Förhandla med leverantörer är fortfarande ett av de pågående ämnena många egenföretagare och små och medelstora företag i Spanien. Det handlar inte bara om att betala mindre, utan också om att undvika improviserade avtal som i slutändan gör att de produkter eller tjänster som de kontrakterar blir dyrare. För när en förhandling inleds utan förberedelse, dolda kostnader dyker upp senare, urholkar marginalerna och skapar ekonomiska påfrestningar svårt att rätta till.
Det spanska förbundet för små och medelstora företag, Cepyme, varnade för det Denna brist på standarder vid förhandlingar är en av de spanska små och medelstora företagens stora bördor.
Många förhandlar av brådska, utan tillräcklig data och utan en definierad strategi. Och när en förhandling professionaliseras blir resultaten omedelbara och rungande: kostnaderna reduceras med mellan 5 % och 12 % enligt de uppgifter som Cepyme själva erbjuder.
Att förhandla utan en strategi fortsätter att vara ett av huvudproblemen för egenföretagare och små och medelstora företag
En av huvuddiagnoserna som Cepyme hanterar är att En stor del av små och medelstora företag fortsätter att betala mer än nödvändigt på grund av bristande förberedelser. Faktum är att enligt Upphandling Mognadsstudie Utarbetad 2025 av KPMG, inser 62 % av små och medelstora företag att de tar på sig extra kostnader eftersom de inte har en strukturerad förhandlingsstrategi.
Denna svaghet har en direkt inverkan på vinstmarginalerna. Enligt en undersökning gjord av McKinsey, Professionell förhandling förbättrar rörelsemarginalerna med 3% till 9% direkt. Det är inga stora prisförändringar utan snarare ständiga anpassningar som ackumulerat kan göra skillnaden mellan en stabil verksamhet och en sårbar.
För dessutom är det intressant att veta det Priset är vanligtvis inte källan till problemet och missnöjet hos små och medelstora företag och egenföretagare. Enligt en undersökning som PxC ringde Kontraktsriskindex, 71 % av problemen med leverantörer beror på dåligt definierade avtal och inte på det pris som man kommit överens om. Vi pratar till exempel om tvetydiga klausuler, automatiska granskningar eller oklara påföljder som skapar friktion som också leder till merkostnader.
Cepyme försäkrar det å sin sida Många små och medelstora företag fokuserar hela förhandlingen på det slutliga beloppet och försummar resten av villkoren. Denna delvision förklarar varför så många avtal blir ogynnsamma på medellång eller lång sikt.
Den verkliga kostnaden går utöver priset och står i kontraktet
En av nycklarna till att minska kostnaderna är att förstå det Slutproduktens pris och kostnad är inte synonyma begrepp. Närmare bestämt kallas en studie Kontraktseffektivitetsrapport utarbetad av Deloitte, uppskattar att 38 % av extrakostnaden hos leverantörer kommer från dåligt förhandlade avtalsvillkor, inte från baspriset.
De betalningsvillkor, Till exempel är de vanligtvis en av huvudorsakerna till kostnadsöverskridanden, liksom köpminimum, straffavgifter eller exklusivitet, som har en direkt inverkan på ett företags treasury och dess operativa risk.
Därför är det avgörande att förbereda varje förhandling. Studierna av Strategisk upphandling av BCG visar det Företag som förbereder sina förhandlingar i förväg minskar kostnaderna mellan 5 % och 12 %, en siffra som sammanfaller med uppskattningarna från Cepyme. Skillnaden ligger därför i att gå till förhandlingsbordet med tydliga data som volym, påverkan på marginalen och alternativa scenarier.
Och ett annat nyckelelement är att det finns alternativ. Förhandlingsstyrkan beror inte så mycket på företagets storlek utan på dess förmåga att välja. I själva verket, enligt en analys av Harvard Business Review, Bara existensen av ett alternativ sänker priserna med mellan 6 % och 15 % i den första förhandlingsrundan. Det är inte nödvändigt att byta leverantör, men det är viktigt att visa att det går.
Dessutom, när förhandling är värdeorienterad och inte bara prisorienterad, förbättras resultaten. En rapport utarbetad av konsultföretaget Accenture ringde Supplier Trust Index indikerar det Leverantörer är villiga att förbättra villkoren med upp till 18 % när de upplever långsiktig stabilitet. Och detta uppnås genom långvariga kontrakt, stabila prognoser och progressiv volym, alla hävstänger som genererar verkliga eftergifter utan att försämra den kommersiella relationen.
Även ögonblicket och sättet att förhandla påverkar resultatet
Alla förhandlingar utgår inte från samma punkt. Återigen betonar Cepyme vikten av det ögonblick då avtalen ses över. Och enligt en Bain&Company-studie om förhandlingseffekt, Att förhandla i tider av strukturomvandling ökar eftergifterna med 22 %. Till exempel genom kontraktsförnyelser, marknadsförändringar eller volymexpansioner, vilket är viktiga möjligheter att förbättra villkoren.
Hur koncessioner utbyts spelar också roll. Han Studie av förhandlingsbeteende från IE Business School påpekar det Förhandlingar baserade på balanserade eftergifter genererar 31 % mer tillfredsställelse efter avtalet. Att ge upp utan kompensation minskar alltså inte bara vinstmarginalerna, utan försämrar också det långsiktiga förhållandet.
Men många affärsmän anser att en förhandling är avslutad när priset är överenskommet, men uppgifterna motbevisar denna uppfattning. Återigen avslöjar den rapport som PwC utarbetat i detta avseende 57 % av konflikterna med leverantörer uppstår på grund av kontraktsluckor. Det vill säga att allt som inte skrivs ner blir ett skäl till tvist.
Och även om det finns en känsla av att små och medelstora företag, eller egenföretagare, inte har något förhandlingsutrymme med stora leverantörer, så är det något som måste beaktas. Och enligt en annan Cepyme-rapport, 64 % av de stora leverantörerna i vårt land värdesätter stabiliteten hos små och medelstora företag mer än den konstanta rotationen av stora kunder.
