av denna situation är inte ringa. Utöver uppfattningen om komplexitet har byråkrati en direkt ekonomisk kostnad. Och det är att olika studier inom den europeiska ekonomiska sfären, presenterade just av EU-kommissionen, har uppskattat att små och medelstora företag allokerar mellan 1 % och 2 % av din årliga fakturering till hanteringen av administrativa procedurer, en siffra som inkluderar både mänskliga resurser och förlorad tid i processer som inte är produktiva.
I det spanska fallet är denna förstärkning särskilt koncentrerad till digitala skyldigheter som användning av det elektroniska certifikatet, fakturering till administrationen eller hantering av tillstånd och licenser, bland mycket annat. Och även om syftet med dessa verktyg, åtminstone i princip, är att förenkla relationen med allmänheten, är den verklighet som kan extraheras från RedTrust-rapporten att Den operativa bördan faller nästan helt på affärsstrukturen.
Samma rapport lyfter också fram ett kritiskt element: Risken kring digital identitet är hög, med 4,1 av 5 i oro bland yrkesverksamma inom den offentliga sektorn. Till detta kommer att 59 % av dem anser att investeringarna inom detta område är otillräckliga, vilket förstärker tanken att digitaliseringen går framåt, men utan de nödvändiga resurserna för att konsolidera sig.
En klyfta mellan certifikatets betydelse och dess faktiska förvaltning
Således har det digitala certifikatet på senare år blivit en viktig infrastruktur i relationen som varje person har med det spanska administrativa systemet. Dess användning är praktiskt taget obligatorisk för att utföra all interaktion med de officiella webbplatserna, vilket gör det till en poäng kritiskt beroende både för företag och för institutionerna själva.
Problemet, enligt Redtrusts egen rapport, är inte dess genomförande, utan dess styrning. Frånvaron av helt automatiserade system i en betydande del av offentliga organisationer genererar ett gap mellan certifikatets betydelse och dess faktiska förvaltning.
Vidare insisterar andra europeiska studier om offentlig digitalisering att moderniseringen av administrationen inte kan begränsas till att överföra analoga processer till digitala plattformar, utan måste involvera en djupgående omorganisation av interna flöden.
Och det är människorna som ingår i förvaltningen själv som ser till att offentliga institutioner för det mesta inte är beredda på scenarier med mer teknologisk användning. Medan alla medborgare, och särskilt egenföretagare och små och medelstora företag, tvingas verka digitalt, är själva systemen där de verkar inte förberedda för de tekniska utmaningar som fortsätter att komma, och det borde hjälpa alla processer förkortades och förenklades.
