E-post är en stöttepelare i kommunikationen på arbetsplatsen, så varför inte ta en uppfräschning av reglerna för korrespondens på arbetsplatsen?
Många av oss har skickat mejl sedan vi lärde oss hur man skriver och det är rimligt att anta att de flesta har en gedigen utbildning i lämpliga meddelanden på arbetsplatsen. Men bara för att e-post är en åtgärd de flesta gör varje dag betyder det inte att vi inte bör hålla koll på förändringar i hur människor kommunicerar.
Utöver ett brett utbud av socialt accepterade regler kommer enskilda företag att ha sina egna policyer kring e-postetikett och vad som är och inte är tillåtet.
Så, vad är några praktiska regler att följa när det gäller korrespondens på arbetsplatsen?
Läs rummet
När vi har konversationer personligen kan vi få rätt ton genom att lyssna på andra. Faktorer som samtalets karaktär, platsen, hur många personer som är närvarande och din relation till de inblandade, dikterar diskussionens volym, ton och tenor.
Trots att den sker praktiskt taget följer onlinekorrespondens samma uppsättning regler. Om du till exempel har en stark, professionell relation till kontakten kan du upptäcka att språket är mindre formellt och kanske vänligare. Du kan använda skiljetecken, emojis och andra enheter för att förmedla mer förtrogenhet.
Även om du alltid bör hålla tonen professionell, är det i sådana fall lämpligt att använda ett språk som matchar mottagarens vänliga ton. Det omvända är också sant – om den andra personen antar en stil som är väldigt formell, skulle det vara dålig etikett att vara alltför bekant.
Det är viktigt att komma ihåg att om du vill undvika förvirring eller ett missförstånd, håll det enkelt. Att lära sig att läsa rummet är en användbar kommunikationsförmåga och kommer att avsevärt förbättra hur du relaterar till och korresponderar med andra via e-post.
Glöm inte att…
Vissa aspekter av att skicka ett e-postmeddelande kommer aldrig att förändras, nämligen behovet av att skriva en hälsning, skriva av och lägga till en ämnesrad. Dessa är kärnaspekter och bör aldrig glömmas. En hälsning kan vara så enkel som ”God morgon X”, följt av ”Jag hoppas att du mår bra”.
Om du känner personen eller har pratat med dem tidigare kan du också anpassa din hälsning för att visa att du tar till dig vad andra säger. Du kan också anpassa din sign-off, med ett ”ser fram emot X”, men det är standard att bara tacka eller hälsa.
En av de viktigaste komponenterna i ett e-postmeddelande är ämnesraden. Det visar inte bara att ditt e-postmeddelande har ett syfte, utan frånvaron av en ämnesrad kan ge mottagaren intrycket att det antingen inte är viktigt eller att det är spam, vilket leder till att de ignorerar det. Datorprogram kan till och med automatiskt märka e-postmeddelandet som skräppost.
Ämnesraden är ett absolut måste och bör vara kort och specifik, så att mottagaren korrekt kan bedöma dess betydelse. Om du inte känner personen du försöker kontakta kan ämnesraden vara den avgörande faktorn för om de ens öppnar ditt meddelande eller inte.
Höj inte röda flaggor
Onlinevärlden har sina faror tyvärr och som ett resultat blir vi alla mycket mer medvetna om cybersäkerhetshot och de nödvändiga försiktighetsåtgärder vi måste vidta. Av denna anledning, om ett e-postmeddelande på något sätt ser misstänkt ut, är det högst osannolikt att det kommer att kopplas till eller ens öppnas av mottagaren.
Med detta i åtanke bör du försöka undvika några uppenbara röda flaggor, som att sätta en brådskande tagg i ämnesraden, dålig stavning eller grammatik, använda en ovanlig e-postadress, en strikt uppmaning eller inkludera slumpmässiga länkar.
Personalisering, konsekvent meddelanden och en förklaring angående länkar är alla sätt att visa att du är trovärdig, pålitlig och inte ett hot. När det gäller bilagor, se till att du beskriver vad de innehåller, att de är korrekt formaterade och att de har en rimlig storlek.
Håll det relevant
Ingenting är mer irriterande än att vara på en aktiv e-posttråd som har lite med dig att göra. När du kontaktar någon annan, se till att alla som är cc’d eller bcc’d faktiskt hör hemma i tråden. Detta är inte bara grundläggande goda seder, utan det undviker också oavsiktligt delning av information med människor som det inte berör.
Du bör också vara medveten om människors arbetstider, att mejla känns annorlunda än att ringa eller smsa någon, men de kanske ändå inte uppskattar att bli kontaktade utanför arbetstid. När du skickar ett meddelande, ge personen tillräckligt med tid att följa upp med dig, innan du skickar ett meddelande som uppmanar till ett mer lägligt svar.
E-postkommunikation är en bas i arbetslivet, så varför inte se till att varje mejl skickar rätt budskap?
