Produktivitetsverktyg kan göra trista, mödosamma uppgifter mer intressanta och tar ofta en bråkdel av tiden om du skulle ta itu med uppgiften manuellt.
Om det verkar som att det nu för tiden finns ett verktyg för absolut allt, så är det förmodligen för att det finns. Från organisation och planering, till projektledning och samarbete, utsedda produktivitetsverktyg kan förbättra kvaliteten på arbetet, öka moralen, minska arbetsbelastningen och till och med spåra prestanda.
Produktivitetsverktyg gör precis vad de påstår sig göra. De tar monotont, arbetsintensivt arbete, vilket gör processen snabb och enkel, så att du kan fokusera din uppmärksamhet på de uppgifter som betyder mest. Utformade för att optimera arbetsflödet kan produktivitetsverktyg distribueras i ett företag för maximal effekt. Men inte alla vet hur man tillämpar dem.
Projektledningsverktyg
De flesta företag, oavsett sektor, kommer sannolikt att kräva en stark grad av projektledning, vilket är tillämpningen av skicklighet, kunskap och expertis som behövs för att förverkliga ett projekt. Även om mjuka färdigheter som ledarskap, anpassningsförmåga och kritiskt tänkande är avgörande, är hårda färdigheter också ett måste.
Plattformar som t.ex Asana erbjuda projektledningsverktyg som gör det möjligt för användaren att bryta ner komplexa projekt i hanterbara uppgifter och att samarbeta effektivt mellan team och med kunder. En praktisk kalender låter dig hålla reda på din dag, så att du aldrig missar en viktig deadline.
Andra företag som t.ex Wrike bemyndiga projektledare och team med en rad kanban-tavlor, anpassningsbara arbetsflöden och AI-driven programvara för att genomföra strategier och uppfylla företagets mål.
Andra välkända och välrenommerade projektledningsverktyg inkluderar Jira, Basecamp och ClickUp, tillsammans med dussintals fler, så se till att göra din research och hitta rätt passform för ditt företag.
Kommunikations- och samarbetsverktyg
Jag utmanar dig att hitta vilket företag som helst som kan frodas utan stark kommunikations- och samarbetsinfrastruktur. Det spelar ingen roll hur mycket pengar du investerar i ett företag, eller hur begåvad din personal är, om det finns ett misslyckande med att kommunicera eller en oförmåga att samarbeta effektivt i grupparbeten, då är skriften troligen på väggen.
Produktivitetsverktyg som syftar till att förbättra och underlätta intern och extern kommunikation är avgörande för att ett företag ska fungera smidigt, men också för medarbetarnas välbefinnande och övergripande tillfredsställelse, eftersom felkommunikation och isolering kan ha allvarliga effekter på moralen.
Om du vill bygga upp dina kommunikations- och samarbetsverktyg, varför inte titta på Slack eller Microsoft Teams? Båda plattformarna erbjuder robusta ramverk för privatiserad intern och extern kommunikation, ljud- och videosamtalsmöjligheter och fildelningsalternativ.
Dessutom samarbetsverktyg som t.ex Trello och Airtable är idealiska för teamövergripande uppgiftsschemaläggning, tidsspårning och informationsdelning i realtid. Båda plattformarna är lätta att använda, med ett brett utbud av funktioner, där Trello i synnerhet erbjuder ett funktionellt och estetiskt gränssnitt i kanban-stil som är mycket användarvänligt.
Dokumentverktyg, till exempel Google Docs, DropBox och Begrepplåter dig också arbeta individuellt eller tillsammans, i realtid, vilket eliminerar behovet av långa e-posttrådar och ger användarna tillgång till den mest uppdaterade versionen av en fil.
Tidshanteringsverktyg
Som det gamla ordspråket säger, tid är pengar och det är verkligen sant när du är på företagstid. Att ha ett bra grepp om din tidshantering kan vara nyckeln till effektiviteten på arbetsplatsen, men om du kan använda lite stöd inom det området finns det ett antal produktivitetsverktyg du bör testa.
Todoisten populär uppgift/tidshanteringsapplikation, syftar till att vara ”en förlängning av ditt sinne”. Det hjälper dig att skapa ett schema, med deadlines och aviseringar som prioriteras och endast visas när det behövs, vilket förhindrar den överväldigande känslan av att ha för mycket att göra.
Den är utseendemässigt minimalistisk, användarvänlig och kan integreras med mer än 80 andra applikationer, till exempel med Slack och Zapier. Du kan också synkronisera och dela hela eller delar av dina listor med kollegor för att visa dem var du befinner dig i ditt nuvarande schema.
Det finns också Clockify, som låter användare spåra timmar över projekt och skapa djupgående tidrapporter. Detta är särskilt användbart för dem som arbetar på frilansbasis, eller som ofta måste hålla reda på fakturerbara timmar. Den kan också användas för att schemalägga, göra ledighetsförfrågningar och notera anställdas närvaro, bland andra funktioner.
Det finns dussintals på dussintals produktivitetsverktyg där ute, designade för att göra arbetsdagen lite smidigare. Så varför inte experimentera för att se vilka som fungerar bäst för dig?
