- Företag måste meddela de faktiska praktikdagarna varje månad
- Nyckeldatum för att kommunicera praktikdagar
- Hur dagarna ska kommuniceras: verkliga exempel från socialförsäkringen
- Att inte kommunicera dagarna korrekt kan generera skulder för företag
- Anmälan och avbokning av praktikanter ska meddelas inom de följande 10 dagarna
- Hur avräkningar presenteras och när avgifter betalas
- Hur bidraget för obetald praktik beräknas
- Ofta misstag som skapar skulder för företag
- Social trygghet genererar en automatisk skuld för företag som inte följer
April innebär en föga känd skyldighet för företag med praktikanter i praktiken: kommunicera till socialförsäkringen dagarna verkliga där de har bedrivit verksamhet. Tidsfristen för att göra det för det första kvartalet går ut 29 april, även om många företag inte känner till det. Organisationen varnar för att fel redan skapar felaktiga uppgörelser.
Från 1 januari 2024 är alla studenter på praktik, även när de är obetalda, De bidrar till socialförsäkringen. Denna förändring har införlivat nya skyldigheter för företag, utbildningscenter och enheter som är värd för dem, vilket tvingar dem att hantera registreringar, avbokningar och bidrag.
Det största misslyckandet ligger dock inte alltid i dessa grundläggande procedurer, utan i kommunikationen av de dagar då praktikanterna genomför praktik. Som arbetsjuristen Jaume Barcons förklarade för detta medium, finns det företag som inte rapporterar korrekt, och ”Om praktikdagarna inte kommuniceras kan offerten inte beräknas korrekt, eftersom socialförsäkringen inte har den informationen.”
Konsekvensen är omedelbar: Om dessa dagar inte kommuniceras, beräknar socialförsäkringen bidraget som om studenten hade varit aktiv varje dag vid registreringen. Detta genererar högre avräkningar än vad som är lämpligt och kan ge upphov till onödiga skulder.
Till denna skyldighet tillkommer andra skyldigheter, som t.ex behandla registreringar och avbokningar eller presentera kvartalsvisa avräkningar, Men hela systemet kretsar kring en nyckelpunkt: att kommunicera de faktiska praktikdagarna väl och i tid.
Företag måste meddela de faktiska praktikdagarna varje månad
Egenföretagare, företag, utbildningscenter eller enheter som tar emot studenter på obetalda praktikplatser är skyldiga att varje månad rapportera dessa studenters faktiska aktivitet till socialförsäkringen.
Byrån varnar för att detta sändande av information är obligatoriskt i alla fall och är grunden för att offerten beräknas.
Specifikt måste de rapportera:
- Antalet faktiska dagar då övningar har utförts
- De fall där ingen träningsdag har genomförts, även om eleven fortfarande är registrerad
- Särskilda situationer, såsom tillfällig funktionsnedsättning, födsel eller risk under graviditet eller amning, där schemalagda träningsdagar
Vidare varnade advokaten för att inte göra dessa meddelanden i tid kan få konsekvenser utöver själva den ekonomiska legaliseringen. ”Den största risken med att vara uppdaterad med betalningar är att om eleven råkar ut för en olycka och inte har prissatts korrekt kan de uppstå problem med prissättning och täckning, förklarade han. Och han tillade att ”i dessa fall, Företaget kan behöva stå för kostnaden för tjänsten. om den inte var aktuell med betalning vid tidpunkten för den orsakande händelsen.”
De ska också kommunicera dagarna även om eleven får arbetslöshet
Egenföretagare och små och medelstora företag måste ta hänsyn till att skyldigheten att meddela praktikdagar inte försvinner, även om studenten befinner sig i andra situationer. I princip finns det inget fall där denna kommunikation bör utelämnas.
Om studenten till exempel får en arbetslöshetsersättning, oavsett om det gäller avgiftsfinansiering eller socialförsäkring, förklarar socialförsäkringen att företaget också måste:
- Behandla registrering och avbokning
- Kommunicera faktiska dagar av praxis
Nyckeldatum för att kommunicera praktikdagar
Kommunikationen av praktikdagar är som redan nämnts kopplad till kvartalsavräkningssystemet. Det är uppenbart att tänka att denna skyldighet inte bara påverkar april månad, utan även alla kvarter där det finns studenter i praktik.
Regeln är tydlig: det måste göras innan du begär avräkningsberäkningen:
- Praktik från januari till mars: till 29 april
- Praktik från april till juni: till 30 juli
- Praktik från juli till september: till 30 oktober
- Praktik från oktober till december: till kl 30 januari
Hur dagarna ska kommuniceras: verkliga exempel från socialförsäkringen
Socialförsäkringen har i sitt avsnitt med vanliga frågor löst olika antaganden som visar hur företag bör agera i varje situation.
Dessa exempel klargör att kommunikationen alltid måste anpassas till den verkliga aktiviteten, månad för månad, och att det inte räcker med att hålla eleven registrerad.
Till exempel om en student genomför 10 dagars praktik i januari och 12 i mars, men gör inget i februari, företaget måste:
- Kommunicera 10 dagar i januari
- Rapportera 0 dagar i februari
- Kommunicera 12 dagar i mars
I ett annat fall, om en student slutför 10 dagar i januari, men i februari drabbas av en tillfällig funktionsnedsättning och bara kan göra 2 av de 10 planerade dagarna måste företaget:
- Kommunicera 10 dagar i januari
- Rapport 2 dagar genomförda och 8 planerade i februari, utöver IT-läget
- Rapportera 0 dagar i mars om det inte förekom någon aktivitet
Det kan också förekomma att en student gör praktik på regelbunden basis, till exempel 10 dagar varje månad. I så fall helt enkelt Dessa dagar kommer att meddelas i varje period.
