Regeringen tvingar tusentals egenföretagare att digitalisera sina dokument

1. Egenföretagare transportarbetare måste digitalisera sina kontrolldokument före oktober
2. De nya dokumenten ska innehålla en QR-kod för besiktningar
3. Kostnader för transportörer att digitalisera sina dokument och överge papper
4. Dokumentation ska alltid vara tillgänglig
5. En förberedelse för framtida europeiska förpliktelser

Regeringen kommer att tvinga tusentals egenföretagare från transportsektorn till överge papper och digitalisera en stor del av dina processer. Transportministeriet har godkänt de tekniska egenskaper som de nya elektroniska styrdokumenten som ska användas av fordonen ska uppfylla. transportörer av gods och resenärer med start 5 oktober.

Åtgärden kommer att påverka tusentals egenföretagare och små företag inom sektorn, som tillhandahåller transporttjänster inom Spanien. Sedan det datumet, den traditionella Papperskontrolldokument ska ersättas av digitala filer med ett specifikt format, tillgängliga via QR-koder och beredd att rådfrågas av agenter vid vägkontroller.

Målet är enligt ministeriet att gå mot en mer effektiv, säker och transparent transportmodell, minska de administrativa förfarandena och förbereda sektorn för framtida europeiska krav på digitalt informationsutbyte.

Men för många transportörer åtgärden Det kommer också att innebära en ny teknisk anpassningbehovet av använda specifika datorapplikationer och det definitiva övergivandet av förfaranden som de hanteras fortfarande på papper i en stor del av de små företagen i sektorn.

Egenföretagare transportarbetare måste digitalisera sina kontrolldokument före oktober

Skyldigheten påverkar de så kallade administrativa kontrolldokumenten, dokumentation som redan är obligatorisk i många vägtransporttjänster och som tjänar till att ackreditera väsentliga aspekter av varje verksamhet.

Dessa dokument är vanliga både inom kollektivtrafik av gods och inom vissa persontrafik. omfatta information om avsändaren, transportören, utförd tjänst, varans ursprung och destination eller resans egenskaper.

Fram till nu har mycket av Denna dokumentation kan hanteras genom tryckta formulär eller fysiska dokument som följde med föraren under tjänsten. Från och med nästa oktober 5 måste dock dokumentationen genereras elektroniskt innan transport påbörjas.

De nya reglerna påverkar intern transport vars ursprung och destination ligger inom Spanieninklusive cabotageverksamhet som utförs av utländska företag inom det nationella territoriet. Tvärtom ligger internationella transporter utanför denna skyldighet.

Departementet har förklarat att de datortillämpningar som används av transportörer måste omvandla all nödvändig information i en elektronisk fil som heter Electronic Administrative Control Document (DeCA).

Detta dokument måste genereras så snart servicedata är känd och i alla fall innan transporten påbörjas.

De nya dokumenten ska innehålla en QR-kod för besiktningar

En av de viktigaste nyheterna kommer att vara obligatoriskt införande av QR-koder i varje digitalt dokument.

I resolutionen fastställs att DeCA måste genereras i PDF-format från strukturerad data. Det vill säga, det kommer inte att vara giltigt att skanna ett pappersdokument eller fotografera det för att konvertera det till en digital fil. Dokumentet måste härröra direkt från en datorapplikation som är förberedd för det.

Varje fil kommer också att ha en unik webbadress eller URL där den kommer att lagras under tjänsten. Denna adress kommer att kopplas till en QR-kod som måste finnas på själva dokumentet.

Tack vare detta system kommer agenter som ansvarar för transportövervakning och inspektion att kunna få direkt åtkomst till dokumentet under vägkontroller helt enkelt genom att skanna QR-koden.

I själva verket föreskriver bestämmelserna att vid en inspektion, föraren kan bara visa QR-kodenutan att behöva visa hela dokumentet, så länge det ger korrekt åtkomst till den information som krävs.

Vidare, om ändringar sker under tjänsten, kommer det att vara möjligt att uppdatera dokumentet eller generera ett nytt med en annan QR, och alltid lämna ett register över de ändringar som gjorts.

Ministeriet anser att detta system kommer att minska administrativa fel, underlätta kontroller och förbättra spårbarheten av transporttjänster.

Kostnader för transportörer att digitalisera sina dokument och överge papper

Även om administrationen presenterar åtgärden som en administrativ förenklingär verkligheten att många egenföretagare kommer att behöva anpassa en del av sina ledningssystem för att uppfylla de nya skyldigheterna.

Det första kravet kommer att vara att ha en datorverktyg som kan generera nya dokument elektroniska enheter i enlighet med de tekniska specifikationer som godkänts av Transport.

Större företag har vanligtvis redan fleet management, transport eller logistikprogram som skulle kunna införliva dessa funktioner genom uppdateringar. Dock, många frilansare och småföretag använder fortfarande enklare procedurer baserat på tryckta dokument, kalkylblad eller grundläggande administrationsprogram.

För dessa proffs Digitalisering kommer att innebära behov av att anställa nya IT-tjänster eller uppdatera de som redan används.

Dokumentation ska alltid vara tillgänglig

Dessutom Dokument måste lagras i tillgängliga arkiv under utförandet av tjänsten, vilket innebär att ha system som kan vara värd för dokumentationen och generera de URL:er som krävs för varje operation.

Även om ministeriet inte har kvantifierat den ekonomiska kostnaden för denna anpassning kommer effekten att vara mycket olika beroende på storleken på varje företag och den tidigare digitaliseringsnivån.

Frilansare som redan använder avancerade program kommer sannolikt att möta en relativt enkel övergång. I stället, de som fortsätter att hantera dokumentation manuellt kan tvingas investera i specifik programvara eller i externa tekniska tjänster.

Till detta kommer behovet av utbildning. Många förare och småföretagare kommer att behöva bekanta dig med nya digitala rutinerelektronisk dokumenthantering och användning av QR-koder vid vägkontroller.

En förberedelse för framtida europeiska förpliktelser

Digitaliseringen som träder i kraft i oktober blir inte den sista förändringen som transportörerna står inför.

Som förklarats av ministeriet kommer denna första fas att fungera som ett första steg till implementeringen av det framtida europeiska eFTI-systemet (Electronic Freight Transport Information).vilket kommer att tvinga medlemsstaternas myndigheter att acceptera helt digitaliserad transportinformation från och med juli 2027.

Den europeiska modellen kommer att gå ett steg längre, eftersom den inte längre kommer att förlita sig på PDF-dokument för att arbeta direkt med strukturerad data som utbyts elektroniskt mellan företag och förvaltningar.

Av denna anledning anser Transport att implementeringen av DeCA och QR-koder kommer att göra det möjligt för tusentals egenföretagare och företag att börja anpassa sig. successivt till en miljö där fysisk dokumentation blir allt mindre vanlig.