Det finns fortfarande många självföretagare De fortsätter att utarbeta sina fakturor för hand, antingen på grund av bristande kännedom om teknik eller för att de just har registrerat sig, och fortfarande De använder inte faktureringsprogram.
När denna tidning avancerade fortsätter 69% av självarbetslösa arbetare och 45% av mikropymerna att fakturera manuellt. OCH 22% av små och medelstora företag erkänner att de inte känner sig beredda att implementera den elektroniska fakturan.
Mänskliga fel är ofta i dessa fall och även när ett datorverktyg används och kan leda till fakturor med formella felaktigheter eller defekter. Veta Hur ska de utfärdas korrekt Dessa dokument är nyckeln till att kunna dra av vissa utgifter, undvik sanktioner och onödiga ansträngningar.
- Vanliga misstag som gjorts av självarbetslösa när de gör sina fakturor
Vanliga misstag som gjorts av självarbetslösa när de gör sina fakturor
Utfärda en faktura med fel, även om det verkar något mindre, det kan få viktiga konsekvenser: från att förlora rätten att härleda en kostnad för att få ett krav eller en sanktion av statskassan.
Fernando Jesús Santiago Ollero, ordförande för General Council of the Colleges of Administrative Managers, förklarade för detta medium några av de vanligaste misslyckanden som begåtts av egenföretagare genom att fylla sina fakturor. Många av dem kan undvikas med en enkel recension Innan du skickar dem.
Utfärda inte en faktura när det är obligatoriskt
Om du tillhandahåller en tjänst eller säljer en produkt och inte utfärdar en faktura bryter du de finanspolitiska förordningarna. Alla professionella eller affärsinkomster måste dokumenterasmed undantag för några mycket prissatta undantag (till exempel förenklade biljetter i detaljhandeln). Dessutom förhindrar inte att fakturera utgifter och kan innebära sanktioner.
Ett av de mest allvarliga misstagen som det självarbetslösa kan begå är Utge inte en faktura när de är skyldiga att göra det. ”Om du tillhandahåller en tjänst eller säljer en produkt och inte utfärdar en faktura, bryter du de finanspolitiska förordningarna,” varnade presidenten för generalrådet för administrativa chefer.
Alla inkomster som härrör från en professionell eller affärsaktivitet måste återspeglas i en faktura, förutom vissa Mycket specifika undantagtill exempel förenklade biljetter i vissa butiker. Som Santiago förklarade, ”fakturera inte förhindrar avdrag för utgifter och kan innebära sanktioner”
Utelämna obligatoriska uppgifter
Ett annat frekvent fel är inte att inkludera alla uppgifter som krävs enligt föreskrifter på en faktura. ”Inkludera inte någon av dessa uppgifter Fakturafakturer”Fernando Jesús Santiago varnade.
Som förklarats måste varje faktura innehålla en serie väsentliga element:
- Nummer och serier.
- Utfärdningsdatum.
- Driftsdatum (om olika).
- Kompletta data och klientdata (namn, NIF och skattemän).
- Tydlig beskrivning av det fakturerade konceptet.
- Beskattningsbar bas.
- Typ och mängd moms (och IRPF om tillämpligt).
- Totalt belopp.
- Formulär och betalningstid.
Felaktig eller oordning
Alla fakturor måste numreras korrelativ Inom varje serie, utan hopp, duplikat eller motgångar. ”Det här är nyckeln för Finans kan verifiera att ingen har utelämnats, ”förklarade presidenten för generalrådet för högskolorna för administrativa chefer.
Tänk på att ett fel i numreringen kan väcka misstankar innan skattebyrån och ifrågasätta integriteten i den autonoma faktureringen, med den därmed risken för inspektion.
Felaktigt tillämpa moms eller IRPF
Ett av de vanligaste felen när man utfärdar fakturor är att tillämpa felaktiga skattesatser. ”Vanliga misstag är det Applicera en typ av moms som inte motsvarar (till exempel 21% i undantagna aktiviteter) eller Håll inte IRPF I fakturor bland proffs, ”berättade Santiago Ollero till detta media.
Experten förklarade att denna typ av fel inte bara kan göra fakturan felaktig, utan också ”kan” Ogiltiga avdrag åklagare eller generera sanktioner”
Bryt inte tydligt den skattepliktiga basen
Varje faktura måste Ange tydligt vilken del av beloppet som motsvarar skattebasen och vilken till de tillämpade skatterna. ”Att säga bara” Totalt: 1,210 euro ”utan att indikera att 210 euro är av moms kan generera avslag på fakturan och skatteproblem,” varnade den expert som konsulterats.
Denna uppdelning är avgörande för att fakturan ska vara giltig och så att mottagaren korrekt kan härleda den stödda skatten.
Inkludera klientens felaktiga data
”Fel i namnet eller NIF kan ogiltiga fakturan, Särskilt om klienten behöver det för att härleda vat eller motivera utgifterna, ”förklarade Fernando Jesús Santiago Ollero, ordförande för General Council of Administrative Managers.
