Hur företag ska motivera körsträckan för sina anställdas resor: Skatter klargör det

Generaldirektoratet för skatter (DGT) har förklarat i ett bindande samråd Hur egenföretagare och företag ska registrera och motivera körsträckan på anställdas reseersättningar före en eventuell inspektion, även detaljerad information dokumentation som är nödvändigt att presentera och Till vem det motsvarar visa bevisbördan. Detta ”kommer att variera beroende på om den anställde använder ett privat fordon eller kollektivtrafik”, förklarade Luis San José, arbetsjurist och professor vid UNIR, för detta medium.

Som framgår av samrådet är det inför en inspektion väsentligt att motivera resornas verklighet med de medel som beskrivs i den allmänna skattelagen. Det vill säga, faktura eller motsvarande handling samt vägtullar och parkeringskostnadersamt att visa sanningshalten i rörelserna genom operationer utförd.

Undantagsbeloppet, mindes Tributos, steg från 0,19 till 0,26 euro per kilometer för resor med privata transporter, detta är det belopp som är undantaget från beskattning för resor i dagtraktamenten och traktamenten för transportkostnader för den personliga inkomstskatten (IRPF) motsvarande anställda.

Resor ska krediteras mot faktura vid banktransaktioner.

Fallet som hänvisas till i samrådet motsvarar ett företag från Lugo som är dedikerat till att tillhandahålla tjänster för andra företag i andra kommuner i Galicien. För att kunna utföra arbetet var företagets arbetare tvungna att resa i sina egna fordon till kundernas företag, vilket gjorde dessa besök nödvändiga. Företaget betalade också varje anställd 0,19 euro per tillryggalagd kilometer på varje resa.

I detta avseende frågade de DGT om hur man registrerar och motiverar dessa belopp före inspektionen, eftersom det är belopp som är undantagna från beskattning.

Enligt Skatteverket kompenserar dessa belopp för transportkostnaderna för den anställde eller arbetstagaren som reser utanför sin arbetsplats för att utföra sitt arbete på en annan plats, och är därför undantagna från beskattning. Dock för att befrielse av arbetstagarens panträtt ska ske, och detta ska kvarstå korrekt ackrediterad före inspektionenmåste motiveras korrekt.

• Om arbetaren har använt kollektivtrafikutgiftsbeloppet måste motiveras ”med faktura eller motsvarande dokument.”
• Om arbetaren har använt ditt eget fordonresans verklighet måste bevisas genom de operationer som genomförs, liksom vägtullarna och parkeringskostnaderna måste motiveras med motsvarande dokument.

Den har även tillagt att vid egen transport beskattas inte de belopp som avsatts för resor i den del som motsvarar beloppet 26 cent per tillryggalagd kilometer. Själva samrådet klargör också att det i alla fall kommer att ankomma på Skatteförvaltningens ledning och kontrollorgan att värdera denna bevisning.

Som ett exempel, för en arbetare från samma företag som gjorde den dagliga resan mellan Lugo och Baralla med sitt eget fordon, som reste 62 kilometer tur och retur, fem dagar i veckan, skulle företaget behöva rättfärdiga att nästan 1 240 kilometer resor görs varje månad, som visar de operationer som utförts under resorna och som därför bevisar deras existens, och vägtullar eller parkeringsavgifter på vägen eller i Baralla. Därmed skulle det skattefria beloppet för den anställde vara 322,40 euro per månad.

Verksamheten skulle betala detta belopp till den anställde i kost konceptoch detta belopp skulle dras av som en avdragsgill kostnadäven bekvämt motiverad, i företagsskatten, som förklarats till detta medium av Raquel Jurado, skatterådgivare och teknisk sekreterare för REAF av Economists Council Jurado, tillade att de föreskrivna ersättningarna vanligtvis avtalas om i det tillämpliga kollektivavtalet.

I vissa fall är det verksamheten som ska tillgodoräkna sig resekostnaden som betalas till en anställd

Som ingick i samrådet fastställde Central Economic Administrative Court (TEAC) under 2018 riktlinjerna för vem som ska bära bevisbördan för dagpenning. Enligt dessa riktlinjer, som San José förtydligade, kan administrationen när som helst kontrollera arbetstagaren för traktamenten och ersättningar för resekostnader som är undantagna från beskattning. Enligt antagandet:

• När transportkostnader uppstår genom användning av ett privat fordon -samt kostnaderna för underhåll-, måste vara motiverad av affärerär det upp till dig att styrka dag och plats för förskjutningen som tillsammans med anledningen till detta gör att beloppen kan ackrediteras, även om mottagaren frivilligt kan lämna motivering om han eller hon har det.
• När transportkostnaderna har uppstått med hjälp av kollektivtrafik -såväl som de av stanna kvardet måste de vara motiverat av arbetstagarenvilket också måste visa parkering eller vägtullskostnader när du har färdats i ett privat fordon.
  • Men i det senare fallet, koppla dessa utgifter med den ekonomiska verksamheten måste vara ackrediterad av verksamheten, med tanke på att den ansvarar för att styrka dag, plats och anledning till resan, eftersom utgifterna är villkorade av den ekonomiska verksamhetens organisation och utveckling. Det handlar om att bevisa att dessa utgifter uppstår i samband med ekonomisk aktivitet.
  • Den anställde kan också bidra frivilligt ackreditering av anslutningen om möjligt.
  • Om den anställde inte motiverar kostnaderna, kommer administrationen inte bara att kunna reglera honom – få honom att betala beloppen – utan att först försöka få av företaget dessa styrkande handlingar genom lämplig begäran.
• Om administrationen under verifieringsförfarandet intygar att den anställde på grund av förhållandet mellan verksamheten och den anställde har ”full tillgång” till bevisen för att motivera fritagandet av kostnader, kan riktas ”exklusivt” till arbetstagarenutan att betalaren krävs.