Publicerade kraven för att faktureringsprogram som används av egenföretagare ska vara lagliga

Den officiella statliga tidningen (BOE) publicerades i måndags, efter mer än tre års väntanden Ministeriell ordning som sammanställer de krav som alla faktureringsprogram som används av frilansare för anses laglig inför statskassan och följa lagen mot bedrägeri. Nu när regeln är i kraft, den tidsfrist som företag kommer att behöva koppla bort eller uppdatera din gamla mjukvara och skaffa en som är certifierad och anpassad till de nya förutsättningarna.

Denna nya standard sammanställer inte bara villkoren för mjukvara, utan också andra aspekter relaterade till elektronisk fakturering, såsom strukturen som gratis Treasury-plattform att utfärda elektroniska fakturor eller driften av Veri*factu-systemvilket gör att företag automatiskt kan skicka alla sina fakturor till Skatteverket.

Som förklarats av källor från Skatteverket till detta medium saknades hittills publicering av denna order så att de krav som redan fanns i utkastet och i lagen om bedrägeribekämpning var definitiva”på andras bekostnad små förändringar som kan inträffa senare. Nu är villkoren som programvaran måste uppfylla redan publicerade i BOE och perioden har börjat för producenter att anpassa sig till de nya villkoren och erbjuder endast certifierade program. Och för användare att skaffa den här nya mjukvaran.”

Till en början gav lagen bara till juli 2025 för alla program som egenföretagare måste anpassas till villkoren i denna ordning. Det bekräftas dock av källor från Skatteverket”kommer en ändring av regelverket snart att göras för att ge mer tid stödmottagarna och kanske även producenterna, att anpassa sig.

När det gäller nyheter av denna ordning är enligt samma källor ”villkoren som programmen ska uppfylla praktiskt taget desamma som redan publicerats i utkastet. Det enda som har förändrats är att för den nya elektroniska fakturaplattformen av Skatteverket försvinner fakturagränsen – alla egenföretagare eller företag kommer att kunna använda den – och även företrädare får använda den.

Villkor som faktureringsprogram som används av frilansare måste uppfylla för att vara lagliga

Ministerordern som publicerades i måndags innehåller redan alla villkor som de faktureringsprogram som används av egenföretagare måste uppfylla för att betraktas som certifierade av finansministeriet. Alla dessa villkor kan konsulteras på denna länk.

De allmänna villkoren som programvaran måste uppfylla för att vara laglig, som knappt har ändrats sedan föregående utkast, kommer att vara:

• För varje leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster måste du generera, samtidigt eller omedelbart före utfärdandet av fakturan, en registreringsfaktureringspost.

• Du måste garantera integritet och oföränderlighet av faktureringsposterna så att de, när faktureringsdata väl har registrerats, är skyddade mot varje åtgärd som äventyrar noggrannheten, äktheten och fullständigheten hos de lagrade uppgifterna, så att ingen av de registrerade uppgifterna kan ändras, inte ens av datorsystemet själv, varken av användaren eller av någon extern dator eller elektronisk enhet, system eller program.
• Du måste också säkerställa spårbarhet av faktureringsposterna, som måste kedjas så att deras spår kan verifieras efter deras skapande sekvens från den första till den sista. Datorsystemet ska tillhandahålla funktioner som möjliggör övervakning av de registrerade uppgifterna på ett tydligt och tillförlitligt sätt.
• Räkna med alla genererade faktureringsposter av själva datorsystemet.
• Har en händelselogg som automatiskt samlar in all interaktion med nämnda datorsystem, de operationer som utförs med det och de händelser som inträffar under dess användning, såsom start och stopp av datorsystemet
• I de datorsystem som stödjer faktureringsprocesserna ska det finnas vederbörligen dissocierade uppgifterna med skattemässig betydelse av eventuella sekretessbelagda uppgifter av icke-egendomskaraktär, så att Skatteförvaltningen direkt kan komma åt uppgifter med skattemässig betydelse.

Dessutom måste bland annat de datoriserade ”registrerings”-faktureringsuppgifterna innehålla bland annat:

• Skatteregistreringsnummer samt namn och efternamn, skäl eller fullständigt företagsnamn på den som är skyldig att utfärda fakturan.
• Han nummer och i förekommande fall serie på fakturan.
• De fakturautgivningsdatum och det datum då de däri dokumenterade operationerna utfördes.
• Han typ av utfärdad faktura, anger om det är en fullständig eller förenklad faktura
• De översikt av verksamheten och det totala beloppet på fakturan.
• Angivande av den eller de regimer som tillämpas till verksamheter dokumenterade för mervärdesskatteändamål, eller annan verksamhet med skattemässig betydelse

Standarden innehåller också två säkerhetselement för att säkerställa att faktureringsposter inte ändras när de väl har skapats. Först och främst den sk kedjad ’hash’. Det vill säga att varje faktura genererar ett unikt fingeravtryck som länkar det till vissa delar av tidigare fakturor, så att en ändring i varje faktura ändrar det ovannämnda fingeravtrycket. För det andra elektronisk signatur av register, qDet är inte nödvändigt vid frivillig sändning av uppgifter till Skatteverket.

