Frilansare kan spendera mer än de borde när de anpassar sig till Verifactu: dessa är misstag att undvika

Egenföretagare förbereder sig under 2026 för faktureringsprogrammets ikraftträdande (RRSIF) eller Verifactu, som kommer att ske från och med nästa år. Först, för bolagsskattebetalare, från och med den 1 januari 2027. Och sedan, för skattebetalare för personlig inkomstskatt (IRPF), från och med den 1 juli 2027.

För denna förändring, som förväntas genomföras med eventuell implementering av den elektroniska fakturan (som har sina egna regler), har egenföretagare tagit beslut om din fakturering och genomförandet av programvara att arbeta med.

Vissa av dessa beslut kan öka kostnaderna för din aktivitet, som förklarats för detta medium av Luis Miguel Larriba, advokat och specialist på elektronisk fakturering på LRB Tax and Legal firman. Som han förklarade, ”nästan all extra kostnad som vi kommer att se kommer från tre beteenden: att köpa i förväg, köpa två gånger och köpa det som inte behövs.” Med tanke på detta rekommenderar experten en plan i fem etapper.

1. Fem-fas plan för skatterådgivare att flytta till Verifactu

Fem-fas plan för skatterådgivare att flytta till Verifactu

Fas 1. Systeminventering

Expertens första rekommendation till noll kostnad och som kan innebära besparingar senare är Lista allt som utfärdar fakturor eller biljetter i verksamheten. ”Övningen verkar trivial och är det nästan aldrig: det vanliga är att upptäcka tre eller fyra system där man trodde att det fanns ett.” Som exempel nämner han att ta hänsyn till:

• Faktureringsprogrammet eller ERP.
• Boxens POS och varje POS om det finns flera försäljningsställen.
• Webbutiken eller reservationsgatewayen, som ofta utfärdar ett eget dokument.
• Mobil- eller surfplattan som används av säljare eller leveranspersonal.
• Kalkylbladet som fakturor görs med som programmet inte vet hur man ska göra.

Ta dessutom hänsyn till programmet med vilket konsultföretaget utfärdar fakturor för kundens räkning: som Larriba klargjorde, Om affärsmannen inte använder sitt eget system utan delegerar den materiella emissionen, Den som måste följa är rådgivaren, och affärsmannen är inte kvar för det befriad från ansvar. ”Var och en av dessa system kommer att behöva sin egen ansvarsfulla förklaring. Det är den verkliga omfattningen av arbetet, och det är därför denna fas inte är en formalitet.”

Fas 2. Fråga skriftligt om utbildningarna är certifierade

En annan aspekt som åklagaren lyfter fram är Fråga företag som gör eller säljer faktureringsprogram vald av egenföretagare för försäkran om ansvarig överensstämmelse, som intygar att dessa program uppfyller nödvändiga krav och garantier.

Även om det inte är en skyldighet för skattebetalaren, är det en skyldighet för programtillverkaren. Normalt är det ”utanför det vanliga samtalet mellan rådgivare och klient, som kretsar kring deadlines och vad som behöver installeras,” noterade Larriba. Och ändå, som han bedömde, ”det är mittpunkten”, eftersom det är det enda dokumentet som bevisar att ett program uppfyller kraven. Detta beror på att användaren är ansvarig för att inte ha ett certifierat program.

Deklarationen om ansvarig överensstämmelse är ett dokument som regleras i artikel 13 i kungligt dekret 1007/2023 och utvecklat i Order HAC/1177/2024, med vilket tillverkaren av datorfaktureringssystemet på eget ansvar intygar att detta program och den specifika versionen uppfyller kraven i den allmänna skattelagen (artikel 29) och reglerna.

Dessutom, som Larriba klargjorde, ”Det finns inget godkännande från AEAT. Det finns ingen officiell lista över godkända program, det finns inget sigill, det finns inget offentligt register, det finns inget behörighetsnummer. Det enda som finns är tillverkarens självdeklaration. Annonsen för ”programvara godkänd av finansministeriet” eller ”godkänd POS” använder ett kommersiellt anspråk som inte motsvarar någon juridisk person.”

