Den digitala transformationen av ett företag handlar inte bara om att ersätta vissa applikationer med andra. När en organisation har tusentals yrkesverksamma, många centra spridda över hela Spanien och hanterar särskilt känslig information, innebär digitalisering också att omvandla processer, arbetssätt och de anställdas relation till tekniken.
Det är scenariot du står inför Vithasett spanskt sjukvårdsföretag som servar mer än fem miljoner patienter och har 22 sjukhus och 39 vårdcentraler. Under de senaste åren har koncernen genomfört en djupgående transformation av sina system, från medicinsk historia och finansiella system till Human Resources-verktyg.
Pedro Galbarro, chef för Vithas Applications Areapåpekar att denna process har gjort det möjligt för oss att gå mot större automatisering och nu ta itu med en av de stora tekniska utmaningarna för företag: att avgöra var tekniken kan tillföra verkligt värde. generativ artificiell intelligens utan att kompromissa med datasäkerheten.
En digital transformation som också förändrar arbetssättet
Vithas påbörjade en process för att förnya företagets arkitektur och system för cirka sju år sedan. Förändringen nådde områden som medicinsk historia, ekonomi- och rapporteringssystem och applikationer kopplade till Human Resources.
Storleken på företaget gjorde projektet till en särskilt komplex utmaning. Dess centra är distribuerade över olika delar av Spanien och implementeringen av nya system innebar inte bara en teknisk förändring.
”Det innebär inte bara förändringar av programvaran som kommer att användas i alla processer, utan det innebär också en förändring i arbetssättet.”förklarar Galbarro.
En av de viktigaste milstolparna har varit förnyelsen av medicinsk historia på sjukhus och dess integration med andra processer, såsom fakturering. Personalsystem har även kopplats till andra verktyg som används inom organisationen.
Denna integration tillåter till exempel att när en professionell ansluter sig till Vithas kopplas deras registrering i Human Resources-systemen automatiskt till andra applikationer som är nödvändiga för att utföra sitt arbete.
Mobilapplikationer för en arbetsstyrka som inte arbetar framför en dator
Digitaliseringen uppvisar en annan egenhet inom sjukvården: en stor del av yrkesverksamma tillbringar inte sina dagar framför en dator.
Av denna anledning framhåller Galbarro att applikationerna som riktar sig till de cirka 14 000 Vithas-proffsen måste kunna användas från olika enheter och platser.
En arbetare kan behöva konsultera en lönelista, begära semestertid, kontakta sin arbetsledare eller digitalt signera ett kontrakt utan att vara framför en dator. Därför har rörlighet blivit ett väsentligt krav.
”För oss är det inte vettigt om det inte kan användas från en mobil”sammanfattar Galbarro.
För att täcka dessa behov använder företaget främst SaaS-lösningar och molnbaserade tjänster för processer som skiftledning, personaladministration, talanghantering eller digital signatur.
Automatisera repetitiva uppgifter för att frigöra tid för proffsen
När företagets huvudsystem omvandlades började Vithas arbeta på en annan front: att eliminera repetitiva uppgifter som förbrukade de anställdas tid men gav lite värde.
För att göra detta har företaget införlivat teknik Robotic Process Automation (RPA).
Galbarro ger som exempel meddelandet om registreringar och avbokningar till socialförsäkringen. I en organisation som kan utföra dussintals kontrakt dagligen, representerar denna procedur en återkommande uppgift som tidigare måste utföras av en person och som nu kan utföras automatiskt av en robot.
Samma sak händer med andra processer, såsom den dagliga avstämningen av kontoutdrag eller vissa administrativa uppgifter, inklusive återkommande sändning av filer som genererats av andra applikationer.
Vithas använder teknik från UiPath att automatisera en del av dessa processer. Målet, som chefen förklarar, är att människor ska sluta lägga tid på repetitiva jobb som kan utföras med teknik.
Artificiell intelligens måste lösa ett problem och tillföra värde till verksamheten
Efter omvandlingen av system och automatiseringen av processer framstår generativ artificiell intelligens som nästa stora utmaning.
Galbarro varnar dock för att trycket att införliva denna teknik inte bör leda till att företag implementerar den utan att tidigare identifiera vilket problem de vill lösa.
Anställda, användare och statliga organ förväntar sig i allt högre grad att teknikavdelningar ska införliva AI-baserade lösningar. För Vithas är den grundläggande frågan att hitta de processer där teknik kan ge en konkret fördel.
”Vi måste hitta var, i vilken process, AI kan hjälpa oss”, påpekar han.
Dessutom måste varje implementering erbjuda någon typ av avkastning, vare sig det är ekonomiskt eller i form av mervärde för yrkesverksamma.
Denna fråga är en av de största utmaningarna för teknikchefer: innovation bör inte bli ett mål oberoende av affärsbehov.