Ett annat vanligt scenario är det för en student som Kombinera praktik med jobb. Om du jobbar 10 dagar i januari, 10 i februari och bara 8 i mars för att du börjar jobba måste företaget meddela dessa 8 dagar i mars. Men i detta specifika fall, Det kommer inte att finnas någon avgiftsskyldighet för den månaden om studenten har varit inskriven i ett annat system under hela perioden.
Att inte kommunicera dagarna korrekt kan generera skulder för företag
Från socialförsäkringen själva varnar de för att att inte kommunicera denna information har en direkt konsekvens på bidraget. Enligt Barcons, när detta inträffar, kan administrationen agera på egen hand för att reglera situationen. ”Om dagarna inte kommuniceras kan socialförsäkringen utfärda ett kompletterande uppgörelse och kräva beloppen väntar, tillämpar även en 20 % tillägg”, förklarade han.
Om företaget inte redovisar de faktiska praktikdagarna kommer statskassan att beräkna avgiften som om eleven hade gjort övningar varje dag som du har skrivits ut under den månaden.
Detta leder till högre bosättningar än de som skulle motsvara. I praktiken betyder det betala för dagar som eleven inte har gått till arbetscentret. I den meningen bekräftade arbetsjuristen det ”både att inte kommunicera dagarna och inte presentera uppgörelsen korrekt ”De kan i slutändan generera legalisering och skulder för företaget.”
Anmälan och avbokning av praktikanter ska meddelas inom de följande 10 dagarna
Förutom att kommunicera dagarna måste företagen följa den grundläggande skyldigheten att registrera och avregistrera praktikanter från socialförsäkringen.
- Anmälan ska behandlas i början av praktiken
- Droppet, på slutet
Den allmänna tidsfristen för att genomföra båda procedurerna är 10 kalenderdagar sedan början eller slutet inträffar.
Denna skyldighet gäller i alla fall, oavsett elevens situation. Även om studenten får arbetslöshetsersättning, Företaget ska även handlägga registrering, avbokning och meddelande av praktikdagar.
Hur avräkningar presenteras och när avgifter betalas
Bidragssystemet för obetald praktik fungerar kvartalsvis.
Företag måste lämna in likvidationen och betala avgifterna under månaden efter varje kalenderkvartal:
- Januari, februari och mars: inbetald april
- April, maj och juni: in juli
- Juli, augusti och september: in oktober
- Oktober, november och december: in januari följande år
Hur bidraget för obetald praktik beräknas
Vid obetald praktik bygger bidraget på ett enkelt system:
- Det gäller a fast avgift för varje träningsdag
- Kostnaden motsvarar helt och hållet företaget eller ansvarsfull egenföretagare
Det bör noteras att dessa kvoter har en 95 % minskning av vanliga oförutsedda händelser, vilket avsevärt minskar kostnaderna.
I fallet med betald praktik, Systemet är annorlunda, eftersom Den citeras i enlighet med reglerna för utbildningskontrakt. Det finns dock i båda fallen skyldighet att registrera, kommunicera och offerera.
Ofta misstag som skapar skulder för företag
Som arbetsjuristen Jaume Barcons förklarat för detta medium, kan företag göra misstag som inte bara är formella, eftersom de direkt påverkar beräkningen av avgifter och kan leda till högre bebyggelse till dem som skulle motsvara.
Specifikt bekräftade experten att bland de vanligaste felen som kan uppstå när man använder detta system är:
- Kommunicerar inte de faktiska dagarna av praxis
- Anmäl inte månader utan aktivitet
- Kommunicera dagarna utanför deadline
- Begär inte utkastet av likvidationen
- Skicka databasfiler när det inte hör hemma
Till skillnad från andra regimer beräknar inte enheter direkt avgiften. De måste be Allmänna finansministeriet för socialförsäkring om beräkningen med hjälp av en begäran om utkast till uppgörelse.
Enligt socialförsäkringen är ett av de vanligaste felen skicka databasfiler istället för att begära detta utkast, vilket leder till incidenter. Denna procedur är endast korrekt i mycket specifika fall, som när studenten är inne tillfällig invaliditet på grund av arbetsolycka eller arbetssjukdom.
Social trygghet genererar en automatisk skuld för företag som inte följer
Socialförsäkringen förklarar att när ett företag inte uppfyller sina skyldigheter tillämpas ett automatiskt skuldberäkningssystem. Barcons specificerade hur denna mekanism fungerar: ”Om den inte betalas frivilligt genererar socialförsäkringen automatiskt en skuld. företaget kan frivilligt uppdatera sig. Problemet är när han inte gör det, vilket är när de kräver honom.”
Det innebär att, om praktikdagarna inte har kommunicerats utberäknas bidraget som om eleven hade utfört aktivitet varje dag de var registrerad under månaden. ”Om dagarna inte har kommunicerats beräknas bidraget för hela registreringstiden. Om dagarna däremot redovisas men inte betalas görs avräkningen utifrån de meddelade dagarna”, förklarade arbetsjuristen.
Å andra sidan, om dagarna har rapporterats men avräkningen inte har lämnats, beräknas skulden baserat på de dagar som rapporterats, med tillämpning av motsvarande fast avgift.
Enligt Jaume Barcons, ”I båda fallen blir resultatet en ex officio-likvidation som kan tvinga bolaget att ta en högre kostnad än förväntat.”
Därför tvingar denna mekanism företag att korrekt regularisera elevernas bidrag. Att kommunicera praktikdagar väl och i tid är viktigt för att undvika extra kostnader.
