Transport klargör för egenföretagare och små och medelstora företag hur de ska använda det nya obligatoriska digitala dokumentet i oktober

1. Det kommer att ersätta pappersdokumentet i transporter som redan behövdes för att bära det
2. Förare ska kunna visa dokumentet via QR eller länk
3. Att fortsätta använda papper kan lämna bäraren utan att korrekt ackreditera verksamheten
4. Den elektroniska signaturen kommer inte att behövas, åtminstone generellt

Som denna tidning meddelade redan för några veckor sedan kommer egenföretagare och små transportföretag att behöva byt ut papperskontrolldokumentet av det nya elektroniska administrativa kontrolldokumentet (DECA) som börjar den 5 oktober.

Nu har ministeriet för transport och hållbar mobilitet självt förtydligat hur den ska användas detta digitala dokument, vilken information måste innehålla och hur förare ska visa det när det krävs vid en inspektion.

Skyldigheten kommer att påverka interna allmänna vägtransporter som redan var föremål för kontrolldokumentet. Och detta, oavsett om det görs en egen företagare, ett litet företag eller ett större företag. Det kommer också att involvera avsändare, operatörer och andra deltagare i operationen, eftersom dokumentet måste samla in de väsentliga uppgifterna om tjänsten och vara tillgängligt för verifiering av administrationen.

Ikraftträdandet kommer inte bara att tvinga oss att sluta använda papper som vanligt medium, utan också att granska ledningsprogram, sättet att förvara dokumenten och det förfarande som föraren kommer att följa om en agent begär att få verifiera verksamheten på vägen.

Det kommer att ersätta pappersdokumentet i transporter som redan behövdes för att bära det

”För många autonoma åkare kommer nyckeln att vara vet om din nuvarande applikation kommer att anpassa sig till DECA”, Professorn vid European Institute of Innovation and Business (IEIN), Carmelo Dusaín, förklarade för denna tidning, ”eller om de måste uppdatera sina verktyg för att komma åt denna elektroniska version av det administrativa kontrolldokumentet som redan används i många godstransporter på väg.”

Dess roll kommer att fortsätta att vara bevisa grunddata för operationen, men det kommer inte längre att vara beroende av ett tryckt dokument och kommer att genereras, bevaras och konsulteras med digitala medel.

Förändringen kommer särskilt att drabba egenföretagare och småföretag som fortfarande arbetar med följesedlar, utskrivna dokument eller system som är dåligt integrerade med deras ledningsprogram. Från och med den 5 oktober, i obligatoriska tjänster, måste handlingen vara tillgänglig i elektroniskt format och uppfyller tekniska specifikationer fastställts av ministeriet.

Bland de uppgifter som måste inkluderas, som förklarats av experten:

• Identifiering av deltagarna.
• Information om transport.
• Varornas data.
• Och de nödvändiga elementen så att administrationen kan verifiera verksamheten.

”Syftet är att dokumentet ska möjliggöra snabb verifiering vem som utför tjänsten, vilka varor som transporteras och under vilka förhållanden ”Det genomförs”, förtydligade Carmelo Dusaín.

Detta betyder inte att alla operatörer nödvändigtvis måste köpa ett nytt program. ”Vad de borde verifiera är det systemet de redan använder, eller den de anställer före oktober, låter dig skapa dokument som är kompatibla med DECA-kraven och behåll dem under den tid som krävs.”

En av de största tveksamheterna för egenföretagare var Vad kommer att hända vid en vägkontroll. Enligt de publicerade förtydligandena ska det elektroniska dokumentet gå att ta del av en QR-kod, en e-postadress eller ett likvärdigt system som ger tillgång till innehållet i DECA.

”I praktiken måste föraren kunna underlätta tillgången till dokumentet om en agent begär det”, sa Carmelo Dusaín. ”Det kommer inte att räcka för företaget att ha genererat filen om den sedan inte kan visas eller verifieras under transporten.”

Dokumentet behöver inte tidigare skickas till ministeriet för varje operation. Skyldigheten kommer att bestå av generera det korrekt, förvara det i ett tillgängligt arkiv och garantera att den kan konsulteras när administrationen kräver det.

Denna punkt är viktig för små företag, eftersom den minskar en del av den administrativa bördan som kan skapa tvivel inom sektorn. ”Det handlar inte om kommunicera varje försändelse till Transport innan du gör det, men snarare att ha ett giltigt och spårbart elektroniskt dokument när det behövs”, förtydligade IEIN-professorn.

Att fortsätta använda papper kan lämna bäraren utan att korrekt ackreditera verksamheten

En annan praktisk fråga är vad som händer om en egenföretagare fortsätter att använda pappersdokument efter den 5 oktober. ”I transporter som krävs av DECA kommer papper inte längre att finnas. ordinarie stöd för att följa med detta dokumentkrav”, indikerade Carmelo Dusaín. För vem, att fortsätta arbeta som tidigare ”kan leda till incidenter under en inspektion.”

Risken är att inte ha dokumentet, utan snarare att inte kunna styrka den information som krävs i det format som föreskrifterna ger. Om agenten inte kan kolla DECA, Professorn påpekade, ”företaget kan möta dokumentär bristande efterlevnad och motsvarande sanktioner enligt transportbestämmelser.”

Av denna anledning bör små transportörer innan ikraftträdandet granska hur de ska generera dokumentet, vem som ska göra det för varje tjänst och hur de kommer att säkerställa att föraren kan visa det på vägen. Anpassningen påverkar inte bara den administrativa avdelningen, utan även den dagliga verksamheten.

Det kommer också att vara tillrådligt att förtydliga med avsändare och operatörer som kommer att utfärda dokumentet i varje enskilt fall. ”Flera företag är involverade i många operationer,” argumenterade Carmelo Dusaín, ”och dålig koordination kan orsaka den transporten ”startar utan att DECA är ordentligt förberedd.”

Den elektroniska signaturen kommer inte att behövas, åtminstone generellt

Ett av de mest relevanta förtydligandena för egenföretagare är att DECA du kommer inte behöva införliva allmän elektronisk signatur att vara giltig. Denna precision förhindrar tusentals småföretag från att behöva implementera ytterligare signatursystem för varje transportoperation.

Giltigheten av dokumentet kommer framför allt att bero på om det genereras med de nödvändiga uppgifterna, förvaras korrekt och kan konsulteras av administrationen. ”Med andra ord, det relevant kommer inte att finnas med elektroniskt signera varje tjänst, men i säkerställa äkthet, integritet och tillgänglighet av dokumentet.”

Transport överväger också att i vissa fall, samma DECA kan täcka flera tjänster, så länge de förväntade villkoren är uppfyllda. ”Denna möjlighet kan vara användbar för företag som utför repetitiva rutter, kedjade operationer eller tjänster med en stabil organisation under dagen”, avslutade IEIN-professorn.

Före oktober bör egenföretagare och småföretag fråga sina IT-leverantörer om deras program kommer att anpassas till DECA, hur QR-koden eller konsultationslänken kommer att genereras, var dokumenten kommer att lagras och vad som kommer att hända om föraren har ingen anslutning vid tidpunkten för en inspektion. Driftsfrågor som bör testas innan det elektroniska dokumentet är obligatoriskt.