Varje företag eller institution är olika, med betydande mångfald bland personal, resurser, värderingar och mål. Av denna anledning kan ett personligt arbetsflödesdiagram unikt för ditt företag vara en gamechanger.
Arbetsflödesdiagram eller diagram är visuella organisatörer som visar en arbetsplatsprocess, de viktigaste stegen, hur arbetet fortskrider, de beslut som fattas och det slutliga resultatet. I huvudsak skapar det en påtaglig, mer relaterbar representation av processen från början till slut.
Det finns mallar du kan följa, som ger dig råd om de områden som vanligtvis kräver mest fokus. Men eftersom varje företag kommer med individuella kriterier för att nå sina önskade mål, kan det vara enormt fördelaktigt att designa ditt eget arbetsflöde från grunden och implementera det med ditt företag och personal i åtanke.
Modellidentifiering
Arbetsflödesdiagram är mycket anpassningsbara och kan distribueras inom ett antal områden. För att säkerställa att du är tydlig med dina krav bör du först undersöka de olika typerna av diagram och hur passande de är för ditt projekt.
En populär modell är simbanan diagrammet. Det här diagrammet bygger på designen av typiska poolbanor för att identifiera vem som är ansvarig för vad på ett linjärt sätt. Genom att beskriva den aktuella uppgiften och placera den i ”simbanan” på en viss avdelning eller ett team kan du enkelt upptäcka kopplingar och ansvar, samt behovet av mer eller mindre resurser i ett område.
En annan populär modell skulle vara dataflödesdiagram som visar hur information rör sig mellan system för att identifiera problem, öka effektiviteten och brainstorma bättre sätt att göra saker på. De kan vara enkla till sin natur eller mycket detaljerade och komplexa, beroende på dina behov.
Det finns många olika typer av diagram för dig att välja mellan, alla utformade för att ta itu med ett specifikt område, så gör din due diligence och experimentera för att se vad som fungerar för dig och ditt team.
Identifiering av avdelningen
När du har identifierat dina föredragna arbetsflödesdiagramdesigner kan du använda diagram som fokuserar på de områden inom företaget som är mest i behov av optimering.
Till exempel, om lageraspekten av ditt företag skulle kunna använda någon organisation, kan ett lagerflödesschema vara praktiskt. Detta diagram gör att du kan hålla reda på hur varor tas emot och de processer de går igenom, ända fram till leveransstadiet. Detta låter lagerchefer effektivisera de dagliga aktiviteterna och hålla verksamheten igång smidigt.
Träna anställda att känna igen skyltarna
Symboler används ofta i flödesschemadesign för att beteckna en åtgärd som ska vidtas eller för att skapa en tydlig koppling. Även om det är relativt enkelt och lätt att komma ihåg, utan kunskap om vad tecknen betyder, kommer dokumentet sannolikt inte att vara vettigt.
Naturligtvis kommer många vanliga symboler att vara något självförklarande, till exempel en pil som pekar mot höger betyder flödeslinje och bilden som används för att representera flera dokument är flera rutor staplade ovanpå varandra.
Många är dock mindre tydliga, till exempel symbolen för ”display” som bäst kan beskrivas som en spetsig kula som lutar åt vänster, eller symbolen för ordet ”eller”, som är en cirkel som innehåller två linjer (en horisontell, en vertikal) som löper genom den och definierar fyra segment inom cirkeln.
För att säkerställa att alla effektivt kan läsa, skriva och förstå arbetsflödesdiagram bör arbetsgivare och chefer genomföra konsekvent utbildning som tar hänsyn till alla nya eller framväxande språkförändringar.
Symboler kan vara unika för olika avdelningar och typer av flödesscheman, men team och sektorer utvecklas övertid, så det kan vara användbart att implementera en bred, avdelningsövergripande förståelse av tecken.
Var trendig
Som med praktiskt taget alla sektorer har digitaliseringen haft och kommer att fortsätta att påverka de branscher som använder arbetsflödesdiagram. I takt med att tekniken går framåt, utvecklas arbetsflödestrender och företagen som använder dem måste hålla sig à jour med de skiftande trenderna.
Ta till exempel cloud-computing: Molnbaserade plattformar tillåter användare att redigera i realtid och dela arbetsflödesdiagram i internationell skala, vilket gör att team över hela världen kan arbeta tillsammans oavsett geografi.
På samma sätt kan företags ökade användning av automation vid skapande av arbetsflödesdiagram ge en komplex och väl avrundad översikt över hur ett företag fungerar.
I slutändan finns det en mängd fördelar med att optimera och anpassa ditt eget arbetsflödesdiagram. Oavsett om det är kostnadseffektivitet, förbättrad effektivitet, en högre grad av internt och externt kommunikation eller ett tydligare, bättre definierat förhållningssätt till gemensamma mål, att ha ett arbetsflödesdiagram har potential att gynna alla inom ett företags ekosystem.
Ta reda på hur nya tekniska trender förändras i morgon med vår nya podcast, Future Human: The Series. Lyssna nu Spotifypå Äpple eller var du än får dina poddar.
