- Är Excel och Word utanför tillämpningsområdet för Verifactu för finansministeriet?
- Kan Excel eller Word betraktas som ”programvara med dubbla användningsområden”?
En ny fråga från Skattedirektoratet (specifikt DGT V2045-25) klargör vad som kommer att hända med egenföretagare som De utfärdar sina fakturor med hjälp av program eller applikationer för allmän användning, som Excel och Word, i linje med de kriterier som finansministeriet redan bekräftade för detta medium förra året.
Dessa verktyg, som fortfarande används av många egenföretagare, De kan utgöra hinder eller komplikationer när de används för att fakturera elektroniskt. när faktureringsprogrammets bestämmelser eller Verifactu (RRSIF) träder i kraft.
Främst kommer de nya faktureringsprogram som används av egenföretagare att behöva följa fasta krav på integritet, bevarande, tillgänglighet, läsbarhet, spårbarhet och oföränderlighet av de utfärdade dokumenten, för att undvika manipulationer eller förändringar. Vilket skulle kunna lägga större bördor för visa överensstämmelse med föreskrifter trots dess användning.
På samma sätt, även om skyldigheten att följa faktureringsprogrammets regler försenades i slutet av förra året till 2027 (för både egenföretagare och företag), egenföretagare De måste förbereda sitt slutgiltiga genomförande med början nästa år.
I denna mening förväntas det enligt Skatteverkets uppskattningar att skyldigheten att följa RRSIF eller Verifactu påverkar 2,5 miljoner egenföretagare och 2,1 miljoner företag i vårt land, som måste uppfylla alla krav nästa år för att kunna fortsätta fakturera.
Kommer frilansare att kunna fortsätta använda Excel och Word när Verifactu kommer?
I samrådet har en egenföretagare advokat och skatte- och arbetsrådgivare, utfärdar dina fakturor med hjälp av program som Word och Excel. Dessa stöd används som ”bara mallar” för upprättande och arkivering av fakturor.
Ta sedan uppgifterna från varje faktura och Du lägger in dem manuellt i ett bokföringsprogram från vilket du sköter bokföringen och de obligatoriska journalböckerna för egenföretagares verksamhet. På grund av detta, skicka följande frågor till DGT:
- För det första, om detta faktureringsförfarande faller utanför tillämpningsområdet för förordningen godkänd genom kungligt dekret 1007/2023 (RSIF);
- För det andra, huruvida användningen av Word eller Excel under dessa förhållanden kan betraktas som ett ”program med dubbla användningsområden” enligt art. 29.2.j) i lag 58/2003 (LGT), med åtföljande risk för intrång enligt art. 201 bis av samma norm.
Som DGT förklarar i detta avseende reglerar regleringen av faktureringsprogram eller Verifactu (kungligt dekret 1007/2023) de krav som faktureringsprogram och system måste uppfylla, vilket påverkar egenföretagare som bedriver ekonomisk verksamhet och betalar personlig inkomstskatt, vilket påverkar konsulten.
Denna standard specificerar inte de specifika sätt som måste användas för själva faktureringen, utan snarare de tekniska och operativa krav som de måste uppfylla för att kunna användas som giltiga eller lagliga faktureringssystem.
I den meningen klargör Tributos att det administrativa kriteriet skiljer på manuell fakturering – som händer med handskrivna fakturor – vilket skulle ligga utanför förordningens tillämpningsområde, och användning av datorverktyg som möjliggör inmatning, bevarande och bearbetning av fakturadata.
Verifactu kan påverka Word och Excel i vissa fall
Som ett resultat av denna differentiering, ”det kan inte automatiskt anges att användningen av kalkylblad eller ordbehandlare är undantagen från förordningen”eftersom dessa digitala verktyg, baserat på dessa beskrivningar, kan ha funktioner som omvandlar dem, enligt standarden, till datoriserade faktureringssystem.
Det vill säga, det är möjligt att dessa applikationer används under de parametrar som anges och krävs i regelverket, och det är inte möjligt att diskriminera användningen på grund av bristande efterlevnad. Dock, Det slutliga svaret beror på om Excel och Word:
- De tillåter strukturerade bearbetnings- och bevarandefunktioner för faktureringsposter, enligt bestämmelsernas krav.
- De används i daglig praktik i verksamheter som De inte följer bestämmelserna och garanterar inte, under dessa villkor, integriteten hos faktureringsposter.
Som DGT påpekar är användningen av Word eller Excel för att utfärda fakturor ”inte automatiskt utesluten” från tillämpningen av RD, men detta kriterium ”kommer att bero på huruvida nämnda verktyg fungerar väsentligt som datoriserade faktureringssystem i enlighet med förordningens definition och om de följer de fastställda tekniska kraven.
Kan Excel eller Word betraktas som ”programvara med dubbla användningsområden”?
Dessutom påminner byrån om att ”det slutliga övervägandet” av verktyg som Excel eller Word som program med dubbla användningsområden och införandet av sanktioner kommer att motsvara administrationen. Den kommer att analysera efter eget gottfinnande om bristande efterlevnad eller brott uppstår vid användningen av dessa applikationer.
Dessa antaganden ”de kan bara uppskattas efter en specifik analys av den behöriga skatteförvaltningen, och en generell och abstrakt slutsats kan inte fastställas i detta avseende.”
Det är värt att komma ihåg att artikel 201a i den allmänna skattelagen klassificerar tillverkning, marknadsföring eller innehav av program som tillåter B- eller parallellredovisning som ett allvarligt brott; utelämna eller ändra operationer eller som inte överensstämmer med de specifika tekniska kraven som garanterar integriteten hos faktureringsposterna.
I detta avseende uppger Tributos att sanktionerna i samband med dessa beteenden är ”särskilt allvarliga, vilket visar den relevans som lagstiftaren tillskriver kampen mot den så kalladeprogramvara dubbel användning. Även om i alla fall, Det ankommer inte på verket att i varje särskilt fall avgöra om det föreligger ett skattebrott. Detta är de skatteverkställande organens ansvar.
Av denna anledning tillägger han att ”i allmänna termer är standardverktyg som Word eller Excel inte specifikt utformade för att dölja eller manipulera redovisnings- eller faktureringsinformation, även om Dess användning måste analyseras baserat på de specifika omständigheterna och effektiv överensstämmelse med lagkrav.”
