Från för mycket pappersarbete till mötet som definitivt kunde ha varit ett mejl, när blir byråkrati en röd flagga?
Arbetsplatsen är en miljö som kräver en professionell uppsättning gränser för att säkerställa att allt går smidigt. Oavsett om du arbetar på plats, i hybridkapacitet eller helt på avstånd, upprätthåller byråkratin en viss grad av ordning.
En stark implementering av byråkratisk praxis, särskilt i större organisationer, kan kringgå kaos, men när arbetsgivare fokuserar för mycket på politik, istället för människor, kan hela systemet rivas upp. Så, vilka är några av tecknen på att ditt företag strypts av byråkrati?
Mikroförvaltning
Det är en skarp skillnad mellan byråkrati och onödig, till och med påträngande tillsyn. Naturligtvis måste arbetsgivare och chefer hållas uppdaterade om vad som händer inom en verksamhet och en viss grad av tillsyn är rimlig. Men alltför ofta glömmer chefer och arbetsgivare att autonomi är nödvändigt för tillväxt.
Strikt anslutning till byråkrati, särskilt inom området företagshierarki, kommer inte nödvändigtvis att påverka produktiviteten negativt. Men om du upptäcker att chefsöversyn hämmar effektiviteten, minskar medarbetarnas moral och hindrar kreativiteten, så är det möjligt att systemen på plats är för stela och mikroförvaltning stör det naturliga flödet på arbetsplatsen.
Om en anställd har hittat ett uppfinningsrikt nytt sätt att utföra en uppgift, eller om de tror att de kan påskynda sitt arbete utan att äventyra kvaliteten, då ska de lyssnas på och ges möjlighet att bidra till övergripande arbetsprocesser och system.
Informationsflöde
Ett tecken på att ditt företag kan lida av effekterna av överivrig byråkrati är bristen på transparens kring informationsflödet. Visserligen behöver ingen veta absolut allt och de högre cheferna kommer alltid att vara föremål för en bredare bank av företagskunskap än deras icke-chefsmässiga motsvarigheter.
Men viss information, till exempel planer på omstrukturering, förändringar i personalpolicy och hur arbetskraften fördelas, är relevant för alla inom ett företag. Om en verksamhet minskar till exempel, bör anställda ges möjlighet att hitta alternativt arbete och ekonomiskt skydda sig.
Senior beslutsfattare har rätt att hålla tillbaka information som anses irrelevant eller förhastad, men om företag konsekvent undanhåller avgörande information riskerar de att undergräva medarbetarnas förtroende och lojalitet.
Slöseri med förfaranden
För en hög andel människor kan arbetsdagen vara en virvelvind av aktiviteter som kräver att-göra-listor, strikt följsamhet till deadlines och bidrag från den högsta ledningen.
Visst material kommer naturligtvis att kräva sign-off från chefer eller ytterligare resurser, men om anställda spenderar alltför mycket tid på att jaga arbetsledare för att få en signatur eller ett klartecken för ett projekt, kommer detta att göra deras roll svårare och tidshantering mindre effektiv.
Om reglerna dessutom kräver att personalen deltar i möten, utbildningar eller korrespondens som inte är relevanta för dem eller inte gynnar dem vad gäller deras roll eller övergripande välbefinnande, kan det leda till minskad produktivitet och ökad stress på arbetsplatsen.
Om arbetsplatsens rutiner hindrar människor från att göra sitt jobb och omfokuserar sina ansträngningar någon annanstans, kan det vara kontraproduktiv byråkrati som är felet.
Välgörande byråkrati
Så vad ska göras? Företag och faktiskt anställda är beroende av en viss grad av byråkrati för att bygga strukturer som fungerar för dem och när den byråkratin är användbar och undviker omkategorisering som byråkrati vinner alla.
För att skapa ett system av byråkrati som är konstruktivt, bör arbetsgivare identifiera och eliminera aspekter av arbetsmiljön som inte bidrar till övergripande affärsframgång eller anställdas tillfredsställelse.
De bör skapa en atmosfär av förtroende, där anställdas oro och idéer för förbättring av befintliga ramar beaktas. Kommunikationskanalerna bör vara öppna och konsekventa, vilket möjliggör ett effektivt internt och externt engagemang.
Var transparent där det är möjligt och se till att alla inom företaget, från botten till toppen har en tydlig förståelse för förväntningarna på sin roll.
Ingenting inom ett företag förblir statiskt, med nästan konstanta förändringar när det gäller personal, företagsvärderingar och målmarknader. Arbetsgivare bör vara beredda att konsekvent omvärdera sitt förhållningssätt till byråkrati, göra ändringar där det är nödvändigt och inte fästa sig för mycket vid föråldrade system.
I huvudsak bör arbetsgivare fråga sig om deras idé om byråkrati fungerar, eller bara ger en falsk känsla av ordning. Om de tycker att det sistnämnda är sant, är det en möjlighet för företagsägare och anställda att arbeta tillsammans för allas förbättring.
Ta reda på hur nya tekniska trender förändras i morgon med vår nya podcast, Future Human: The Series. Lyssna nu Spotifypå Äpple eller var du än får dina poddar.
