Mänsklig tillsyn är avgörande för att dra nytta av AI i kommunikationen på arbetsplatsen, säger Ciara Flaherty på Springboard Communications.
Föreställ dig de livliga kontoren hos ett multinationellt företag, där anställda sträcker sig över kontinenter och tidszoner. Föreställ dig nu ett scenario där denna organisation lanserar ett kritiskt nytt initiativ utformat för att förbättra de anställdas välbefinnande och produktivitet. Uppgiften för handen: se till att varje medlem av denna vidsträckta arbetsstyrka inte bara tar emot utan också förstår betydelsen av detta nya program.
Under dagarna före tillkomsten av artificiell intelligens (AI) var denna uppgift häftig. Organisationens byrå eller interna kommunikationsteam skulle behöva se till att alla anställda, oavsett var de befinner sig, språk eller roll, förstår vikten av detta initiativ.
Bild: Ciara Flaherty
Det är här AI har klivit in som en gamechanger. Med introduktionen av AI-drivna kommunikationsverktyg kan företag förändra sin interna kommunikation, effektivt utforma personliga meddelanden, skräddarsydda för språk, kultur och roll.
Men även om AI växer fram som ett värdefullt stödverktyg i intern kommunikation, är det viktigt att hitta en balans mellan det och mänskligt engagemang. Det är också av största vikt att organisationer har en tydlig AI-användningspolicy som delas med alla anställda.
Här är för- och nackdelarna med att använda AI för intern kommunikation och hur det kan användas som en kompletterande tillgång för alla professionella kommunikationsteam.
Effektivitet kontra mänsklig beröring
Effektiv intern kommunikation spelar en avgörande roll för att stärka en organisations anseende, förverkliga dess affärsmål och främja att behålla och rekrytera anställda.
AI-verktyg som ChatGPT, Jasper eller Anyword erbjuder med sina hastighets- och automationsmöjligheter löftet om att öka effektiviteten i intern kommunikation. AI kan minska tiden som behövs för att skapa innehåll som e-postmeddelanden, nyhetsbrev och memon, vilket frigör mer tid för andra uppgifter. Också genom att leverera uppdateringar och varningar i realtid till anställda upptäcker vi att de kan vara välinformerade om händelser eller förändringar i ögonblicket, såsom säkerhetsuppdateringar eller nödmeddelanden.
Denna ökade effektivitet kommer dock med en varning – risken att förlora den mänskliga kontakten i kommunikationen. Automatiserat innehåll saknar den empati och förståelse som anställda värdesätter.
Att förlita sig för mycket på AI i kommunikation kan också leda till en situation där anställda börjar misstro eller ignorera kommunikation, eftersom de uppfattar dem som automatiserade och saknar autenticitet. Detta kan leda till att viktiga meddelanden förblir obemärkta.
Även om AI kan generera ett första utkast, kräver att säkerställa kvalitet, noggrannhet och känslomässig resonans mänsklig tillsyn. Att använda en byrå eller ett internt team är nyckeln eftersom kommunikationsproffs är bättre rustade att bygga relationer, ge personligt stöd och förmedla empati – vilket AI-genererat innehåll inte lyckas uppnå.
Dataanalys kontra tillit och säkerhet
AI:s analysverktyg kan ge värdefulla insikter för interna kommunikationsstrategier genom att analysera data, medarbetarnas kommunikationsmönster och feedback. Detta datadrivna tillvägagångssätt gör det möjligt för organisationer att fatta välgrundade beslut och effektivisera rapportgenereringen. Till exempel kan sentimentanalysverktyg mäta hur anställda reagerar på en ny policy eller initiativ, vilket ger värdefulla insikter för justeringar.
AI-analys kan bearbeta enorma mängder data med hög precision och noggrannhet, och förbättras med tiden. Verktyg som Cision, Meltwater och BuzzSumo ger team möjlighet att analysera medielandskap, övervaka täckning och sentiment och effektivisera olika affärsapplikationer, från SEO till kundupplevelseövervakning. Det är dock viktigt att betona att kvaliteten på insikter som härrör från AI är direkt kopplad till kvaliteten på data den tar emot. Att hantera känslig information i enlighet med dataskyddslagar kräver mänskligt omdöme, empati och etiska överväganden som AI inte innehar.
Automatisering kontra feltolkning
Generativ AI kan automatisera repetitiva och tidskrävande processer, som att utarbeta grundläggande innehåll, hantera översättningar och schemalägga kampanjer. Denna automatisering frigör kommunikationsproffs att fokusera på mer strategiska och kreativa uppgifter. Dessutom kan AI öka medarbetarnas engagemang genom automatiska uppföljningsmail, samla in värdefull data för att förfina kommunikationsstrategier.
Ändå är nackdelen med automatisering risken för missförstånd, feltolkningar och kommunikationsavbrott. AI, sofistikerad som den är, kan ha svårt att förstå sammanhanget som krävs för nyanserad kommunikation.
Till exempel kan en positivt klingande kommentar från en anställd faktiskt vara en beslöjad kritik som AI missar utan mänsklig tolkning. Mänsklig tillsyn är fortfarande oumbärlig för att säkerställa att kommunikationen är tydlig, effektiv och empatisk.
AI som ett stödverktyg
Sammanfattningsvis kan AI vara en tillgång för interna kommunikationsteam, som erbjuder automatisering, strömlinjeformade processer och datadrivna insikter. Det bör dock ses som ett stödjande verktyg, inte en ersättning för mänskliga kommunikationsproffs. Den empati, känslomässiga intelligens och mänskliga koppling som proffs tar till bordet är oersättliga. För att hitta rätt balans bör organisationer anta ett holistiskt tillvägagångssätt, där AI förstärker kommunikationsteamens kapacitet snarare än att ersätta dem.
Organisationer bör upprätta tydliga policyer för AI-användning i intern kommunikation, och se till att de är i linje med den bredare kommunikationsstrategin. Mänsklig tillsyn bör vara en integrerad del av processen och erbjuda kontroller och balanser för att mildra potentiella fallgropar.
Genom att anamma AI som ett kompletterande verktyg i sina kommunikationsstrategier kan organisationer utnyttja dess kraft för att förbättra effektiviteten och få värdefulla insikter, samtidigt som de bevarar de väsentliga mänskliga elementen som gör intern kommunikation verkligt effektiv. I denna harmoniska blandning av teknik och mänsklig expertis kommer intern kommunikation att frodas, vilket främjar starkare relationer, engagemang och samarbete inom organisationer.
Av Ciara Flaherty
Ciara Flaherty är kunddirektör och chef för intern kommunikation på Springboard Communications, en integrerad kommunikationsbyrå och PRCA Agency of the Year 2023.
