Så här kommer du igång med ”allt-appen”

Notion, som har sina EMEA-kontor i Dublin, har en trogen följare bland produktivitetsnördar. Här är en guide för att bekanta dig.

Det kanske inte är lika känt i Irland som vissa andra produktivitetsappar, men Notion är definitivt värt att testa – speciellt om du vill ha ett alternativ till Evernote och till och med Trello.

Notion, som har sina EMEA-kontor i Dublin, är en digital arbetsyta med funktioner som anteckningar, skapande av dokument, uppgiftsspårning och hantering samt kalendrar.

Mängden saker som Notion gör kan få det att verka lite skrämmande för den tillfälliga användaren, vilket är exakt varför vi har bestämt oss för att ta steget och prova det. Förhoppningsvis kommer den här guiden att dela upp några av appens kärnfunktioner och hjälpa dig att bestämma om det är något för dig eller inte.

Hur man börjar om du inte har en aning

Du måste skapa ett konto för att använda Notion, och när du har gjort det kan du använda det på mobilen eller stationär dator.

Sedan måste du ställa in din digitala arbetsyta, som du kan komma igång med genom att bläddra i några av dess mallar. Det finns mycket att välja på beroende på vad du behöver; för att se mallar på skrivbordet, skriv '/' (eller '+' om du använder mobilen).

Kärnfunktioner

Som nämnts kan du skriva och redigera anteckningar och dokument i Notion. Du kan göra det med hjälp av appens anpassningsbara byggstenar, som är mer än bara de vanliga punkterna och feta rubriker. Den låter dig välja bland mer än 50 olika innehållstypsmallar, så att du kan lägga till bilder och video, matematiska ekvationer, innehållstabeller, hopfällbara växlingsmenyer och kodavsnitt – vad du än behöver skapa för ditt dokument eller anteckning.

Du kan också samarbeta i dokument med kollegor, vilket är bra för team. Liksom många andra produktivitetsplattformar känner Notion sin publik så det har skräddarsydda scenarier för användningsfall beroende på vad din bransch är.

Notions Wiki-funktion är där den verkligen lyser för team och arbetare. Wiki fungerar som en databas som innehåller alla dina filer så att all din information finns på ett ställe. Det betyder att du inte behöver gå på jakt efter dokument, eller om du gör det fungerar sökfunktionen tillräckligt bra för att hjälpa dig att enkelt hitta all information du behöver. Du kan också favorita olika sidor.

Om du har samma innehåll i dokument på ett par olika platser inom Notion synkroniseras det automatiskt så att du bara behöver uppdatera något en gång och det tillämpas över hela linjen.

Projektspårning

En annan funktion som kommer att vara användbar för team är projektledning och spårning. Naturligtvis kan ensamanvändare också dra nytta av det.

Ungefär som andra liknande verktyg kan du automatisera ditt arbetsflöde och även se vad dina kollegors uppgifter är. Du kan prioritera och tilldela uppgifter och spåra dem med hjälp av taggar och förfallodatum.

Om du spårar dina projekt med Notion kan du lika gärna använda dess kalenderapp också. Denna är separat från den vanliga Notion-appen men helt integrerad. Medan vi är på ämnet integrationer fungerar andra arbetsplatsverktyg som Figma, GitHub, Asana, Trello, Google Drive och Slack alla med Notion. Eller, om du vill byta ditt arbete från en av dess rivaler, har den guider om hur du går vidare med det.

Bra att veta

Även om Notion är bra för små, avlägsna team som behöver samarbeta, kan det ibland vara lite svagt för säkerheten. Var försiktig när du laddar upp känslig information och du borde klara dig. Den är GDPR-kompatibel och SOC 2 Type 2-kompatibel. Den här bloggen ger några användbara råd om hur du håller din information säker när du använder Notion.

Notion har en stor fanbas – den har sin egen subreddit r/Notion – och den låter dess community bidra med malldesigner. Notion kan också publicera sidor på webben genom att använda knappen Dela till webben, vilket kan göra det till ett bra alternativ om du bygger en mycket grundläggande webbplats.

Prissättning

Gratis, plus, företag och företag är Notions fyra prisplaner. Du kan få mycket med den kostnadsfria planen, inklusive 10 gästanvändare, 5MB filuppladdningar, grundläggande sidanalys, grundläggande automatiseringar, integrationer och alla kärnfunktioner. Du kommer inte att få några av de mer avancerade funktionerna eller AI-funktionerna.

Om du vill ha förstklassig säkerhet är företagsplanen förmodligen det bästa alternativet. Plusplanen som kommer in på 7,50 € per person och månad är den mest populära och riktar sig till små grupper av medarbetare. Affärsplanen är €14 per användare och månad.

Ta reda på hur nya tekniska trender förändras i morgon med vår nya podcast, Future Human: The Series. Lyssna nu Spotifypå Äpple eller var du än får dina poddar.