I denna mening experten rekommenderar be om versionsansvarsdeklarationen som ska installeras, med motsvarande datum. samt förtydliga Vilken kostnad kommer det att medföra från första stund?uppdatering eller anpassning av programmet. ”Om en leverantör i augusti 2026 inte vet hur han ska svara när dess anpassade version kommer att finnas tillgänglig, eller om förändringen har en kostnad, borde det vara en nyckelfaktor för att besluta.”

Fas 3. Välj modalitet innan du skriver under något

Förordningen erbjuder två vägar: Verifactu-modaliteten, som får samma namn som förordningen och som skickar posterna direkt till Skatteverket (AEAT), och posterna med faktureringsprogram som inte skickar posterna. Här, som Larriva varnade, ”priset och kraven är inte desamma”, vilket är ytterligare ett beslut som egenföretagaren måste ta hänsyn till.

I båda fallen Fakturorna kommer att ha en QR-kod, men endast de som utfärdas under den första modaliteten kommer också att inkludera Verifactu-versionen.

Fas 4. Välj tidpunkten för förändring väl

I det här fallet rekommenderade åklagaren, om det är ett företag, migrera sammanfallande med slutet av räkenskapsåret, den 1 januari 2027, och inte i mitten av året: fakturanumreringen och registerkedjan börjar rent och övningen är inte uppdelad mellan två system.

Om du är egen företagare, med en deadline till 1 juli 2027, skulle det vara värt det även värde 1 januari av samma anledning. ”Om du väljer att skynda dig, gör det den 1 juli Med kvartalet stängt, aldrig mitt i terminen.”

Dessutom, Han avrådde från att migrera under högsäsong i alla fall. ”I en säsongsbetonad verksamhet, som turism, till exempel, garanterar problemet att ändra faktureringssystemet i juli.”

Fas 5. Testa med verklig volym före datumet

Slutligen föreslog Larriba utföra en månad av tester med verkliga operationer, inte med provfakturor. ”Vad du måste kontrollera i sektorer som gästfrihet och handel Det är överföringshastigheten vid topptider, beteendet vid stopp i anslutningen, återbetalningarna och korrigeringsfakturorna samt att lokalpersonalen vet vad de ska göra när något går fel.” På ett professionellt kontor räcker det med att se över numreringen och rättelserna.

Dessutom, för att inte spendera mer, rekommenderas med hänsyn till följande riktlinjer:

• Om det finns ett aktuellt underhållskontrakt ingår oftast anpassningen. Förordningen avser uttryckligen att system som omfattas av fleråriga underhållskontrakt anpassas inom de allmänna tidsfristerna. Innan du accepterade en offert för en ”Verifactu-modul” övervägde du att skriftligen be om att bekräfta om anpassningen omfattas av det redan betalda kontraktet eller inte.
• Förnya inte fleråriga licenser eller köp nya POS utan skriftlig garanti. ”En terminal som köpts idag utan en ansvarig deklaration eller utan ett undertecknat åtagande om version och datum kan vara skrot 2027. Det är den mest sannolika värdelösa utgiften under de kommande månaderna.”

• Kom ihåg det Det finns inget sådant specifikt godkännande från AEAT.
• Minska antalet system. Varje ytterligare system är ett mer ansvarsfullt uttalande, ytterligare en version att underhålla och ytterligare en punkt där det kan misslyckas. Många företag kan gå från tre system till ett, och det finns reella och permanenta besparingar där.
• Betygsätt den kostnadsfria tillämpningen av AEAT, att veta vad den erbjuder. ”Det har varit tillgängligt sedan oktober 2025, det är gratis, det har ingen gräns för antalet fakturor och det fungerar med Cl@ve eller elektroniskt certifikat,” sa han. Trots det är det också värt att ta hänsyn till dess begränsningar, som Larriba detaljerade:
  • Det tillåter inte utfärdande av förenklade fakturor, det vill säga biljetter. Detta kan göra det inte användbart för företag inom sektorer som gästfrihet och detaljhandel, bedömde han.
  • Det stöder inte vissa speciella momsregler eller fakturor med flera mottagare.
  • Det exporterar inte data till ett annat system, så det tvingar dig att arbeta i applikationen.
  • Det fungerar mycket bra för proffsen som utfärdar några nominella fakturor per månad; Det är inte användbart för de som har ett affärssystem och inte heller för de som lever av biljetten.