En överenskommelse mellan General Council of Colleges of Administrative Managers of Spain och General Council of the Notariatet kommer att tillåta egenföretagare av byråer att få tillgång till kopior av notariehandlingar och skicka dokumentation till notarier genom Notarial Electronic Headquarters, effektivisera och digitalisera dessa processer för att minska fel och förbättra effektiviteten i hanteringen av dessa juridiska dokument.
Ett steg framåt mot modernisering och effektivitet av notarieförfaranden. För några dagar sedan undertecknade chefernas ordförande Fernando Jesús Santiago Ollero och notariernas ordförande José Ángel Martínez Sanchiz ett avtal som binder båda parter i detta mål. Ett avtal som strävar efter att förenkla och digitalisera hanteringen av notariehandlingar, särskilt till förmån för egenföretagare och småföretag som litar på att administrativa myndigheter utför dessa förfaranden.
Effekten av detta avtal kan kvantifieras i siffror
Enligt uppgifter från General Council of Administrative Managers själv, Varje år hanteras mer än 500 000 procedurer relaterade till bolagisering i hela Spanien. Vilket innebär en total kostnad på cirka 213,4 miljoner euro per år bara för dessa procedurer. Denna volym, tillagd till förfarandena för fullmakt och andra förfaranden, innebär att avtalets inverkan kommer att vara betydande när det gäller att spara tid och resurser.
Vidare, på området arv, uppskattas det att cirka 25 % av testamenten och arven i Spanien hanteras med ingripande av administrativa organ. Detta understryker relevansen av samarbete mellan notarier och chefer för att Se till att dessa rutiner, som ofta är känsliga och av stor personlig betydelse, hanteras på ett snabbt och säkert sätt.
Faktum är att när det kommer till att prata om kostnader på grund av byråkratiska förfaranden, som denna tidning publicerade, under det senaste året, Spanska egenföretagare och småföretag drabbades av en extra kostnad på 132 miljoner euro på grund av denna byråkratiska börda. En siffra som återspeglar både den tid som investerats i procedurer som kunde ha undvikits, samt de arvoden som betalats till rådgivare och yrkesverksamma, vilket skulle ha inneburit besparingar på nära 89,8 miljoner euro, förutom att man undvikit förlusten på mer än 844 000 timmar. i byråkratiska processer.
Digitaliseringen av rutiner utgör ett framsteg mot effektivitet
Avtalet kommer att tillåta administrativa chefer att ladda ner kopior av sina kunders offentliga handlingar direkt från Citizen’s Notarial Portal, ett betydande framsteg jämfört med den traditionella metoden för inlämning på papper eller via e-post. Detta initiativ är en del av en bredare strategi för att digitalisera vid källan, minska fel, dubbelarbete och väntetider.
Hittills har egenföretagare byråägare haft att göra med en process som, även om den redan tagit steg mot digitalisering, fortfarande till stor del baserades på fysisk behandling av dokument. Detta nya system syftar inte bara till att effektivisera processer utan också öka deras säkerhet och konfidentialitet, kritiska faktorer vid hanteringen av notariehandlingar.
Administrativa myndigheter, som mellanhänder mellan egenföretagare och företag och notarier, hanterar en mängd olika förfaranden som nu kommer att dra nytta av detta avtal. Bland de vanligaste är:
- Bolagsförfattning. Byråer är vanligtvis ansvariga för att förbereda och presentera bolagshandlingar. Denna process, som inkluderar formaliseringen av notariehandlingen och dess registrering i handelsregistret, kommer att underlättas av möjligheten att hantera all dokumentation elektroniskt.
- Fullmakter. Utformningen och godkännandet av befogenheter, som är nödvändiga för en person eller ett företag att delegera befogenheter till en annan, är ett annat av de förfaranden som kommer att förenklas tack vare den direkta kopplingen mellan byråer och notarier. Denna process är avgörande för många frilansare och småföretag som måste delegera uppgifter till tredje part.
- Testamenten och arv. Inom familje- och arvssfären sköter myndigheterna även upprättande och handläggning av testamenten och arvsdelningar. Digitaliseringen lovar att effektivisera dessa förfaranden, som ofta är komplexa och kräver flera notarialförfaranden.
- Fastighetsverksamhet. Köp- och försäljningshandlingar av fastigheter, inteckningar och andra handlingar relaterade till fastighetssektorn utgör en betydande del av notarialförfarandet. För egenföretagare som förvaltar fastigheter innebär detta avtal en minskning av byråkratisk börda och väntetider.
Enligt ordförandena för båda institutionerna är målet att gå mot en lag om administrativt socialt samarbete
Enligt de ansvariga är det undertecknade avtalet bara det första steget i en bredare strategi för samverkan mellan notarier och administrativa chefer. Enligt uttalandena från ordförandena för båda institutionerna, Målet är att gå mot en lag om administrativt socialt samarbete, som tillåter en större integration av processer mellan olika offentliga och privata aktörer av det spanska administrativa systemet.
Detta avtal gynnar inte bara byråer och deras kunder, egenföretagare och småföretag, utan stärker också notariernas ställning i digitaliseringen av administrativa förfaranden i Spanien. Med skapandet av Notarial Electronic Headquarters för 20 år sedan, Det spanska notarieyrket hade redan lagt grunden för en säker och effektiv digital miljö, och detta avtal representerar en naturlig förlängning av den visionen.
Den långsiktiga effekten av detta avtal kan bli betydande, inte bara när det gäller administrativ förenkling, utan också i främjandet av en mer flexibel och konkurrenskraftig miljö för företag i Spanien, där egenföretagare och småföretag kan ägna mer tid åt sin tillväxt och mindre åt byråkrati.
