Till egenföretagare och företag får över 700 000 förfrågningar från Skatteverket varje år. Och enligt en studie av skattemjukvara som anger, cirka 10 % av dessa varningar beror på enkla fel formella i fakturor.
Enligt Declarando räknar man med att företag får cirka 70 000 varsel från finansministeriet varje år för grundläggande och undvikbara fel i fakturor. Den ekonomiska effekten av dessa krav, som ibland slutar med sanktioner, skulle överstiga 21 miljoner euro mellan förvaltningskostnader, förlorad tid, tillägg och likviditetsproblem.
Skatteadvokaten Mónica Serra, specialist på egenföretagare på företaget, klargjorde för denna tidning att Vi talar inte om bedrägerier, ”utan om administrativa misslyckanden; en nyans som förklarar varför många ärenden slutar lösas utan allvarliga sanktioner”, även om skattebetalaren bär verkliga ekonomiska konsekvenser. I sin analys framhåller han att dessa formella fel ligger bakom tusentals procedurer som skulle kunna undvikas med enkla ändringar i fakturering och intern kontroll.
Enligt experten beror majoriteten av kraven inte på avsiktligt oegentligt beteende, utan snarare på administrativa förbiseenden som regelverket anser vara en överträdelse. Som tvingar egenföretagaren att svara, motivera och, I många fall, korrekt redan inlämnad dokumentation. Detta fenomen drabbar särskilt småföretagare som inte har konstant rådgivning och vars administrativa börda mångdubblas när ett besked från statskassan kommer.
- Små administrativa fel orsakar tusentals förfrågningar från finansministeriet varje år
- Verkliga ekonomiska kostnader även när det inte finns några bedrägerier
- Större upptäckt av formella fel på grund av automatiserad kontroll och skattemässig komplexitet
- Praktiska åtgärder för att minska risken för att få en förfrågan
Små administrativa fel orsakar tusentals förfrågningar från finansministeriet varje år
Serra förklarar att de vanligaste felen inte är komplexa eller sofistikerade, utan snarare små formella fel som, när de ackumuleras, aktiverar skattekontrollmekanismer, såsom felaktiga eller ofullständiga uppgifter på fakturan. ”Det här är framför allt utelämnanden eller felaktiga uppgifter i kundens eller emittentens NIF, såväl som hopp i numreringen av fakturor”, noterade han och tillade att alltför generiska beskrivningar av de tjänster som tillhandahålls också är frekventa.
Till dessa misslyckanden kommer fel vid utfärdandedatum, små fel i skatteredovisningen eller fakturor som utfärdats utan att uppfylla alla formella krav, aspekter som systemet automatiskt upptäcker vid korsreferenser av data. Experten insisterar på det I de flesta fall ”finns det inget bedrägeri, men administrativa förbiseenden vilket dock reglerna klassar som en överträdelse.”
Även om det inte finns några definitiva uppgifter om hur många filer som slutligen arkiveras, förklarar Serra att många krav löses genom rättelse eller anklagelser. Speciellt när felet är tekniskt eller tolkande. Bland de vanligaste fallen nämns den felaktiga tillämpningen av skattesatsen, den missförstådda återföringen av den skattskyldiga personen eller verksamhet inom gemenskapen utan adekvat ackreditering. Som kräver att du förbereder underbyggda påståenden eller tillhandahåller ytterligare dokumentation för att korrekt motivera operationen.
Verkliga ekonomiska kostnader även när det inte finns några bedrägerier
Även när filen slutar arkiveras eller skattebetalarens krav accepteras, genererar processen kostnader som direkt påverkar egenföretagarnas verksamhet, särskilt i småföretag med begränsade likvida medel. ”Den egenföretagare bär verkliga ekonomiska konsekvenser under processen,” Serra konstaterade och påpekade att påverkan inte försvinner även om det inte finns någon sanktion.
Bland dessa kostnader nämner experten utgifterna för teknisk rådgivning och försvar, utarbetande av anklagelser eller tillhandahållande av ytterligare dokumentation, vilket kräver tid och resurser. Den varnar också för eventuella tillägg eller dröjsmålsräntor när den skattskyldige beslutar sig för att reglera frivilligt för att minska riskerna, vilket kan innebära tillägg eller dröjsmålsränta, om den skattskyldige väljer att korrigera innan förfarandet fortsätter.
En annan vanlig effekt är blockering av momsåterbetalningar, vilket direkt kan påverka verksamhetens likviditet och äventyra dess dagliga verksamhet, utöver den tid och administrativa börda som är involverad i att hantera förfarandet. Serra understryker det Även när det inte finns några bedrägerier, ”genererar proceduren en ekonomisk och psykologisk kostnad betydelsefull för egenföretagare.”
Större upptäckt av formella fel på grund av automatiserad kontroll och skattemässig komplexitet
Experten pekar på att det under de senaste åren har skett en successiv ökning av denna typ av krav, särskilt de som är kopplade till korrekt tillämpning av mervärdesskatt i specifika verksamheter. Som han förklarar beror denna ökning inte nödvändigtvis på mer bedrägeri, utan snarare på en större upptäcktsförmåga från administrationens sida, vilket reflekterar en progressiv ökning av denna typ av krav relaterade till formella inkonsekvenser.
”Ökningen är relaterad till automatiserad kontroll och massiva datakorsningar, som nästan automatiskt genererar varningar i händelse av formella inkonsekvenser”, säger Serra och syftar på användningen av informationssystem och digital analys. Den växande digitaliseringen av fakturering och redovisning underlättar upptäckten av avvikelser mellan vad som deklareras av olika skattebetalare, vilket möjliggör generera krav nästan automatiskt innan någon inkonsekvens upptäcks av systemet.
Till detta kommer den regelmässiga komplexiteten, särskilt när det gäller internationell moms, digitala tjänster, marknadsplatser eller verksamhet inom gemenskapen. Områden där många småföretag inte har tillräckliga tekniska kunskaper för att tillämpa regelverket korrekt. Enligt experten är resultatet en ökning av detektionskapaciteten av tekniska fel, snarare än verkligt bedrägeri.
Praktiska åtgärder för att minska risken för att få en förfrågan
Ur praktisk synvinkel föreslår Serra konkreta åtgärder som avsevärt kan minska risken för att få en begäran om formella fel, med början i förhandskontroll av fakturering. ”Den första åtgärden är att använda en programvara som blockerar formella fel innan du utfärdar fakturan, eftersom det är det mest effektiva sättet att förhindra dem.”
Den andra rekommendationen är att upprätta en systematisk månatlig granskning innan du skickar in moms, kontroll av korrelativ numrering, NIF och överensstämmelse mellan beloppen, vilket gör att misslyckanden kan upptäckas innan administrationen gör det. Experten anser att denna periodiska kontroll är särskilt användbar för egenföretagare utan kontinuerlig rådgivning, eftersom den tillåter upprätta en systematisk månadsöversyn innan lämna in skattedeklarationer.
Slutligen insisterar den på vikten av att agera snabbt när ett fel upptäcks, att omedelbart utfärda en korrigerande faktura för att undvika stora konsekvenser. ”Om felet är åtgärdat innan Treasury meddelar det, Regeln ger inga sanktioner”, avslutade han och betonade att förebyggande och tidig reaktion är nyckeln till att undvika onödiga kostnader.
