Behöver du göra avtryck i någons inkorg? Att skriva ett säkert och professionellt e-postmeddelande är en färdighet som alla borde ha.
Effektiv e-postkommunikation är oerhört viktigt för de flesta jobb nuförtiden. Men att skriva jobbmail är något som många människor kämpar med.
Är det konstigt att generativa AI-verktyg som ChatGPT och Microsoft Copilot ökar i popularitet? Att generera smarta, kortfattade e-postmeddelanden är något som dessa verktyg gör ganska bra, så det är ingen överraskning att folk tar chansen att lägga ut till dem.
Men vad händer om du skriver ett e-postmeddelande för en mer nischad situation? Det kan vara att jämna ut ett problem med en kund eller en begäran om en befordran eller en löneförhöjning. Att skriva ett e-postmeddelande av god kvalitet är en färdighet som inte kan finslipas, och det är en färdighet som alla borde ha om de använder e-post regelbundet.
Här är ett par tips om hur du gör det bra nästa gång du behöver göra avtryck i någons inkorg.
Förlora ursäkterna
Om du brukar säga saker som ”Förlåt, maila dig bara för att kolla…” eller ”Förlåt för att jag stör dig…”, sluta då. Det får dig att se svag ut, och det är det sista du vill låta som om du hoppas kunna bilda en ömsesidigt fördelaktig professionell relation.
Därmed inte sagt att du inte ska be om ursäkt om du har gjort ett misstag, men släng inte runt ordet ”förlåt” som om det är konfetti.
Lämna ut fyllmedlet
När du skriver professionella mejl kan det vara svårt att slå rätt ton. Du vill låta som dig själv, men du bör inte vara alltför konverserande eller bekant. Du skriver inte dialog, till exempel.
För formella e-postmeddelanden, undvik att använda fraser som du skulle använda i konversation som ”Jag tror, kanske” eller ”Ja”.
Var målmedveten med språket
Var så exakt och tydlig som möjligt. Om du inte vill låta oförskämd när du checkar in på status för ett projekt kan du säga ”Jag tar kontakt för att följa upp…”
Det kan vara svårt att balansera att vara direkt med att vara artig men om du använder ett vagt språk som ”Jag mailar bara för att fråga hur det går med…” riskerar du att inte bli tagen på allvar.
På samma sätt, om du begär en åtgärd från någon, gör inte en stor grej av det. Irländare är särskilt dåliga för detta; vi tenderar att ge människor möjlighet att säga nej till oss nästan av förlägenhet.
Om du inleder din begäran med ”Det är bra om du inte kan, men…” så bli inte förvånad om den andra personen tar det bokstavligt. De kanske inte inser att du menade att uppgiften inte var förhandlingsbar. Det är därför det exakta språket är viktigt.
uttrycka tacksamhet
Även om det kan vara svagt att be om ursäkt i onödan, gör inte misstaget att du ska ångra över folks inkorgar utan någon form av ödmjukhet.
Det är alltid trevligt att tacka människor för att de svarar på dina e-postmeddelanden och för den tid de lägger ner på att svara dig. I början av varje e-postmeddelande kan du säga något i stil med ”Hoppas du mår bra …” eller ”Tack för ditt svar …” innan du startar verksamheten. I slutet av e-postmeddelandet kan du säga ”Jag uppskattar din tid på det här…” eller ”Tack så mycket på förhand för att du gör detta…”
Pricka ditt i och kryssa ditt t
Innan du skickar ett professionellt e-postmeddelande, läs det igen för att se efter stavfel, grammatiska fel, fält som inte har fyllts i (som ämnesraden) och integritetsefterlevnad.
Den sista är särskilt viktig om du skickar ett e-postmeddelande till flera personer. Använd bara cc-funktionen om du vill att personerna du mailar ska veta om de andra mottagarna. Använd fältet hemlig kopia för att dölja andra mottagare och hålla dina kontakter privata från varandra.
Genom att följa dessa enkla, grundläggande regler säkerställer du att du stöter på professionell och kompetent i varje e-postutbyte.
Ta reda på hur nya tekniska trender förändras i morgon med vår nya podcast, Future Human: The Series. Lyssna nu Spotifypå Äpple eller var du än får dina poddar.
