BrightHR:s Alan Price diskuterar de juridiska kraven för att upprätthålla personalregister och data enligt GDPR.
Enligt gällande lag måste du se till att alla personuppgifter hålls säkra, korrekta och uppdaterade.
När du samlar in personuppgifter måste du berätta för individen vem du är och hur du planerar att använda deras information, inklusive om den kommer att delas med andra företag.
Du måste också berätta för dem om deras rätt att få tillgång till deras information och begära en ändring om den är felaktig, tas bort eller inte används för vissa ändamål.
En av de vanligaste frågorna om personuppgifter på arbetsplatsen är hur länge du behöver föra personaljournaler. Svaret på detta beror på vems data du sparar och hur länge du redan har lagrat den.
Så låt oss ta reda på hur länge du bör spara register för nuvarande personal, tidigare personal och arbetssökande.
Hur länge ska du behålla aktuell personaldata?
GDPR anger inga minimi- eller maximala tidsgränser för att bevara personaldata. Men det står att du inte ska behålla personuppgifter längre än du behöver.
Hur lång tid du kommer att spara data beror på anledningen till att du samlade in den. Till exempel, om du samlar in en anställds kontaktnummer för att använda i en nödsituation, är det inte nödvändigt att behålla detta när den anställde slutar.
Du måste bestämma hur länge det är nödvändigt att lagra data. Som sagt, det finns lagkrav för dig att följa.
Här är några.
Arbetstidsrekord
Spara i två år från det datum journalerna avser.
Löneregister
Behåll i tre år från utgången av det beskattningsår som de avser.
Moderskaps-, faderskaps- eller delad föräldralön
Behåll i tre år efter utgången av det beskattningsår som betalningen upphörde.
Hur länge ska du behålla tidigare personaluppgifter?
När en anställd slutar ska du inte slänga deras register direkt. Du kan behöva dem för att försvara dig mot en domstol eller domstolsanspråk.
I allmänhet kan en anställd göra ett anspråk till en arbetsdomstol inom tre månader efter att anställningen upphört. Men beroende på anspråket kan gränsen vara sex månader eller längre.
Om en anställd hävdar att du har brutit mot deras kontrakt, kan de ta dig till civil domstol. De kan göra detta inom sex år efter den påstådda överträdelsen.
Som ett resultat av detta bör du spara personuppgifter, utvecklingssamtal och anställningsavtal i sex år efter att en anställd slutar.
Glöm inte att en före detta anställd – eller någon du har uppgifter om – kan skicka en begäran om subjektåtkomst (SAR) till dig för att se vilka uppgifter du har om dem.
Förbi Alan Price
Alan Price är VD på BrightHR och COO på Peninsula Group. En version av denna artikel har tidigare publicerats på BrightHR-bloggen.
Ta reda på hur nya tekniska trender förändras i morgon med vår nya podcast, Future Human: The Series. Lyssna nu Spotifypå Äpple eller var du än får dina poddar.
