Finansministeriet kan tillåta en egenföretagare att dra av 50 % av den moms som betalats vid köp av en bil och senare helt avvisa motsvarande betalning för bensin, en reparation eller en vägtull. Den procentandel som redovisas för fordonet skyddar inte automatiskt alla utgifter som det genererar.
Detta har upprepats av Skattedirektoratet i det bindande samrådet V1450-26, den 9 juni. Varje faktura måste analyseras separat och relateras till arbetet. Om yrkesmannen inte kan visa detta samband, Skatteverket skulle kunna slopa avdraget även om man redan har accepterat att bilen delvis används i verksamheten.
”Att statskassan accepterar 50 % avdrag på köpet innebär inte att alla relaterade utgifter är automatiskt avdragsgilla.”, förklarade María Orea, skatterådgivare och grundare av tuplanfiscal.com, för denna tidning.
Det betyder inte att alla egenföretagare som har använt den procentsatsen i flera år har gjort fel. Dock, De måste kunna försvara varje utgift med fakturor och andra bevis som gör att det kan relateras till en professionell resa.
De 50 % som tillåts för bilen går inte över till bensin och reparationer
Samrådet startade från fallet med ett företag dedikerat till reklam inom fordonssektorn. Efter kontroll hade finansministeriet satt den professionella användningen av sina fordon till 50 % eftersom företaget inte kunde bevisa en annan procentandel. Frågan var om samma andel också kunde tillämpas på tankning, reparationer, besiktningar och andra efterföljande kostnader.
Skatterna särskiljde den moms som betalades vid köp av bilen från den som motsvarar dess användning och underhåll. Med Oreas ord, Dessa utbetalningar ”måste individualiseras” med hänsyn till den faktiska användningen av dem.
Därför kan Skatteverket anta olika resultat:
- Ta med 50 % av den ingående momsen vid köp av fordonet.
- Acceptera hela eller delar av en kostnad relaterat till arbete.
- Vägra en tankning eller reparation utan ackrediterad koppling till verksamheten.
Orea gav som exempel ett fordon som användes under helgen för att äta middag med vänner. Om föraren tankar under den resan, bränslet reagerar på en viss förskjutning, även om bilen också brukar användas för arbete. I det fallet, noterade han, ”kommer den bensinbiljetten inte att vara avdragsgill.”
Att alltid ha dragit av 50% behöver inte betyda att det är fel
Samrådet innebär inte heller att alla yrkesverksamma som har dragit av den procentsatsen på bensin eller reparationer måste lämna tillbaka den. ”Det betyder inte automatiskt att de gjorde fel. Om de kan visa att dessa utgifter uppstått i samband med aktiviteten kan 50 % vara försvarbart”Orea förtydligade.
Rådgivaren rekommenderade att se över de perioder som ännu inte har löpt ut, vanligtvis de senaste fyra åren, för att:
- Lokalisera utgifter vars yrkesanknytning kan diskuteras.
- Återställ fakturor och betalningskvitton.
- Samla bevisen av gjorda resor.
Om statskassan initierar en kontroll och avvisar avdragen, skulle kräva betalning av den resulterande avgiften och skulle kunna utdöma vite beräknat på det beloppet. Att frivilligt korrigera utgifter som inte kan motiveras skulle enligt Orea få mindre betungande ekonomiska konsekvenser än att vänta på att Skatteverket ska reglera dem.
Egenföretagare måste visa professionell användning av varje kostnad
En bensinräkning visar att en tankning skett, men förklarar inte vad bränslet använts till. För att dra av momsen måste egenföretagaren även kunna relatera denna utbetalning till en resa som gjorts för sin verksamhet.
Bördan att tillhandahålla dessa bevis faller på den professionella. Därför kan det vara otillräckligt att bara behålla fakturan för verkstaden, parkeringen eller bensinstationen om finansministeriet ifrågasätter arbetsdestinationen för utgiften.
Som Orea förklarade, är det tillrådligt att konservera ”faktura och kortbetalningsutdrag”, förutom andra dokument som gör att vi kan rekonstruera anledningen till resan. Bland de mest användbara stöddokumenten är:
- Hela fakturan utfärdat i egenföretagarens namn.
- Banktransaktionen eller betalningsbevis.
- Mejl och samtal möten med kunder.
- Budgetar, beställningar eller arbetsdelar släkt.
- Ett register över resor, datum och tillryggalagda kilometer.
- Parkering och vägtullskvitton används under resan.
Kortutdraget ersätter inte fakturan och det är inte heller obligatoriskt att betala på detta sätt, men ger spårbarhet och förstärker bevismaterialet. Orea lyfte också fram ”e-postmeddelanden eller dokumentation som gör att datum och plats kan relateras till en professionell resa”, till exempel kallelsen till ett möte som hålls utanför den vanliga anläggningen.
Till exempel blir en bränsleräkning starkare om den sammanfaller med en vägtull, en parkeringsplats och ett e-postmeddelande som bekräftar ett kommersiellt besök på en annan plats. Inget av dessa dokument behöver vara avgörande på egen hand, men tillsammans tillåter de oss att bevisa när resan ägde rum, var dess destination var och varför den var relaterad till verksamheten.
Det finns ingen stängd lista över giltiga motiveringar. ”Bestämmelserna tillåter alla bevismedel som motiverar det.”, påminde skatterådgivaren. Nyckeln är att dokumentationen är sammanhängande och gör att utbetalningen kan kopplas till inkomstinkomsten.
Därför bör egenföretagare lämna in bevis med varje faktura och inte vänta på att få en begäran. Ju svårare det är att rekonstruera förskjutningen, desto större är risken att statskassan avvisar avdraget.
Moms och IRPF tillämpar olika regler för fordonskostnader
Samma bil kan få olika behandling i varje skatt. Att dra av 50 % av momsen gör att du inte automatiskt kan dra av hälften av utgiften i inkomstdeklarationen.
”Vi måste komma ihåg att moms inte är detsamma som personlig inkomstskatt.”I momsen förutsätts en påverkan på verksamheten med 50 % och, om det är väl motiverat, kan avgiften dras av i den proportionen, medan den i Personskatt måste påverkas med 100 % för att de relaterade kostnaderna ska vara avdragsgilla”, förklarade Orea.
Partiell användning av turism är tillåten i momsen när egenföretagaren bevisar att de också använder den yrkesmässigt. I personlig inkomstskatt, tvärtom, Den allmänna regeln kräver exklusiv användning för verksamheten, med undantag för vissa undantag som föreskrivs i lag, till exempel de som gäller för taxichaufförer, transportörer eller handelsagenter.
Samrådet klargjorde också det Försäkringspremier är undantagna från moms och avgifter och skatter är inte föremål för dem. Därför inkluderar dessa betalningar inte någon momsavgift som yrkesutövaren kan dra av. Detta hindrar inte att beloppet betraktas som en intäktskostnad om fordonet uppfyller kraven.
Rekommendationen är att analysera varje skatt separat och inte automatiskt överföra samma procentsats. Förutom att hålla fakturor, det är tillrådligt att spara alla bevis som bevisar den professionella användningen av bilen och varje tillhörande kostnad.
