Organisationen inom ett projekt är avgörande för att det ska vara det uppfylla målen. Av denna anledning Det är viktigt att du förstår vad är ett schema och att du vet hur du använder det här verktyget som hjälper dig att hantera tid mer effektivt.
Dock inte alla företag eller egenföretagare De tar hänsyn till vikten av att skapa ett schema, vilket skapar kortsiktiga olägenheter. Vårt mål är att du ska kunna ämnet och ha till ditt förfogande guider lämpliga du behöver för tillfället att hantera och planera vilken uppgift som helst.
Projekt förändras hela tiden och det är mycket viktigt att scheman Förutse var och en av dessa rörelser och anpassa dig hela tiden till dem. Nedan förklarar vi det allmänna konceptet för scheman, vad de är till för och vilka typer du kan använda.
- Vad är ett schema?
- Vad är ett schema till för?
- Fördelar med att skapa ett schema för dina projekt
- Hur skapar man ett schema steg för steg?
- Typer av scheman
Vad är ett schema?
Ett schema är en visuell representation av den tid som kommer att användas till slutföra ett projekt eller olika aktiviteter. Denna struktur är organiserad som en kalender som låter dig hantera olika uppgifter under de förväntade tidsperioderna.
Dessutom bör ett schema visa relationer mellan olika aktiviteter. Detta hjälper till att identifiera potentiella flaskhalsar och optimera varje steg.
Refererar till temporalitet Schemat varierar och kan sträcka sig från en enstaka dag till en månad eller ett år.
Inom området entreprenörskap och företagande är scheman väsentliga att uppfylla målen. Om det inte finns någon planering eller tidigare struktur blir det mycket mer komplext att utföra de uppgifter som ska utföras. Speciellt när en leveranstid ska hållas.
Vad är ett schema till för?
Vi förstod redan vad är ett schema, men det är nödvändigt att veta vad det är till för. Detta gör att du kan klargöra i vilka fall dess utveckling och tillämpning kommer att vara bra. Vi rekommenderar att du tänker på följande tillämpningar av ett schema:
- Hjälp till att planera olika aktiviteter
- Låter dig organisera uppgifter och aktiviteter efter tider och datumliksom en annan typ av variabler, beroende på behovet av varje projekt. Dessutom underlättar det tilldelningen av ansvar och resurser till varje uppgift.
- Schemat hjälper till att identifiera beroendeförhållanden mellan olika uppgifter, det vill säga när en uppgift är beroende av att en annan slutförs.
- I ett schema kan du också ange periodiska utvärderingsperioder att övervaka projektets framsteg och göra justeringar vid behov.
- Eftersom schemat är en visuell figur av projektet kan du snabbare upptäcka någon problem i processerna eller avvikelser i aktivitetsschemat. Detta minskar risken för fel och fel.
- Att använda ett schema hjälper till att säkerställa att aktiviteter slutförs inom fastställda tidsfrister och inom den anvisade budgeten.
- Det är viktigt för god kommunikation mellan alla medlemmar i ett projekt
- Det gör det lättare för dig övergripande bild av ett projekt, från början till slut, inklusive alla uppgifter, milstolpar och leveranser. Detta hjälper till att hålla alla teammedlemmar fokuserade på projektmål och att uppnå resultat.
Fördelar med att skapa ett schema för dina projekt
Skapa ett schema för dina projekt erbjuder en rad betydande fördelar som kan göra skillnad i din framgång. Några fördelar är följande:
- Uppgiftsfokus: Ett schema ger tydlig vägledning om vilka aktiviteter som behöver göras och när. På detta sätt fokuserar varje person på sitt ansvarsområde, undviker spridning av ansträngningar och säkerställer att varje mål åtgärdas effektivt.
- Förbättra styrning och spårning: Arbetsledare och ledare uppskattar att det finns scheman. Detta gör att de kan granska varje aktivitet på ett generiskt och heltäckande sätt. De kommer att kunna kontrollera stadier, ansvariga parter och tid för varje uppgift.