Å andra sidan utvecklas även villkoren kring det välkända Veri*factu-systemet som ska omfatta alla faktureringsprogram. Tydligen kommer det, som förklarats av källor från Skatteverket, att finnas vissa program som endast tillåter möjligheten att automatiskt skicka fakturor till Skatteverket, medan andra kommer att ge möjlighet att aktivera eller avaktivera denna funktionalitet. I vilket fall som helst kommer företag alltid att ha möjlighet att skicka dessa fakturor eller inte. Om de gör det kommer ditt system att betraktas ”Veri*factu”om inte, skulle det övervägas”Inte Veri*factu”.

Anpassningsperioden kan förlängas till slutet av 2025 eller början av 2026

En av de frågor som mest berörde egenföretagare är att lagen om bedrägeribekämpning fastställde att alla borde anpassa sig till lagen och ha ett certifierat program. före juli 2025 och fram till denna måndag bestämmelserna som sammanställer villkoren för denna programvara Det var ännu inte godkänt.

Även om departementsförordningen inte har gjort någon hänvisning till tidsfristerna för anpassning till den nya regleringen för faktureringsprogram, Det mest troliga är att ”en ändring av regelverket snart kommer att göras.” att ge mer tid för användarna att ändra sin programvara för att uppfylla dessa krav. Kanske kommer även tidsfristen för producenter att förlängas”, förklarar källor från Skatteverket till denna tidning.

Denna förlängning kan ge tillverkare av faktureringsprogram fram till mitten av 2025 eller mer så att alla program de marknadsför är anpassade till ministerordern och att användare har till slutet av 2025 eller till och med början av 2026 för att uppdatera eller köpa certifierad programvara.

För tillfället och på bekostnad av denna ändring är tidsfristerna för anpassning till den ministeriella ordningen som förblir i kraft följande:

• nio månader senare av godkännandet av förordningen (som skulle vara nästa juli) så att alla tillverkare hade det nya certifikatet och uppfyllde kraven för att sälja faktureringsprogrammen

• Från och med juli 2025, Alla egenföretagare borde ha gjort sig av med gamla faktureringsprogram och ha certifierat faktureringsprogram för att slippa utsätta sig för straffavgifter på upp till 50 000 euro.

Egenföretagare måste kontrollera att faktureringsprogram de använder är certifierat

Skatteverket påminde om att både egenföretagaren och utvecklaren och marknadsföraren av mjukvaran har ansvar med de nya reglerna, men kraven är olika. ”Han som ska se till att programmet uppfyller alla krav märkt av lag är utvecklaren och han kommer att vara den som måste svara till statskassan om de inte uppfylls.”

När det gäller egenföretagare, förklarade samma källor från Skatteförvaltningen, om vi hänvisar till den allmänna skattelagen kan man se att det sägs att ”innehav av dator- eller elektroniska system eller program som inte överensstämmer med vad som är fastställt utgör ett skattebrott.” i denna lag, när de inte är vederbörligen certifierade måste vara så genom bestämmelser eller när de certifierade enheterna har ändrats eller modifierats.”

Därför, Vad egenföretagaren bör oroa sig för är att programmet de ”köper, vid tillfället, har den certifieringen, som inte är standard och att varje tillverkare bör oroa sig för att utveckla för att göra det tydligt att deras mjukvara uppfyller alla villkor i ny order”, tillade de från Skatteverket.

Sanktioner på upp till 50 000 euro för verksamheter som inte uppfyller kraven

Lagen om bedrägeribekämpning fastställde för första gången ”skyldigheten för producenter, marknadsförare och användare att de datorer eller elektroniska system och program som stöder redovisnings-, fakturerings- eller förvaltningsprocesserna för dem som bedriver ekonomisk verksamhet garanterar registers integritet, bevarande, tillgänglighet, läsbarhet, spårbarhet och oföränderlighet”.

21 § i samma artikel klargörs bland annat att ”ett fast bötesbelopp på 50 000 euro kommer att utdömas för varje räkenskapsår, vid överträdelse på grund av innehav av datorsystem eller program.” eller elektroniskt som inte är vederbörligen intygade”, baserat på den ministeriella ordning som just har publicerats.