Dessutom kan denna typ av formella fel Orsaka förseningar av insamlingen, som kräver korrigeringar Innan klienten accepterar fakturan.
Lägg till tidigare överenskomna avgifter
Osynliga kostnader bör aldrig inkluderas: Det kan generera konflikter, avslag på betalning eller förlust av kunder. Eventuell extra avgift måste stöds av kontrakt, budget eller skriftligt avtal.
Att inkludera kostnader som inte tidigare har kommit överens med klienten är ett fel som kan få kommersiella och juridiska konsekvenser. ”Inkludera dessa kostnader kan generera konflikter, avslag på betalning eller förlust av kunder,” Santiago sa.
Han påpekade att ”någon ytterligare position måste stöds av ett kontrakt, a Accepterad budget eller något skriftligt avtal ”som motiverar dess inkludering.
Bading -rabatter eller rabatter
Rabatter och rabatter bör återspeglas tydligt och ordnat på fakturan. ”Det måste vara tydligt om Rabatter tillämpas innan skatter beräknar skatt. Om det inte anges väl kan det generera förvirrings- eller redovisningsfel, säger Fernando Jesús Santiago Ollero.
Sedan kan en tvetydig formulering leda till fel i skatteavvecklingen eller hindra redovisningen av både den autonoma och klienten.
Skicka fakturan till fel person inom företaget
Det kan tyckas vara en mindre detalj, men att skicka fakturan till fel avdelning kan försening under veckor. ”Det är viktigt att se till att veta vem som hanterar fakturorna i kundföretaget (administration, redovisning, inköp …).”
Utfärda den sena fakturan
Utfärda fakturan med veckors försening kan generera flera besvär, eftersom de inte accepterar det, förrän betalningen är försenad eller det finansiella kvartalet är stängt utan att ha förklarat det. Som Santiago Ollero varnade kan detta ”generera Bokföringsproblem”
Spara inte fakturor
Självarbetslösa är skyldiga att hålla fakturorna, både utfärdade och mottagna, under en minst fyra årsom är den skattemässiga receptperioden. ”Att förlora dem kan vara ett allvarligt problem vid inspektion”, förklarade presidenten för rådet för administrativa chefer.
Uppdatera inte fakturaregistreringsboken
Att hålla en ordnad registrering av inkomst – och även utgifter om den beskattas genom direkt uppskattning – är obligatoriskt. ”Om du inte registrerar fakturorna korrekt, Treasury kan minska avdrag”Santiago Ollero varnade.
Presentera fakturan på ett oordning eller oprofessionellt sätt
Även om En dåligt presenterad räkning ogiltigförklarar inte dess finanspolitiska giltighet, ja kan generera avslag eller misstrosärskilt i medelstora eller stora företag. ”En tydlig presentation underlättar betalning”, påminde presidenten för de administrativa cheferna.
Utfärda elektroniska fakturor i felaktigt format
Förvirra en faktura i PDF med en strukturerad elektronisk faktura Du kan ha problem, särskilt om du arbetar med administrationen eller stora företag.
”A PDF -faktura är inte detsamma som en elektronisk faktura I strukturerat format (som en faktura), säger Santiago.
Använd inte pålitliga eller uppdaterade faktureringsverktyg
Användningen av felaktiga mallar eller föråldrad programvara kan orsaka återkommande fel. ”Använd professionell programvara Det minskar risken, ”rekommenderade experten med hänvisning till de misslyckanden som härrör från verktyg som inte följer nuvarande regler.
Konceptet har ingen korrelation med emittentens eller mottagarens verksamhet
Att inkludera inkoherenta koncept med professionell aktivitet kan väcka misstankar. ”Om en rådgivare utfärdar en faktura för” yogakurser ”eller en grafisk designer får en faktura för” maskinreparation ”, kan statskassan misstänka att det inte är en riktig aktivitet blockera avdrag eller undersöka operationen”Santiago varnade.
Ange inte om det är en faktura med investeringar i skattebetalaren (när ansökan)
I verksamheten mellan yrkesverksamma (som bygg-, avfallshantering eller intra -samhällstjänster) är Obligatoriskt att ange om skattebetalarnas investering tillämpas. ”Utöver detta omnämnande kan generera sanktioner eller avslag,” förklarade Santiago.
Skilja inte om det är en profil eller definitiv faktura
Att förvirra en proforma faktura med en definitiv faktura är ett vanligt misstag. ”Faktura Proforma har ingen skattemässig giltighet. Det finns de som skickar det och tror att det redan har fakturerats, säger experten.
Problemet visas när klienten betalar och tänker att han har fått en giltig faktura, och det är inte så. ”Leverantören presenterar proforma att inte göra det definitiva så länge den inte är debiterad, undvika att betala moms om det inte har debiterats”, Förklarade han.
Han erinrade om att detta idag kan undvikas om det autonoma accepteras enligt moms kontantkriterier. Ändå, Sanningen är att de flesta självarbetslösa arbetare inte gör det Eftersom dess kunder (särskilt stora företag) undviker att arbeta med leverantörer som ingår i detta system.