- Hjälp till att göra ändringar: Genom att ge en strukturerad bild av aktiviteter och deras ömsesidiga beroenden gör schemat det lättare att upptäcka fel eller avvikelser och göra justeringar därefter. Detta hjälper till att hålla projektet på rätt spår och minimera de negativa effekterna av förändringar.
- Ökar medlemmarnas engagemang: Detta verktyg gör det möjligt för varje medlem i projektet att förbinda sig till de uppgifter som tilldelats dem, eftersom de ser allt som beror på deras aktiviteter och deadlines.
- Tillåter resursoptimering: Eftersom det är en slags förebyggande karta, hjälper det resurser att optimeras maximalt. Att gå in i ett projekt slumpmässigt och med improvisation är inte detsamma som att gå in i ett där varje steg har analyserats.
Hur skapar man ett schema steg för steg?
Att skapa ett schema är viktigt för att säkerställa effektiv planering och korrekt projektövervakning. Nedan guidar vi dig steg för steg så att du kan skapa det här verktyget:
Definiera omfattningen av uppgifter:.
- .Att förstå projektet i dess helhet är viktigt för att identifiera de nödvändiga uppgifterna. Skriv ner varje detalj och sätt upp tydliga mål.
- Definiera acceptanskriterier för varje aktivitet, vilket kommer att bidra till att säkerställa ett tillfredsställande slutförande.
Skapa en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS):
- Dela upp projektet i mindre, mer hanterbara uppgifter, skapa en WBS. Vid det här laget är ansvaret ännu inte tilldelat, men vad som måste göras är klart definierat.
Skapa uppgiftslistan:
- Den beskriver de specifika åtgärder som måste utföras inom varje steg som definieras i WBS. Dessa åtgärder kommer att leda till att projektmålen uppnås.
Identifiera beroendet av varje uppgift:
- Bestäm vilka uppgifter som måste slutföras innan andra kan börja. Detta kommer att avgöra i vilken ordning aktiviteterna ska utföras.
Beräkna tiden:
- Beräkna den ungefärliga tid det kommer att ta att slutföra varje uppgift och steg. Det är viktigt att överväga en rimlig marginal för oförutsedda händelser och eventuella förseningar.
Typer av scheman
Vi har redan förklarat hur du kan dra nytta av det här verktyget, samt stegen för att skapa det. Det finns dock ingen enskild typ av schema. Här förklarar vi tre typer av dem som du bör känna till:
Gantt-schema
Gantt-schema är en av schemamodellerna används mest på affärsnivå, och även i icke-professionella projekt.
Dess struktur är ganska enkel och du kanske har sett den vid mer än ett tillfälle. Det är organiserat i en tabell, i vilken definiera aktiviteterna i den vertikala kolumnen och leveranstiderna och deras kontroll är representerade i en horisontell linje.
Det låter dig visualisera arbetsuppgifternas framsteg över tid och hantera resurser effektivt.
PERT tidslinje
PERT är förkortningen på engelska för Programgranskning och utvärderingsteknik. Denna typ av schema bygger på att representera sammanlänkade aktiviteter. Varje uppgift representerar en nod i nätverket och har linjer som representerar anslutningar.
Denna stil är idealisk för blanda inte ihop uppgifter, att kunna ta hänsyn till de beroenden som skapas dem emellan. Det är idealiskt att se varje steg tydligare, såväl som dess början och slut.
Milstolpe tidslinje
För att avsluta har vi schemat eller milstolpsdiagrammet. Detta liknar den föregående, eftersom den presenterar annorlunda aktiviteter, kallade milstolpar, tillsammans med start- och slutskeden.
Det är användbart att markera nyckelord om projektet och hålla alla berörda parter informerade om dess framsteg. Ger en allmän vision Snabb översikt över projektets status och hjälper dig att fokusera på dina huvudmål.
Varje typ av schema har sina egna fördelar och kan väljas utifrån projektets specifika behov och teamets preferenser.
