Alla juridiska personer, det vill säga företag, är skyldiga att kommunicera med Arbets- och säkerhetsinspektionen Social (ITSS) på elektronisk väg, när den skickar dem meddelanden eller begär ett dokument. För att se dessa aviseringar, företagare måste ha tillgång till en brevlådakallad Unique Enabled Electronic Address (DEHU) där dessa kommunikationer kan konsulteras.
Det är dock ett system som inte alltid fyller sin funktion, antingen för att verksamheten glömmer att konsultera det eller för att Besiktningsmeddelanden kommer inte in via andra vanligare kanaler i det dagliga livet för egenföretagare, som e-post eller till och med ett pappersbrev.
Av denna anledning har ministeriet för arbete och social ekonomi startat en kampanj för att företag tillhandahåller en kontaktmail där de kan få ett meddelande när inspektionen gör en anmälan. Till exempel begäran om dokumentation, utförande av sanktioner eller någon annan typ av resolution.
Denna kampanj har inträffat vid en tidpunkt där Inspektionen använder allt mer mejl som en kanal för att begära vissa dokument från företag, inom ramen för ett besök, vilket källor från Union of Labour and Social Security Inspectors (SITSS) erkände till denna tidning för några veckor sedan.
Labour ber företag att förse inspektionen med en kontaktmail
Från ITSS förklarade de att ”en kampanj genomförs som syftar till att informera företag och juridiska personer om bekvämligheten med att tillhandahålla en e-postadress, i syfte att ta emot meddelanden om elektroniska meddelanden.”
På samma sätt klargjorde inspektionen olika aspekter av denna kampanj:
- Den kontaktinsamlingsprocess som ITSS har lanserat har en frivillig karaktär. ITSS fastställer ingen laglig deadline för insamling av kontaktmail.
- Om företaget redan har tillhandahållit en kontaktmail till ITSS, behöver du inte göra något ytterligare pappersarbete.
- Det är troligt att du utöver den elektroniska aviseringen via den unika aktiverade elektroniska adressen (DEHU) även får en pappersavisering. ”Om du redan har angett e-postadressen för kontakt, ignorera pappersaviseringen.”
För att underlätta e-postadressen där du kan ta emot meddelanden från Yrkesinspektionen har ministeriet under ledning av Yolanda Díaz gjort den tillgänglig för egenföretagare och företag – även för fysiska personer, även om de inte är skyldiga att kommunicera på elektronisk väg med ITSS – en tjänst på sin webbplats, som kan nås från denna länk.
Inom detta måste de identifiera sig genom Autofirma-programmet eller genom Cl@ve-systemet och tillhandahålla e-postmeddelandet där de vill ta emot kommunikation från inspektionen.
Alla företag är skyldiga att kommunicera med Besiktningen på elektronisk väg
Som anges i lagstiftningen, alla juridiska personer -det vill säga de företag och företag som är registrerade i handelsregistret, oavsett deras storlek eller omsättning- är skyldiga att interagera med arbets- och socialinspektionen på elektronisk väg.
Därför har ITSS ”anmäler sina administrativa handlingar elektroniskt genom den enda aktiverade elektroniska adressen”, förklarade de från själva inspektionen. Dessutom, autonoma förvaltningar kan behandla och lösa deras inspektionsåtgärder eller förfaranden som initierats av ITSS. Dessutom, även om de inte är skyldiga att göra det, Egenföretagare kan också använda denna kanal elektroniska meddelanden för att kommunicera med inspektionen.
Denna skyldighet ligger i linje med regeringens påståenden under de senaste åren, som har varit en källa till kontroverser och till och med slutat med att avgöras i domstol. Till exempel när det gäller absolut nödvändigt att lämna in skattedeklarationer till statskassansåsom personlig inkomstskatt eller bolagsskatt, endast på elektronisk väg.
Yrkesinspektionen begär underlag från företag via e-post
Inför en inspektion måste företagen visa upp en rad dokument, varav en del ska bevaras på plats på kontoret eller arbetscentret, till exempel tidsrekordet för de senaste fyra åren. Dock, ITSS ber allt oftare företag att skicka annan information till dem via e-post.
Det är till exempel några fall där handlingarna ”inte behöver finnas på arbetsplatsen, eftersom I många verksamheter är det deras byråer och konsulter som har kontraktenlönekvitton och andra typer av dokumentation”, förklarade Ana Ercoreca, ordförande för Union of Labor and Social Security Inspectors (SITSS), för denna tidning.
Av den anledningen rekommenderade de att företag, även om de inte är skyldiga att göra det, förvarar så mycket dokumentation som möjligt i digitala format, till exempel en PDF som de snabbt kan skicka med e-post till inspektörerna. ”Vad som verkligen är viktigt är att, när inspektionen begär det, följer företaget och skickar det, antingen via e-post eller personligen. Allt mer sker på elektronisk vägoch sedan lade inspektörerna till det i filen”, förklarade Ana Ercoreca.