Hur numrerar man fakturor korrekt?

För egenföretagare och företag, vet faktureringsbestämmelser och fakturanumrering Det är viktigt att undvika problem med statskassan. Det är dock vanligt att det uppstår tvivel kring det.

I den här artikeln kommer vi att ta upp allt du behöver veta om hur man numrerar fakturor korrekt. En process som kan tyckas enkel, men som döljer juridiska detaljer som måste beaktas.

1. Vad är fakturanumrering?
2. Vad faktureringsbestämmelserna säger om fakturanumret
3. Hur man numrerar fakturor korrekt enligt AEAT
4. När ska man utfärda fakturor med en annan serie
5. Vanliga frågor om fakturanumrering

Vad är fakturanumrering?

De fakturanumrering Det är den mekanism som används för att organisera bokföringen och därför garantera att skatteförpliktelser uppfylls i händelse av en inspektion.

Detta system är en avgörande del av fakturan och är också föremål för särskilda lagbestämmelser, detaljerade i Faktureringsbestämmelser.

Vad faktureringsbestämmelserna säger om fakturanumret

I Spanien är Faktureringsregler, godkänd 2012, fastställer specifika riktlinjer för antalet fakturor. Här är en sammanfattning av de viktigaste bestämmelserna:

1. Obligatorisk numrering: Alla fakturor måste numreras, oavsett om de är kompletta eller förenklade.
2. Korrelativitet av serier: Serien på en faktura måste vara korrelativ, vilket säkerställer en logisk sekvens i numreringen.
3. Korrigerande fakturor: Ändringsfakturor ska följa sin egen sifferserie och numreringen får inte blandas med vanliga försäljningsfakturor.
4. Numrering efter aktivitet: Om du har mer än en ekonomisk verksamhet kan fakturorna för varje aktivitet ha oberoende numrering.
5. Numeriska serier efter anläggning: Det är också möjligt att använda olika numeriska serier om du har olika etableringar.

Dessa riktlinjer syftar till att garantera adekvat ordning vid fakturering och följa de skatteregler som finns i landet.

Hur man numrerar fakturor korrekt enligt AEAT

De Skatteverket (AEAT) fastställer specifika riktlinjer för fakturanumrering. Här sammanfattar vi rekommendationerna:

1. Alfanumeriska tecken: Du kan använda och kombinera alfanumeriska tecken (0 till 9 och A till Ö).
2. Stora bokstäver: Bokstäverna måste vara med versaler.
3. Mellanrum: Ett blanksteg mellan tecken är tillåtet, men inte mer än ett. Du kan inte ange ett mellanslag i början av numreringen.
4. Speciella karaktärer: Du kan använda specialtecken som bindestreck (”-”), snedstreck (”https://www.autonomosyemprendedor.es/”) eller punkt (”.”).
5. De ovannämnda riktlinjerna ger flexibilitet när det gäller att skapa fakturanummer, vilket möjliggör representation av räkenskapsåret (till exempel 2021/001) eller identifiering av olika aktiviteter eller platser (som A2021/001 och B2021/001 för anläggningar A och B , respektive).

För att illustrera är exempel på fakturanumrering som följer dessa riktlinjer 2021-001, 21/001, ASP21/001 eller ASP21-001. Genom att använda prefix för att indikera räkenskapsåret eller aktivitetens specifika serie undviker du att bara börja numreringen med siffran 1, vilket hjälper till att förhindra sammanblandning mellan fakturor från olika år.

När ska man utfärda fakturor med en annan serie

Det finns omständigheter som fastställts av föreskrifter som kräver användning av differentierade serier när utfärda fakturor. Här är en förenklad sammanfattning:

1. Diversifiering av aktiviteter: Om du genomför olika försäljningslinjer, såsom produkter och tjänster, måste varje aktivitet återspeglas i en separat serie.
2. Korrigerande fakturor: De måste ha en unik serie för att tydligt skilja dem från resten av fakturorna.
3. Typ av fakturor: Hela fakturor och förenklade fakturor ska hänföras till olika serier.
4. Fakturor utfärdade av tredje part: De som genereras av tredje part behöver också sina egna serier.
5. Särskilda fall: Juridiska fakturor eller sådana som dokumenterar leverans av vissa apparater eller material måste ha specifik serie.
6. Koncernfakturor: Om det är transaktioner inom en grupp måste de ha en egen faktureringsserie.

Vanliga frågor om fakturanumrering

I det här avsnittet kommer vi att ta upp de vanligaste tvivel om fakturanumreringtillhandahålla information och vägledning för att säkerställa adekvat regelefterlevnad och undvika potentiella skatteproblem.

Fakturanumreringen ändras varje år

De fakturanumrering genomgår en årlig förändring, och det är lämpligt att starta en ny nummerserie i början av varje räkenskapsår.

En vanlig praxis är att inkludera räkenskapsåret i serien, vilket möjliggör tydlig och ordnad identifiering. Det är viktigt att notera att det inte är tillåtet ställa in månatliga numeriska seriervilket förstärker behovet av att strukturera dem årligen.

Måste proformafakturor numreras?

De proforma fakturor, som saknar skatte- och redovisningsvärde, kräver ingen numrering. Avsaknaden av numrering på dessa fakturor återspeglar deras preliminära karaktär och äventyrar inte den numeriska sekvens som används för officiella fakturor.

Ändras numreringen på korrigeringsfakturorna?

Ändringsfakturor måste på grund av sin korrigerande karaktär använda annan numrering och följa sin egen numeriska serie.

Även om valet av numrering är flexibelt, föreslås det att använda ett format som tydligt identifierar dem som korrigerande fakturor. Till exempel kan de numreras som RE21/001där ”RE” förkortar ”rättelse” och ”21” representerar det aktuella räkenskapsåret (2021).

Hur man rättar till ett fel i fakturanumrering

När vi står inför ett fel i numreringen av fakturor har vi flera alternativ för att rätta till situationen:

1. Skapa en korrigeringsfaktura.
2. Vid en numerisk dubblering som påverkar två fakturor från samma kvartal, är det möjligt att utföra den manuella korrigeringen utan återverkningar på betalningen av moms till statskassan.
3. Om ett nummer utelämnas kan du välja mellan att: a) skapa en mellanfaktura med ett värde på 0 euro för att rätta till felet och säkerställa numerisk integritet, eller b) att avstå från att göra ändringar. I det sista alternativet är det viktigt att visa att felet inte påverkar överensstämmelsen i de utställda fakturorna.

Hur är numreringen på kreditfakturor?

De kreditfakturor De följer ett specifikt numreringssystem som garanterar deras identifiering och koppling till motsvarande vanliga fakturor.

Förutom att inkludera nyckelinformation som t.ex namn eller företagsnamn, adress och NIF, kreditfakturans nummer Den består av det ordinarie fakturanumret till vilket en specifik bokstav eller siffror läggs till.

Till exempel modalitet C-1 skulle kunna indikera en korrigeringsfaktura relaterad till ordinarie faktura nummer 1.