Att föra AI till icke-datorarbetare är fortfarande en utmaning
Implementeringen av artificiell intelligens skapar också en klyfta mellan olika yrkesprofiler.
För en anställd som vanligtvis arbetar framför en dator är det relativt enkelt att integrera en AI-assistent eller agent i sina vanliga verktyg. Denna situation förändras dock för yrkesverksamma som utför sin verksamhet utanför en skärm.
Ett sjukhus samlar mycket olika profiler: vårdbiträden, tekniker, städpersonal, cafeterianarbetare och andra yrkesverksamma vars dagliga verksamhet inte kretsar kring en dator.
Enligt Galbarro är att se till att dessa människor också kan dra nytta av nya verktyg en av de väntande utmaningarna inom tekniken.
Mobiltelefonen kan tyckas vara en självklar lösning, men den introducerar nya svårigheter. Det är i allmänhet en personlig enhet och dess användning i arbetssyfte kan stöta på juridiska begränsningar och arbetsbegränsningar.
Utmaningen överskrider även hälsosektorn. En viktig del av den spanska affärsstrukturen tillhör tjänstesektorn och många av dess arbetare utför inte heller sin verksamhet framför en PC.
Dataskydd villkorar användningen av AI inom hälsosektorn
Om det är en aspekt som särskilt skiljer tillämpningen av artificiell intelligens inom sjukvården så är det känsligheten i den information som används.
Sjukhussystemen hanterar mycket konfidentiell data och alla tekniska verktyg måste uppfylla stränga säkerhets- och informationsskyddskrav.
Galbarro betonar att bakom varje artificiell intelligensapplikation eller agent finns en teknisk infrastruktur. Därför är frågor som var servrarna fysiskt finns, vilka regler de ska följa eller vilka cybersäkerhetsåtgärder de tillämpar avgörande innan en lösning implementeras.
Till detta kommer utbildning av arbetare. För den som är ansvarig för Vithas måste yrkesverksamma veta vilken information de arbetar med och vad de kan göra med den. Företaget tillhandahåller kontinuerlig utbildning i databehandling.
Vithas har en intern policy för att godkänna användningen av artificiell intelligens
Innan vi började utveckla tester och små projekt relaterade till generativ artificiell intelligens, etablerade Vithas en intern AI-implementerings- och adoptionspolicy.
Dessutom har företaget en periodisk kommitté där initiativ som innebär användning av denna teknik analyseras och godkänns.
De behöver inte uteslutande vara projekt med artificiell intelligens. De kan också vara bredare initiativ där AI är en del av några av deras processer eller funktioner.
Målsättningen är att eventuell implementering överensstämmer med både organisationens interna policy och gällande regelverk.
Kan ”teknologiska paradis” uppstå på grund av skillnader i reglering?
Regleringen av artificiell intelligens öppnar också en debatt om företagens konkurrenskraft och regelskillnaderna mellan territorier.
Galbarro anser att reglering är nödvändig, särskilt när artificiell intelligens arbetar med känslig information eller kan ingripa inom områden som är så relevanta som att stödja en medicinsk diagnos.
Det väcker dock en fråga: i vilken utsträckning är det effektivt att strikt reglera teknik i ett geografiskt område när data och digital infrastruktur kan vara distribuerad över olika länder.
Ur denna reflektion uppstår ett begrepp som chefen kallar ”teknologiska paradis”: territorier eller utrymmen där olika regleringar skulle kunna skapa konkurrensfördelar för vissa teknikföretag.
Frågan blir ännu mer komplex med tanke på möjligheten att det i framtiden kommer att finnas datacenter utanför traditionella territoriella gränser. Vilken lagstiftning bör då gälla: den för den plats där informationen lagras, den i det land där den används eller den i det territorium genom vilket uppgifterna cirkulerar?
Innovation, säkerhet och effektivitet: de tre stora tekniska utmaningarna
För Galbarro står teknikchefer för närvarande inför tre stora utmaningar.
Den första är hantera förväntningar kring artificiell intelligens. Populariseringen av dessa verktyg har höjt förväntningarna hos anställda och organisationer, men inte alla processer kan eller bör lösas med AI.
Den andra är säkerställa datasäkerhetett ansvar som inte är begränsat till artificiell intelligens, utan påverkar alla affärsapplikationer.
Och den tredje är tillför värde till verksamheten. Implementeringen av nya applikationer, automatiseringar eller AI-agenter måste generera ekonomisk avkastning eller påtagligt förbättra yrkesverksammas arbete.
Svårigheten ligger just i att göra dessa mål förenliga. Som Galbarro sammanfattar, ”Utmaningen är att hitta balansen mellan innovation, säkerhet och effektivitet”.
Lyssna på hela intervjun nu på Spotify eller iVoox. Det kommer att inspirera dig!
