Hays James Milligan delar med sig av sina tips för att förbereda sig för att stänga den bärbara datorn för julsäsongen, och hur du förblir produktiv om du fortfarande arbetar.
För många kunskapsarbetare är vi inne på den sista arbetsveckan innan kontoren stänger för jul. Så, vad är den bästa användningen av din tid den här veckan? Hur kan du avsluta dina årsslutsuppgifter effektivt och ge dig själv den bästa starten på 2024?
Detta kommer naturligtvis att variera beroende på din upptagen nivå. För vissa går vi in i en relativt lugn vecka, som ger dig tid att bedöma hur du bäst använder din tid, men för andra kan det vara den mest hektiska tiden på året, vilket innebär att du måste använda dessa tidshanteringsförmåga. . Och så finns det de som kanske fortfarande har några skift över semesterperioden.
För att hjälpa dig ta dig igenom arbetsbelastningen vid årets slut, koppla bort framgångsrikt och förbereda dig för ett nytt år, pratade vi med Hays James Milligan för att få expertråd.
Utnyttja kalenderluckor
När vi är inne på den sista förjulsveckan, finns det en god chans att många av dina vanliga möten kan ställas in eller åtminstone förkortas avsevärt. Det här är ett utmärkt tillfälle att fylla dessa utrymmen med saker som du normalt inte skulle ha tid att göra.
För Milligan använder han det som ett tillfälle att ha några informella träffar. ”Kanske en lunch eller en drink med folk där du har en tid som du kanske inte brukar ha eftersom din dagbok är så hektisk,” sa han.
Oavsett om du vill komma ikapp några personer, använda det som en chans att brainstorma inför det nya året med kollegor eller bara passa på att få ett försprång på något av ditt andra arbete, dra nytta av ditt nyligen frigjorda schema .
Ta del av januariprojekt
Om du är en av de lyckliga vars arbetsbörda har lättat lite den här veckan är det ett utmärkt tillfälle att fundera på vilket grundarbete du kan lägga ner för att hjälpa dig kickstarta det nya året.
”För mig personligen vet jag att jag redan i början av januari arbetar på vitböcker,” sa Milligan. ”Det är ett riktigt bra tillfälle för mig att ta mig tid att börja tänka och börja arbetet kring det där vitboken, som jag normalt inte skulle få i en daglig kadens av det jobb jag gör.”
Vad behöver du för att komma igång när du kommer tillbaka till ditt skrivbord i januari? Finns det något du kan göra för att göra det lite lättare? Ta dig tid den här veckan för att lätta på din januaribörda.
Ta itu med dina ”viktiga, inte brådskande” uppgifter
Ett bra sätt att prioritera arbetsplatsuppgifter är att använda Eisenhowers beslutsmatris, där uppgifterna är uppdelade i fyra kvadranter: viktigt och brådskande, viktigt och icke-brådskande, icke-viktigt och brådskande, och icke-viktigt och icke-brådskande.
Milligan sa att denna långsammare vecka med färre möten och mindre dagligt arbete är en bra tid att ta itu med de viktiga men icke-brådskande uppgifterna. ”Det är en chans att få dessa saker gjorda,” sa han.
Om du aldrig har använt Eisenhower-matrisen är det också ett bra tillfälle att testa den, för att på bästa sätt separera dina uppgifter och arbeta igenom dem i ordning – eller delegera efter behov. Du kan också använda detta för att planera när du ska ta dig till ytterligare uppgifter under det nya året.
Reflektera över året
Ett annat sätt att dra nytta av årets lugna sista vecka är att reflektera över de senaste 12 månaderna i din roll och använda den för att förbereda dig för 2024. Milligan sa att det är viktigt att ställa dig själv de rätta frågorna som en del av denna reflektion.
”Vad vill jag göra annorlunda? Vilka är mina prioriteringar? Vad är mitt personliga utvecklingsmål för det nya året? Vilka är mina karriärambitioner kring befordran? Vad behöver jag göra för att uppnå dessa?
”Det är ett riktigt bra tillfälle att reflektera över var du är i din karriär och din personliga utveckling och lägga upp planer kring vad du vill göra härnäst och använda januari som möjlighet att sedan ha de samtalen.”
Omfamna semesterkänslan när du arbetar
Alla har inte turen att vara lediga hela tiden mellan jul och nyår, särskilt på kontor som kräver ett skelettteam på kontoret eller de som behöver vara tillgängliga på kundtjänstlinjer.
Så, hur kan dessa arbetare balansera produktivitet med att stänga av under semestern? Milligan sa att även om det är viktigt att vara uppmärksam på när du måste vara på kontoret när det gäller att fira, är förväntningarna vanligtvis lägre under julen och det finns en förståelse för att anställda umgås med familj och vänner.
”Jag tror att även om du är på kontoret under de här dagarna, så tenderar det att vara lite tystare om du inte antagligen är i butiksmiljön eller något där det är högsäsong”, sa han. ”Så, du går in i jultröjan och försöker ta in den säsongsbetonade andan på kontoret och få ut det mesta av det om du måste jobba mellan jul och nyår.”
Stäng av helt om du kan
För de som får stänga av helt till jul, sa Milligan att det vanligtvis är en bra tid att stänga av mer än din vanliga semester eftersom det är en tid då alla är lediga. Han rekommenderade att börja med en automatisk frånvaro på din e-post så att folk vet att du inte kontrollerar dem.
Om du är i en position där du behöver vara kontaktbar, gör det klart att det bara är för nödsituationer. Då har du sinnesro att veta att du kan bli kontaktad men du behöver inte kolla något själv.
”Ta bort Outlook över jul och installera om det i januari. Det är inget fel med att göra det, tillade han. ”Om något dyker upp kan du alltid installera om det men försök verkligen stänga av tekniken och ta dig ur vanan att kolla telefonen eftersom jag tror att det är den största distraktionen som folk har.”
Han sa också att om det är något kritiskt som du tror kan spela i ditt sinne under semesterperioden, försök att få det gjort och av din tallrik innan du stänger den bärbara datorn så att den inte hänger över dig.
