- Inte vilka bevis som helst tjänar till att visa att en korrigerande faktura har skickats.
- En enkel förbiseende kan kosta tusentals euro i moms
- Hur man korrekt motiverar försändelsen om statskassan begär det flera år senare
Förlora tusentals euro i moms Att inte hålla ett enkelt kvitto är en risk mycket verkligare än det verkar. Många frilansare och småföretag utfärdar korrekt en korrigerande faktura när en kund inte betalar eller en transaktion är ogiltig, men glömmer att behålla bevis på att de faktiskt skickade den. Om finansministeriet granskar den operationen kan det utelämnandet räcka för att hindra dem från att få tillbaka skatten.
Central Economic-Administrative Court (TEAC) har nyligen förstärkt detta kriterium genom att anta den doktrin som fastställts av Högsta domstolen och ansett att bevisningen av sändningen av korrigeringsfakturan utgör ett väsentligt krav i de fall som föreskrivs i mervärdesskattelagen.
Som Raquel Jurado, en tekniker vid Registry of Tax Advisory Economists (REAF), förklarade för Autonomous and Entrepreneurs, är det förutsebart att Skatteverket är mycket mer rigoröst och systematiskt genom att kräva detta bevis vid kontroller.
Det är därför, Det räcker inte att behålla korrigeringsfakturan. Det är också lämpligt att behålla bevis som visar att det skickades korrekt till klienten. Annars kan en enkel dokumentär förbiseende sluta kosta tusentals euro. Jurado förklarade för detta medium vilka tester som ger de största garantierna, de fel som upprepas mest bland egenföretagare och sättet att rättfärdiga transporten om finansministeriet begär det flera år senare.
Inga bevis används för att bevisa att en korrigerande faktura har skickats
Korrekt utfärdande av en korrigeringsfaktura garanterar inte i sig att statskassan accepterar ändringen av momsbeskattningsunderlaget. Om egenföretagaren har för avsikt att få tillbaka skatten måste de också kunna bevisa att denna faktura har skickats till kunden när Skatteverket begär det vid en verifikation.
Som Raquel Jurado, en tekniker från Registry of Tax Advisory Economists (REAF), förklarade för Autonomous and Entrepreneurs, ”kan de vara giltiga medel som en burofax, ett e-postmeddelande, en elektronisk faktureringsplattform som registrerar försändelsen, eller till och med en uppsättning bevis som, utvärderad som helhet, bevisar att fakturan har skickats.”
Vilka medel är giltiga
Regelverket kräver inte användning av ett enda system för att skicka korrigeringsfakturan. Det viktiga är att egenföretagaren vid behov kan bevisa att handlingen skickats till mottagaren. Bland de medel som kan fungera som bevis, framhöll Raquel Jurado:
- Burofax, tillhandahålla bevis på leverans och certifiering av innehållet.
- E-post, så länge meddelandet som skickats, datum, mottagare och filen som bifogas korrigeringsfakturan bevaras.
- Elektroniska faktureringsplattformar att registrera och tillåta bevis på att fakturan har skickats.
En uppsättning indikationer eller bevis, som, utvärderade tillsammans, tillåter visa att korrigeringsfakturan var verkligen skickas till klienten.
De vanligaste felen som gör att du förlorar testet inför statskassan
Experten varnade för att ett av de vanligaste misstagen är att tro att processen avslutas när korrigeringsfakturan utfärdas. Dock, ”Skatkammaren kräver makt också bevisa att det skickades till klienten”, kom han ihåg.
Bland de fel som upprepas mest i praktiken påpekade han:
- Hålla endast fakturan i faktureringsprogrammet, utan några bevis på dess leverans.
- Säga som skickades via e-post, men spara inte meddelandet, datumet, mottagaren eller bilagorna.
- Leverera fakturan i handen utan att begära ett kvitto eller något annat mottagningsbevis.
I alla dessa fall, tillade Raquel Jurado, ”är det väldigt svårt bevisa att fakturan faktiskt nådde mottagaren”, vilket kan leda till att statskassan avslår ändringen av beskattningsunderlaget och att egenföretagaren förlorar rätten att få tillbaka motsvarande mervärdesskatt.
En enkel förbiseende kan kosta tusentals euro i moms
Att inte behålla bevis på att korrigeringsfakturan har skickats kan ha en mycket viktig ekonomisk inverkan för alla egenföretagare. Det räcker med det Treasury anser att den inte har ackrediterats sin remiss att avslå ändringen av skattebasen och tvinga verksamheten att ta på sig en moms som den i realiteten inte längre borde bära.
Raquel Jurado illustrerade det med ett mycket vanligt exempel. Låt oss föreställa oss det En egenföretagare utfärdar en faktura på 10 000 euro, på vilken 21 % moms gäller, så det totala beloppet uppgår till 12 100 euro. Kunden betalar aldrig den fakturan och, när kraven i momslagen har uppfyllts, utfärdar yrkesmannen motsvarande korrigerande faktura för att få tillbaka den betalda skatten.
Men under en skattekontroll ber statskassan dig att bevisa att denna korrigerande faktura skickades till kunden. Om egenföretagaren inte kan bevisa det på grund av att de inte har behållit något bevis på leverans, Administrationen kan avslå ändringen av skatteunderlaget.
Den ekonomiska konsekvensen är omedelbar: egenföretagare Jag skulle förlora 2 100 euro i moms att han redan hade gått in i statskassan och inte kunde återfå dem.
Dessutom, kostnaden kan bli ännu högre. Som Raquel Jurado förklarade, om egenföretagaren redan hade gjort rättelse i sina självskatteringar, skulle de kunna tvingas återbetala dessa 2 100 euro, tillsammans med motsvarande dröjsmålsränta och till och med få en straffavgift om ett skattebrott inträffar.
Till slut, en enkel dokumentär förbiseende kan sluta bli en förlust på flera tusen euro, även om egenföretagaren korrekt hade utfärdat korrigeringsfakturan och uppfyllt övriga krav som föreskrifterna ställer.
Hur man korrekt motiverar försändelsen om statskassan begär det flera år senare
Om Skatteverket initierar en verifikation ska egenföretagaren lägga fram bevis som styrker att rättelsefakturan har skickats till uppdragsgivaren. Den nödvändiga dokumentationen kommer att bero på de medel som används för att göra den sändningen.
Raquel Jurado förklarade att, när fakturan har skickats via burofax, ”det kommer att räcka för att tillhandahålla bevis på frakt och certifiering av innehållet.” På så sätt kommer egenföretagaren att kunna visa både att han gjort kommunikationen och vilken handling som skickades.
Om du däremot valt e-post, REAF-teknikern rekommenderade att all information relaterade till den kommunikationen bevaras. Specifikt kommer det att vara bekvämt att spara:
- Budskapet av skickat e-postmeddelande.
- Datumet av frakt.
- Adressen av mottagaren.
- Den bifogade filen som innehöll korrigeringsfakturan.
- Vilket svar som helst av kunden eller mottagningsbevis som kan bevisa att kommunikationen nådde sin destination.
Ju mer dokumentation egenföretagaren kan tillhandahålla för att rekonstruera sändningen av korrigeringsfakturan, desto lättare blir det att bevisa för statskassan att de korrekt uppfyllde detta krav om förvaltningen granskar det flera år senare.
