Kanban-arbetsflödessystem kan ta förvirrande, röriga idéer och ge team klarhet och en väg framåt, men som alla produktivitetsverktyg måste det användas med arbetskraften i åtanke.
Består av två japanska ord, ”kan”, som betyder tecken och ”förbud”, som betyder kort, började ursprunget till Kanban-metoden i slutet av 1940-talet, med Taiichi Ohno, en industriingenjör på Toyota. Sedan dess har det utvecklats till en arbetsplatsram som används av team inom ett brett spektrum av discipliner, för att skapa en visuell representation av arbetsflödet.
Kanban-metoden innebär användning av en Kanban-bräda att uppmuntra och förbättra arbetstransparens, teamsamarbete och effektivitet. Oavsett om du är ny i ett projekt eller har varit där från början, gör Kanban det så att du kan gå med i vilket skede som helst och ändå tydligt se riktningen för arbetsflödet, vad som har gjorts, vad som återstår att göra, deadlines, områden ansvar och mer.
Om du funderar på att etablera ett Kanban-ramverk, men är osäker på om det skulle gynna ditt företag, anställda eller kollegor, här är vad du behöver veta.
Enkelt gränssnitt
Pro: Kanban-verktyg använder vanligtvis ett pull-system, det vill säga att flyttas från vänster till höger, uppgifter dras över en bräda genom stadier av slutförande. Detta kan vara otroligt användbart för att hantera arbetsflödet. Det gör det också möjligt för människor att dela upp uppgifter i hanterbara segment, vilket hjälper till att förhindra att anställda blir överväldigade av stora eller komplexa uppgifter.
Verktygets enkelhet innebär att det kan överskrida branscher, med mediaproffs som kommer att använda det som bland annat ingenjörer, administratörer och entreprenörer. Mallar designad för neurodivergenta människor Se också till att arbetsgivare kan bygga en kultur av tillgänglighet och acceptans för alla.
Lura: Vissa kanske hävdar att Kanban faktiskt är för enkel och att den har potential att kämpa med komplexa uppgifter. Om ett företag genomgår en drastisk förändring, eller arbetsmiljön är för högt tempo, kanske det inte är möjligt eller nödvändigt att följa alla processsteg på ett Kanban-kort eller system.
Team effektivitet
Pro: Samarbete mellan teammedlemmar är en av de främsta försäljningsargumenten för Kanban-metoden. Med hjälp av strukturen kan medarbetare brainstorma idéer, dela med sig av sitt arbete, visa framsteg, identifiera problem, indikera behovet av ytterligare resurser och föra ett projekt till förverkligande, med betydande input från sina kollegor.
Verktyg som stödjer Kanban-metoden låter medarbetare se helheten, ofta bokstavligt, eftersom det är en visuell representation av ett företags mål, samt en färdplan som visar hur det önskade resultatet kan uppnås som ett kollektiv.
Lura: Eftersom Kanban-metodik och verktyg vanligtvis används av grupper av team för att hantera arbetsflödet och hålla det bredare företaget uppdaterat om framstegen, finns det risk för att överdriva det ibland. Eftersom tavlan är designad för att vara enkel, lättnavigerad och användarvänlig, kan den snabbt bli överfull och ineffektiv om den hanteras eller underhålls dåligt, vilket hämmar produktiviteten och stör arbetsflödet. I grund och botten måste företag känna igen när det bara finns för många kockar i köket.
Integration och resurshantering
Pro: Kanban är idealiskt för att spåra resurser och identifiera var de underutnyttjas eller överanvänds under ett projekt. Missade deadlines eller indikatorer på en lägre produktion kan indikera var resurserna brister, vilket gör att företag kan ta itu med och lösa problemet.
Genom att integrera Kanban-metodik med ytterligare produktivitetsverktyg och teknologier, till exempel faktureringsprogram, tidspårningsprogram och analyser, kan arbetsgivare säkerställa att Kanban-systemet har en positiv effekt på effektiviteten och företagets mål.
Lura: Kanbans metodik och verktyg är utformade för att hjälpa proffs att visualisera det arbete som behöver göras och den bästa vägen mot att uppnå det, enkelt och effektivt. Men eftersom så många verktyg är byggda med tanken på integration med andra plattformar i åtanke, riskerar vi att alltför komplicera arbetsflödet.
Kanbanmetoden, i sin enklaste form, är snygg, lättnavigerad och fungerar bra för team med starka kommunikations- och organisationsförmåga, men den är inte utan sina begränsningar. Varför inte ge det ett försök och se om det passar dig?
