De finns kvar mindre än tio månader så att egenföretagare måste vara beredda på nytt faktureringssystem. Från och med den 1 juli 2027 måste yrkesverksamma använda datoriserade faktureringssystem som uppfyller kraven som fastställts av Verifactu AEAT-förordningen.
Förändringen fokuserar inte så mycket på fakturornas utseende som på vad som händer bakom varje emission. Programmet måste generera en faktureringsprotokoll med vissa villkor av integritet, bevarande, spårbarhet och oföränderlighet. När det gäller system som fungerar under Veri*Factu-modaliteten kommer dessa register även att skickas till Skatteverket.
En analys utarbetad av Holded pekar ut fem modifieringar som särskilt kommer att påverka det sätt på vilket egenföretagare hanterar sina fakturor: från omöjligheten att direkt ändra en redan utfärdad faktura till skyldigheten att använda ett anpassat system.
De fem ändringar som Verifactu kommer att införa i faktureringen av egenföretagare
En av de viktigaste förändringarna blir att egenföretagaren inte längre kommer att kunna handlägga en faktura utfärdad som ett dokument som kan redigeras senare. Den post som genereras av systemet måste bevara informationen och upprätthålla dess spårbarhet.
Som Holded förklarar kommer detta att göra en ändring av en faktura kan inte lösas genom att bara ändra beloppetklienten eller andra uppgifter om originaldokumentet. I tillämpliga fall måste en korrigeringsfaktura användas som registrerar den tidigare åtgärden.
Han andra förändringen kommer att påverka numrering och kedja av poster. Systemet måste upprätthålla en sekvens som gör att ändringar eller modifieringar kan upptäckas. Om en faktura makuleras ska även operationen dokumenteras i systemet.
Han tredje förändringen kommer att vara synlig för kunderna. De fakturor som genereras av systemen måste infoga en QR-kod med den information som föreskrifterna ger. Detta element gör att du kan utföra motsvarande kontroller av dokumentet.
Han fjärde direkt påverkar förhållandet mellan fakturering programmet och Treasurynda. I Veri*Factu-system skickas faktureringsuppgifter direkt till Skatteverket. Detta innebär inte att man skapar en ny skatt och inte heller ändrar det i sig de kvartalsmodeller som presenteras av egenföretagare, utan snarare ändrar det ögonblicket då vissa uppgifter når administrationen.
Slutligen, ändrar rollen för verktyg som används för att generera fakturor. Ett kalkylblad som Excel kan inte användas som faktureringssystem om det inte uppfyller de krav som ställs för dessa datorsystem. Därför måste egenföretagare som fortfarande förbereder sina fakturor med hjälp av mallar se över hur de genererar dem innan skyldigheten träder i kraft.
Verifactu är inte samma sak som den elektroniska fakturan
Holded uppmärksammar också en vanlig förvirring. Verifactu och elektronisk faktura De är inte samma skyldighet. Den första påverkar datorsystemet används för att generera och registrera fakturor, medan Elektronisk faktura svarar på en annan förordning.
Därför betyder ankomsten av Verifactu inte att alla fakturor nödvändigtvis måste skickas till kunden som en elektronisk faktura. Egenföretagaren kommer att kunna fortsätta leverera fakturan i de tillåtna formaten, så länge som deras system uppfyller de krav som krävs.
Finansdepartementet kommer att kunna ta emot faktureringsuppgifterna och programmen måste anpassas
Den egenföretagare måste också granska vad som händer om faktureringen görs av din byrå. Ansvaret för att skatteplikten efterlevs fortsätter att motsvara den skattskyldige, även om det materiella arbetet med att utfärda fakturor har delegerats.
Holded rekommenderar kontrollera vilket program konsultföretaget använderom det är anpassat och vem som ska ansvara för att utfärda fakturorna. Detta blir särskilt relevant när egenföretagaren och dennes chef arbetar med olika verktyg: systemet som genererar fakturorna kommer att vara det som ska uppfylla gällande krav.
Datumen för anpassningen är också olika beroende på vilken typ av skattskyldig. Företagsskattepliktiga företag måste anpassa sina system från 1 januari 2027, medan för egenföretagare är datumet 1 juli 2027.
Kalendern sköts upp av Kunglig lagförordning 15/20252 december. Därför är all information som placerar skyldigheten för egenföretagare år 2026 inaktuell.
Vad en frilansare redan borde kolla i sitt program
Holdeds rekommendation är att inte vänta på veckorna före ikraftträdandet. Det första steget är att fråga programleverantören om systemet kommer att anpassas och från vilket datum funktionaliteten kommer att finnas tillgänglig.
Det är också värt att kontrollera om anpassning ingår i den avtalade planen eller om det kräver en modalitetsändring, förutom att begära den ansvariga försäkran från tillverkaren om systemets överensstämmelse.
Slutligen bör egenföretagaren kontrollera om de kan exportera din information och bevara din historik korrekt av kunder, produkter och fakturor. Det är inget specifikt krav för Verifactu, men det kan vara avgörande om du bestämmer dig för att byta program före juli 2027.
