- Pappersbördan: varför är den traditionella metoden inte längre användbar?
- Praktiska fördelar för egenföretagare och små och medelstora företag
- Verklig integration och datasynkronisering
- Fördelarna överväger eventuell motvilja
Att spara biljetterna i ett kuvert och föra över dem till ett Excel-ark var tredje månad är en uppgift som många egenföretagare utför än idag. Men tack vare digitaliseringen Denna process kan automatiseras och sparas Således har de ansvariga för småföretag tid att ägna sig åt sitt eget arbete.
Detta är precis vad kostnadshanteringsplattformar modern, som innehåller funktioner som omedelbar registrering av utgifter, utfärdande av företagskort som registrerar operationer i realtid och direkt synkronisering med programvara revisor.
I denna mening erbjuder Wallester flera verktyg utformade för att automatisera de mest tidskrävande stegen. Bland annat:
- Automatisk detektor uppgifter om biljetterna.
- Kvittomatchning med korttransaktioner.
- Tillämpning av regler och betalningspolicyer omedelbart.
- Instrumentpanel realtidsrapporter.
Pappersbördan: varför är den traditionella metoden inte längre användbar?
Allt ovanstående undviker de vanligaste redovisningsproblemen för hand: papperskvitton försvinner, anländer skadade eller bläcket har försvunnit. För att inte tala om att det är vanligt att göra misstag när man anger dem manuellt i datorn; Därför blir det försenat att presentera räkenskaperna eller så måste de korrigeras.
Och med Wallester kan du ersätta den fotokopierade biljetten med ett foto på din mobiltelefon med automatisk läsning av datan (genom OCR-igenkänning), vilket är associerat med motsvarande rörelse på kortet som betalningen gjordes med. allt på några sekunder.
Detta minskar både hanteringstid och incidenter i redovisningen och gör att processen slutar vara en separat uppgift och integreras i den dagliga verksamheten och blir en kontinuerlig och välordnad registrering.
Praktiska fördelar för egenföretagare och små och medelstora företag
För en frilansare innebär detta praktiska och direkta fördelar. Till exempel, en tekniker som utför installationer i olika kommuner. Med det traditionella systemet sparar proffsen kvittonen och börjar balansera utgifterna i slutet av månaden (förlorar några timmar som inte faktureras).
Med en digital lösning räcker det att fotografera biljetten på plats; Appen extraherar både mängd, datum och leverantöroch kopplar det automatiskt till betalningen med det virtuella kortet som har genererats för det jobbet.
Om kostnaden överstiger en definierad gräns kan ett meddelande skickas för att verifiera det och verksamheten är under översyn; men, spelas in och skickas till programvara revisor. Resultatet: snabbare återbetalningar, färre fel och tillgängliga data för att besluta omedelbart.
Dessutom planerar Wallester att snart lansera en specifik produkt för frilansare, som kommer att läggas till de nuvarande funktionerna och den framtida överföringstjänsten. Även om det inte finns något fastställt datum än så kommer det att vara ett verktyg anpassat efter behoven hos de yrkesverksamma som jobbar på egen hand.
Verklig integration och datasynkronisering
Och denna integration med redovisningsprogram är en kritisk punkt. Sann automatisering är inte begränsad till att fånga biljetter, utan snarare att säkerställa att data når kontoregistret.
För att uppnå detta erbjuder lösningar som Wallester kopplingar och API:er som låter dig exportera eller Synkronisera utgifter med bokföringsprogram vanligast, att undvika att behöva ange data manuellt.
Å andra sidan, för ett litet företag innebär detta möjligheten att avskaffa en del av den vanliga externa redovisningstjänsten eller åtminstone minska dess kostnad genom att kräva mindre arbetsbelastning från rådgivarens sida.
Övergången från den manuella metoden till ett automatiskt system är dock inte undantagen från att följa ett minimum av disciplin. Till exempel, Det är tillrådligt att definiera tydliga kategorier av utgifter, samt utbildning i användningen av appen och upprättande av realistiska godkännandepolicyer.
Fördelarna överväger eventuell motvilja
Och även om vissa föredrar att föra räkenskaper på papper, övervinns motviljan vanligtvis av fördelarna med Wallester-verktyg, som t.ex. meddelanden tryck på mobilensom kommer ihåg att bifoga kvittot, och regler som gör nyttan tydligare (till exempel omedelbar återbetalning).
Till denna lista över fördelar läggs en nyligen införlivad funktionalitet: möjligheten att växla, gratis, mellan 10 valutor inom kontot. Utan ytterligare provisioner och att tillämpa VISA-växelkurser. En relevant fördel för småföretag som gör internationella betalningar, eftersom det gör det möjligt för dem att spara på konverteringar och undvika kostnader för valutaoperationer.
Dessutom gör besparingen i timmar och minskningen av fel dessa investeringar i det långa loppet till en konkurrensfördel, särskilt för dem som klarar allt och som dessutom ska hantera sin verksamhet.
I ekonomiska termer, med detta lägre antal timmar som ägnas åt administrativt arbete, automatisering också gör det lättare att upptäcka skyhöga utgifteromfördela budgetar efter projekt eller identifiera mindre effektiva leverantörer.
Och för en frilansare med begränsade resurser är det en kontinuerlig insyn i konton lika värdefulla som alla direkta besparingar av kostnader.
