Egenföretagare med anställda och företag måste följa en ett stort antal skyldigheter i arbetskraft och riskförebyggande material. Ännu mer under senare år, efter att olika åtgärder godkänts av regeringen. Närmare bestämt egenföretagare samla mer än tio viktiga register och protokollsom de måste hålla uppdaterade för att undvika sanktioner.
Inspektionen Du kan när som helst begära dessa dokument från företag. I vissa fall måste de ha dem på plats på sina arbetsplatser. Och i andra tillåter inspektörerna egenföretagare med anställda och företag att leverera informationen inom en viss period via e-post.
Av denna anledning rekommenderade Union of Labor and Social Security Inspectors (STISS) egenföretagare och företag att ”så långt som möjligt, få alla dokument digitaliseradeeftersom många av åtgärderna redan görs elektroniskt och dokumentation begärs via e-post.”
När den här tidningen konsulterade, granskade samma källor huvudhandlingar som egenföretagare med anställda och företag ska hålla uppdaterade och på arbetsplatsen, i händelse av en eventuell inspektion, för att undvika tunga sanktioner som till och med kan sätta företagets livskraft på spel.
Vilka dokument måste företag hålla uppdaterade inför en arbets- och socialförsäkringsinspektion?
Ana Ercoreca, ordförande för Union of Labor and Social Security Inspectors, förklarade för denna tidning att ”som en allmän regel, inspektionen brukar uppmana egenföretagare och företag att dokumentation relaterad till arbetspaketet, å ena sidan; och riskförebyggande å andra sidan”, som inkluderar följande skyldigheter:
Dokument om arbetsrättsliga frågor
- Arbetarkontrakt.
- Undertecknade lönekvitton. ”Det vill säga lönelistorna.”
- Betalningskvitton.
- Dagsrekord. ”Detta dokument måste vara tillgängligt för inspektionen när som helst och måste förvaras i fyra år”, påminde STISSs ordförande.
- Aktivitetstillstånd.
- När det gäller arbetstagare med funktionsnedsättning kommer ”kontraktet, alternativa anpassningsåtgärder att begäras…”
- Jämställdhetsplaner vid behov.
- Intyg om att du är uppdaterad med socialförsäkringsförpliktelser.
Alltså affärer De ska hålla sina anställdas tidsregistrering uppdaterad på arbetsplatsen.oavsett om det är på papper eller elektroniskt. I denna fråga, som denna tidning redan rapporterat, lägger inspektionen tonvikt, vilket framgår av det faktum att företagens böter har mångdubblats sedan den trädde i kraft. Närmare bestämt ”Det står redan för 90 % av åtgärderna som vi undersöker.”
Dokument om förebyggande av arbetsrisker (PRL)
För sin del förklarade Ana Ercoreca för denna tidning att inspektionen vanligtvis begär dokument och bevis från företag som visar att de följer lagstiftningen om förebyggande av arbetsrisker. I huvudsak är de följande:
- Avtal med tjänsten för förebyggande av arbetsrisk (PRL) vid utläggning.
- Värdering.
- Utbildning.
- Personlig skyddsutrustning (PPE) vid behov.
- Läkarundersökningar.
I denna fråga, ”om det inträffar en arbetsolycka eller en anställningskontroll gällande höga temperaturer, som hände i somras, Inspektionen ber företag om all dokumentation och bevis på att de uppfyller sina skyldigheter när det gäller förebyggande, inte bara i områden som är relaterade till höga temperaturer”, förklarade STISSs ordförande.
Utöver dessa dokument, som Ana Ercoreca ansåg vara väsentliga, ”beroende på kampanjen eller anledningen till inspektionen kan ytterligare en serie dokument begäras från företaget. dokument och mer detaljerad information på specifika områden.”
Inspektionen ber allt oftare företag att leverera sin dokumentation via e-post
Ordföranden för Union of Labor and Social Security Inspectors förklarade för denna tidning att det finns vissa dokument ”som måste finnas på företagets huvudkontor, till exempel arbetsdagsregistret, men i andra fall behöver de inte vara i arbetscentret , sedan I många verksamheter är det deras byråer och konsulter som har kontraktenlönekvitton och andra typer av dokumentation.”
Därför från STISS De rekommenderade företag att hålla så mycket dokumentation som möjligt i digitala formattill exempel en PDF som de enkelt kan skicka via e-post om inspektionen begär det. ”Det som verkligen är viktigt är att, när inspektionen begär det, följer företaget och skickar det, antingen via e-post eller personligen. Allt mer görs på elektronisk vägoch sedan lade inspektörerna till det i filen”, sa Ana Ercoreca.
Likaså, beroende på vilken dokumentation som efterfrågas från verksamheten, ger inspektionen vanligtvis olika tidsfrister för att skicka den via e-post. ”En arbetsolycka är inte detsamma som ett rutinbesök, eller den tid på året då det görs. Även om Normalt tar det i genomsnitt en eller två veckor.” förklarade han.
Men för tillfället, under sommarlovet ”det brukar vara längre perioder, eftersom många egenföretagare inte är på sina arbetsplatser, inte heller deras byråer eller sociala akademiker. I det sista fallet, Från Besiktningen sköts vissa ärenden oftast direkt hos dem“Ana Ercoreca avslutade till detta medium.
