Nuförtiden behöver alla företag, småföretag och egenföretagare veta validera en elektronisk faktura. Låt oss komma ihåg det Skattemyndigheter Ett obligatoriskt format kommer att implementeras för alla och som miljontals spanjorer redan känner till.
Å andra sidan kan det vara överväldigande att gå från papper till digitalt för vissa mer traditionella entreprenörer, men när de väl känner till formatet och processen kommer allt att flyta bättre. Detta gör att de kan göra alla fakturor på rekordtid och vara inne beställa hos Skatteverket.
I den meningen vill vi att du ska känna till detaljerna i Elektronisk räkning och hur du kan validera det. På samma sätt kommer vi att prata med dig om dess format tillsammans med vanligaste misstagen att de som utfärdar dem begår. Låt oss börja!
- Vad är att validera en elektronisk faktura?
- Format för att validera elektronisk faktura
- Hur validerar man en elektronisk faktura steg för steg?
- Fel vid validering av elektronisk faktura
- Krav på elektronisk faktura till förvaltningen
- Var ska man validera elektronisk faktura
- Krav att inkludera i B2B elektroniska fakturor
Vad är att validera en elektronisk faktura?
Validera en elektronisk faktura betyder verifiera dess äkthet i enlighet med gällande skatteregler i Spanien. På ett förenklat sätt menar vi att bekräfta att det är en legitim faktura och uppfyller alla lagkrav vid utfärdandet.
Likaså elektronisk fakturavalidering Det genomförs i enlighet med de föreskrifter som Skatteverket fastställt. Detta inkluderar att verifiera att fakturan uppfyller de tekniska standarderna i det format som krävs i Spanien.
Inledningsvis har denna typ av fakturering varit obligatorisk endast för en typ av verksamhet och verksamhet hos Statens förvaltning. Men med lagen skapar och växerkommer formatet att krävas för andra egenföretagare och företag som måste utföra kommersiella transaktioner med andra företag (B2B).
Format för att validera elektronisk faktura
Att förstå formatet är viktigt för att validera den elektroniska fakturan. Skatteverket kräver att dessa fakturor är i ett format Facturae 3.2 och en XML-fil. Dessa format är baserade på Universal Business Language, ett språk som används i kommersiellt utbyte av företag.
Å andra sidan innehåller strukturen viktiga avsnitt som följande:
- en rubrik: Här anger du fakturanummer och uppgifter om vem som utfärdar fakturan och vem som tar emot den.
- Koncept: Var de varor och tjänster som fakturan utfärdas för är detaljerade. Mängder och kostnad ingår.
- Skatteavdelning: Där anges vilka skatter som gäller.
- Total: Summan av fakturan visas
- Sätt att betala: Betalningssätt och avtal är detaljerade
Notera: För denna typ av fakturor krävs en aktuell elektronisk signatur för att den ska vara giltig hos Skatteverket.
Hur validerar man en elektronisk faktura steg för steg?
För att en elektronisk faktura ska vara helt giltig måste du vara uppmärksam på vissa detaljer. Den måste ha ursprungets äkthet, vilket indikerar att avsändaren och mottagaren är verkliga. Men också att innehållet är kompletthar inte modifierats och är helt läsbar.
När du väl vet det kan du följa andra parametersteg som följande:
- Fakturan ska ha skapats genom en lämplig programvara
- Fakturan ska ha utfärdats till Skatteförvaltningen
- Fakturan är validerad av Skatteförvaltningen. Systemet verifierar att det har det lämpliga formatet som vi nämnde ovan och att det utfärdas av den specialiserade programvaran, bland annat.
- Fakturan skickas till företag/mottagare
Som du kan se verifierar systemet självt automatiskt de fakturor som utfärdas, och om de inte är giltiga kommer utfärdaren att meddelas. Det senare kan vara i realtid eller lite senare.
Fel vid validering av elektronisk faktura
Det finns flera misstag som användare gör när de utfärdar och validerar elektroniska fakturor. Vi kommer att nämna några för dig.
- Tekniska fel: De är mycket vanliga och varierar. Det finns fall där de utfärdar fakturor med fel format, registrerar dem felaktigt, duplicerar dem, har fel i filnamnet eller det är problem med programvaran som utfärdar dem. De kastar till och med elektroniska signaturfel och det är omöjligt att verifiera det.
- Innehållsfel: Detta innebär att fakturan har felaktiga uppgifter, oavsett om belopp, företagsnamn eller någon information som formatet kräver.
Det är nödvändigt att övervaka alla dessa data för att undvika fel eller fördröja alla kommersiella transaktioner du vill göra.
Krav på elektronisk faktura till förvaltningen
Att utfärda fakturor till allmän administrationmåste vissa tekniska och datakrav uppfyllas. Vi förklarar det för dig nedan.
Nödvändig information:
- Numrering: Alla måste bära det och måste vara i ordning
- Utgivningsdatum: Från den dag det utfärdas
- Skatteidentifieringsuppgifter: Från båda sidor
- Begrepp: Detaljer om varorna eller tjänsterna
- Skatteunderlag: Beloppet före skatt
- Skatter: De som ansöker
- Total: Det slutliga beloppet
Tekniska krav:
- Det måste vara i formatet XML och Facturae 3.2
- Den måste innehålla giltig elektronisk signatur eller tätning i vissa fall.
- Ange mottagare
Var ska man validera elektronisk faktura
Om du har utfärdat en faktura till den offentliga förvaltningen och vill kontrollera dess giltighet inför nämnda organisationer måste du gå in i en särskild avdelning för att göra det.
Validering görs med hjälp av FACe officiella portal och gör följande:
- Gå till avsnittet Faktura
- Välj alternativet Validera och visa fakturor
- Ladda upp fakturan till systemet
På kort tid kommer plattformen att verifiera strukturen och data som krävs för att fakturan ska accepteras.
Krav att inkludera i B2B elektroniska fakturor
Lagen kommer att tvinga företag och egenföretagare att utfärda fakturor för B2B-transaktioner. I det här fallet kan vissa väsentliga krav krävas, såsom följande:
- Fakturanummer med ordningsföljd
- Avsändar- och mottagardata
- Beskrivning eller detalj av verksamheten (som varor och tjänster)
- Skatteunderlag
- Skatter som gäller
- Totalt efter skatt
- Fakturabetalning/indrivningsstatus
- QR-kod
- Verifierbar faktura på det elektroniska huvudkontoret för AEAT. Endast för de som har möjlighet att utbyta omedelbar information med förvaltningen
