- Att informera anställda i förväg om kostnadspolicyn är viktigt för egenföretagare
- Vad bör en policy för rese- och uppehälle innehålla för företagsanställda?
- Vilka relevanta frågor bör en personalkostnadspolicy innehålla?
Ha en kostnadspolicy definierad inom företagen Det är en viktigare fråga än den kan tyckas a priori. Framför allt för egenföretagare med anställda dedikerade till sektorer där de De är vana vid att resa till andra platser och för detta måste de få milersättning eller traktamente.
I denna mening visade en nyligen genomförd studie utförd av Emburse Captio hur cirka 79 % av företagen där dessa omständigheter inträffar har en utgiftspolicy. Dock, 72 % av dessa lämnar regelefterlevnaden i händerna på sina anställda.
Med tanke på denna situation har företaget utvecklat en guide för egenföretagare och små och medelstora företag som vill skapa en attraktiv utgiftspolicy för sina anställda, men det är också effektivt och förbättrar organisationen av företagskonton. Allt, utan att vara för restriktiv med anställda.
Detta är en fråga som särskilt oroar egenföretagare och småföretag, 59 % av dem var oroliga över möjligheten till interna bedrägerier av sina anställda. Till exempel när du överför gamla utgifter, fakturerar utgifter på helgen eller redigerar informationen på kvittot för att öka deras belopp.
Att informera anställda i förväg om kostnadspolicyn är viktigt för egenföretagare
Först och främst förklarade Emburse Captio att den första punkten att ta hänsyn till innan man utvecklar en policy för rese- och uppehälle för anställda är informera dem i tid om dess existens och de regler som ska följas. ”Ingen gillar att bli informerad utan förvarning, så se till att all personal är medveten om policyn innan de tar på sig avgiften och skickar in sina rapporter. Det är viktigt att se till att alla anställda får och bekräftar policyn så snart som möjligt.”, konstaterade de.
Å andra sidan bedömde samma källor att det är viktigt undvika oklarheter i planen som kan skapa konflikter mellan anställda och egenföretagare. I denna mening ansåg de att kostnadspolicyn borde gälla alla anställda lika, oavsett deras position inom verksamheten.
Dessutom, innan man börjar skriva eller förhandla om kostnadspolicyn med anställda, måste egenföretagare vara benägna att automatisera eller förenkla så många procedurer som möjligt. ”Ju mindre arbete som ges till teamet, desto mer fokuserade kommer de anställda att vara på sina mål”, bedömde de.
Vad bör en policy för rese- och uppehälle innehålla för företagsanställda?
Från Emburse Captio påminde de om att ”varje företag, beroende på sektor, typ av verksamhet och affärskultur, kräver en kostnadspolicy anpassad till dess dagliga liv. Av denna anledning är det Det är viktigt att först veta hur verksamheten är och sedan implementera en korrekt utgiftspolicy”, sa de.
Härifrån har processen för att skapa en rese- och uppehållskostnadspolicy för anställda och företag flera faser, som experterna förklarade enligt följande:
Analysera data och verksamhetens egenskaper
Först av allt, varje företag du måste analysera din egen data för att korrekt definiera vilka områden eller aspekter du bör inkludera i din rese- eller uppehållsutgiftspolicy, beroende på dina egna särdrag. För att göra detta rekommenderade Emburse Captio att göra några tidigare överväganden:
- Vad är vårt mål med den nya utgiftspolicyn?
- Och omfattningen?
- ¿Hur mycket investeras för närvarande i resekostnader?
- ¿Vem sköter utgifterna?
- Hur spenderas utgifterna idag?
- Vem ansvarar för att se över utgifterna?
- Hur lång tid tar de?
- Finns det tjänstebilar?
- Finns det företagskort?
- Tillåter vi att gäster eller andra bjuds in?
- Vilka typer av utgifter tillåter vi inte?
Det genomsnittliga priset per kilometer uppgår till 26 cent
En av huvudaspekterna, gemensam i praktiskt taget alla utgiftspolicyer för anställda, är metoden och beloppen som verksamheten måste betala till anställda när de reser för företagets räkning, både när det gäller körsträcka och kostnader.
Emburse Captio-källor förklarade i det här avsnittet vad som menas med körsträcka ”alla kostnader för flygtjänster, taxikostnader eller biljetter till kollektivtrafiken samt förbruknings- och underhållskostnader för ett fordoninklusive bränsle, slitage eller försäkring.”
I det här sammanhanget, Det genomsnittliga priset som spanska företag betalade per kilometer till sina anställda 2022 uppgick till 0,26 euro. Även om detta belopp, beroende på fallet, kan vara mer eller mindre högt.
Som denna tidning redan publicerat, samma summa är gränsen befriad från att betala skatt på dessa belopp i personlig inkomstskattefter fjolårets ökning efter 18 månaders frysning av statskassan.
Hur mycket ska egenföretagare betala sina anställda i bidrag?
För sin del betalas de vanligtvis som dagpengar alla underhållskostnader för den anställde medan han är borta på jobbet. Till exempel maten de konsumerar, men även kostnaderna för boende när resan varar i flera dagar.
Angående beloppen räknade Emburse Captio ut medelbeloppet mellan åtta och 25 euro om dagen när den anställde måste tillbringa dagen utomhus, och mellan 33 och 90 om han måste övernatta på destinationenberoende på priset på boendet.
Vilka relevanta frågor bör en personalkostnadspolicy innehålla?
När beloppen som företaget ska betala sina anställda när de reser eller får traktamente har definierats är det nödvändigt att specificera vissa frågor för att undvika problem i framtiden. Bland dem, sättet att betala biljetterna, samt betalning av vissa särskilda utgifter som kan uppstå under vissa omständigheter. Emburse Captio lyfte fram några problem:
- Stöddokumenten: definiera om du vill begära bevis eller i vilka fall du ska göra det.
- Försenade utgifter: Bestäm om du vill ersätta utgifter som deklarerats för sent.
- Kostnader på helger och helgdagar: vid denna tidpunkt är det nödvändigt att definiera ”om du vill tillåta att utgifter görs på helgen.”
- Begränsa betalningsmetoder: från Emburse Captio uppgav de att företag bör fråga sig själva om de vill ”begränsa betalningsmetoden för varje anställd enligt utgiftskategorin, samt begränsa de högsta tillåtna utgifterna för varje kategori.”
