En nyligen genomförd dom från Högsta domstolen tvingar egenföretagare till Ge dina anställda ett företags e-postkonto. Detta är avsett att skydda arbetstagarnas integritet och säkerställa att de inte tvingas använda sina personliga konton i arbetssyfte. Underlåtenhet att följa denna nya skyldighet kan resultera i ”påföljder för ett mycket allvarligt brott”varnade Luis San José, arbetsjurist.
Denna nya dom, daterad den 27 november, handlar om en kollektiv konflikt mellan företaget Global Sales Solutions Line SLU och flera fackliga organisationer (CGT, CCOO, UGT, CSIF). Tvisten uppstår eftersom företaget krävde sina distansarbetande anställda att använda sin personliga e-post för vissa arbetsrutiner, såsom att begära ledighet, motivera sjukskrivning, etc. och vägrade att ge dem ett företags-e-postkonto.
Arbetsjuristen Luis San José påpekade i uttalanden till denna tidning att högsta domstolens dom är i linje med andra tidigare domstolsbeslutbåde från Superior Courts of Justice och National Court, som redan hade fastställt gränser för anställdas användning av personliga verktyg i arbetssyfte, som t.ex. mobiltelefon eller Whatsapp. ”Det finns en tydlig trend mot större integritetsskydd av folket”, sa han.
Högsta domstolen är den högsta rättsliga myndigheten i Spanien. Deras avgöranden etablerar jurisprudens, det vill säga de tjänar som vägledning för tolkningen av lagar i liknande fall. Därför har detta sista beslut en betydande inverkan på arbetslagstiftningen och följaktligen på det sätt på vilket egenföretagare bör styra sina företag och sina anställda, sa experterna.
Det är ”emot lagen” för företag att tvinga fram personlig e-post
2020 implementerade Global Sales Solutions Line distansarbete för 80 % av arbetsstyrkan och, i sina distansarbetskontrakt, krävde till anställda som tillhandahållit sina personlig e-post. Endast strukturarbetare och fackliga sektioner hade företagsmail.
Av denna anledning bad fackföreningarna företaget att ge en företagsadress till alla distansarbetare och för att underlätta kommunikationen mellan facklig representation och arbetskraften, men företaget han vägrade.
Sedan väcktes stämningar om kollektiva tvister som nådde Riksdomstolen, som gav facken till förmån. Bolaget överklagade domen tidigare Högsta domstolen och den dömde till förmån för konfederationernasom fastställer följande:
Detta högsta domstolsutslag bygger på tolkningen av artikel 11 i lagen om distansarbetesom fastställer företagets skyldighet att tillhandahålla erforderliga medel för distansarbetets utveckling. Underlåtenhet att tillhandahålla företags-e-post till distansarbetande anställda kan få allvarliga konsekvenser för företag, inklusive utmaningar mot distansarbete, rättsliga förfaranden för kränkning av grundläggande rättigheter och till och med betydande ekonomiska påföljder.
Sanktioner på upp till 225 018 euro
Att inte tilldela ett e-postkonto till varje anställd och tvinga arbetare att använda sin egen e-post kan leda till kränkning av rätten till privatliv.
Arbetsjurister varnar för att ”kränkningen av rätten till privatliv är konfigurerad som en mycket allvarlig överträdelse på arbetsplatsen, enligt lagen om överträdelser och påföljder i den sociala ordningen (JÄMNA), och affärsmannen kan straffas med böter som kan nå 225 018 euro”. Även om dessa är de maximala sanktionerna, och det inte är vanligt att de når upp till dessa belopp, är de övre gränserna så höga eftersom ”vi står inför en kränkning av en grundläggande rättighet”.
Om företaget tvingar arbetare att använda sitt personliga mejlkonto, sitt eget telefonnummer och/eller sitt eget WhatsApp-konto kan man säga att deras rätt till integritet kränks, konstaterade San José. ”Närhelst företaget påtvingar det och det inte finns något samtycke, kan arbetstagaren lämna in ett klagomål till Yrkesinspektionen och begära att deras rätt till integritet kränks och att motsvarande sanktioner utdöms, vilket kan komma att nå ovannämnda belopp.
Tips från experter för att undvika att kränka anställdas integritet
Även om den tidigare nämnda resolutionen hänvisar till ett specifikt fall, fastställer den ett viktigt kriterium som påverkar alla egenföretagare och småföretag med anställda. Från och med nu är tillhandahållandet av ett företags e-postkonto ett skyldighet för företagsom inte kommer att kunna kräva att deras anställda använder personlig e-post.
Denna åtgärd underlättar också hanteringen av arbetsinformation och minskar risken för att konfidentiell affärsdata hanteras på personliga e-postkonton, samtidigt som regelefterlevnaden säkerställs. För att undvika olagligheter rekommenderas:
-
Ange företagets e-post: Genom att tillhandahålla ett företags e-postmeddelande till varje medlem av personalen undviks juridiska problem, kommunikationen underlättas och skyddet av arbetarnas integritet säkerställs, vilket undviker till exempel oavsiktlig tillgång till personlig information som finns i e-postmeddelanden eller inmatning av virus i personlig e-post.
-
Få samtycke: Det är viktigt att komma ihåg att egenföretagaren inte kan tvinga arbetaren att använda sin personliga e-post, telefonnummer eller gå in i en företags WhatsApp-grupp, om det inte finns en överenskommelse. ”Om det finns ett samtycke från arbetarens sida är det inga problem”, förtydligade San José.
-
Eliminera klausuler som kräver användning av personlig e-post: Det är viktigt att ”alla klausuler som tvingar arbetaren att använda sin personliga e-post elimineras från kontrakten”, betonade experten.
-
Följ protokollet för användning av elektroniska medier: Enligt San José, ”något som många egenföretagare och företagare inte vet är att, enligt den organiska lagen om dataskydd, måste alla företag ha ett protokoll för användning av elektroniska medier.” Det är viktigt att ”sätta in några klausuler i dina anställningsavtal och påpeka att alla delar som ges till den anställde är för affärsbruk och inte för privat bruk. ”Att inte kunna utföra en rad handlingar som att ladda ner personlig e-post till företagets materiella element, som datorer.”
